4 errores en la organización que afectan actualmente a los trabajadores

Las viejas ideas sobre la administración del tiempo son erróneas para el nuevo mundo del “trabajo sin muros,” donde el trabajo se realiza en pisos abiertos en lugar de en oficinas privadas. Checa estos cuatro errores que se comenten frecuentemente.

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En el nuevo mundo del “trabajo sin muros,” el trabajo se realiza en pisos abiertos en lugar de en oficinas privadas, y en ubicaciones remotas, además de los cuarteles generales. Sin embargo, en mi trabajo con clientes, suelo descubrir viejas ideas acerca la administración del tiempo, que no toman en cuenta esa nueva realidad. He aquí cuatro errores que surgen una y otra vez:

Atar a los trabajadores a su correo electrónico: ¿es común en su compañía que el correo electrónico sea usado para comunicaciones urgentes? ¿Usted espera una respuesta inmediata a los correos electrónicos? ¿Incluso si no espera una respuesta inmediata, sus empleados piensan que sí?

Si respondió sí a cualquiera de estas, usted quizá ha creado de forma no intencional una cultura donde los empleados están forzados a revisar constantemente su correo electrónico. Esto los pone todo el día en modo reactivo, evitando que prioricen su trabajo.

En lugar de ello, designe otro canal de comunicación, como el teléfono o los mensajes de texto, para situaciones urgentes. Asegúrese de que su equipo sabe que los correos que les envían o requieren una respuesta inmediata, y de que ellos pueden cerrar su correo electrónico o trabajar fuera de línea cuando necesiten enfocarse.

Implementar de manera impropia su plan de oficina abierta: los defensores de los planos de oficina abierta dicen que éstos mejoran la colaboración y la innovación, pero los detractores reportan que causan un mayor estrés y menor concentración, motivación y funcionamiento cognitivo. La investigación muestra que el mayor beneficio proviene de la oportunidad de que los empleados colaboren, socialicen, y liberen tensión. Por el contrario, la mayoría de los estudios citan el ruido, la distracción y la pérdida de privacidad como algunos de los factores más dañinos. Por ende, asegúrese de que su plan atienda estos temas, o haga cambios para corregirlos.

No considerar el impacto de la nutrición: el nivel de energía de sus empleados es un factor crítico para el éxito. Suelo ver dos situaciones que involucran el alimento de la inteligencia, en donde mis clientes están perdiendo una oportunidad de mejorar la productividad: las reuniones con servicio de comida y la cocineta de la oficina.

Las montañas rusas de energía distraen y afectan el desempeño. Las reuniones suelen incluir comidas altas en carbohidratos, que ocasionan que la glucosa en la sangre se eleve y después se desplome. Cambiar los bagels por sandwich de huevo y postres de yogurt puede ayudar a prevenir estos cambios. Las botanas saludables en el salón de descanso también pagan dividendos a la hora de respaldar la administración de energía de su equipo. De hecho, las fuentes saludables de energía sostenida pueden mejorar la productividad hasta en un 20%.

No preparar para el éxito a los trabajadores a distancia: incluso si usted tiene una política de trabajo a distancia, podría estar omitiendo problemas potenciales. Algunos gerentes creen que las tareas y labores personales distraerán a los empleados al trabajar desde casa, y de que podrían volverse perezosos sin supervisión. Asegúrese de que esto se basa en evidencia y no en prejuicios personales. Las medidas para el éxito deben ser claras y acordadas de antemano, y los gerentes podrían necesitar entrenamiento respecto a cómo dirigir trabajadores a distancia. Para mejorar las probabilidades de éxito, planee cuidadosamente con los empleados y con sus supervisores antes de que comience el trabajo a distancia.

“Los defensores de los planos de oficina abierta dicen que éstos mejoran la colaboración y la innovación, los detractores reportan que causan un mayor estrés y menor concentración”.

“Las montañas rusas de energía distraen y afectan el desempeño. Las reuniones suelen incluir comidas altas en carbohidratos, que ocasionan que la glucosa en la sangre se eleve y después se desplome”.

“Para mejorar las probabilidades de éxito, planee cuidadosamente con los empleados y con sus supervisores antes de que comience el trabajo a distancia”.

En el nuevo mundo del “trabajo sin muros,” el trabajo se realiza en pisos abiertos en lugar de en oficinas privadas, y en ubicaciones remotas, además de los cuarteles generales. Sin embargo, existen viejas ideas acerca la administración del tiempo, que no toman en cuenta esa nueva realidad. He aquí cuatro errores que surgen una y otra vez:

Atar a los trabajadores a su correo electrónico: designe otro canal de comunicación, como el teléfono o los mensajes de texto, para situaciones urgentes. Asegúrese de que su equipo sabe que los correos que les envían o requieren una respuesta inmediata, y de que ellos pueden cerrar su correo electrónico o trabajar fuera de línea cuando necesiten enfocarse.

Implementar de manera impropia su plan de oficina abierta: La investigación muestra que el mayor beneficio proviene de la oportunidad de que los empleados colaboren, socialicen, y liberen tensión. Por el contrario, la mayoría de los estudios citan el ruido, la distracción y la pérdida de privacidad como algunos de los factores más dañinos. Por ende, asegúrese de que su plan atienda estos temas, o haga cambios para corregirlos.

No considerar el impacto de la nutrición: el nivel de energía de sus empleados es un factor crítico para el éxito. Suelo ver dos situaciones que involucran el alimento de la inteligencia, en donde mis clientes están perdiendo una oportunidad de mejorar la productividad: las reuniones con servicio de comida y la cocineta de la oficina.

No preparar para el éxito a los trabajadores a distancia: Algunos gerentes creen que las tareas y labores personales distraerán a los empleados al trabajar desde casa, y de que podrían volverse perezosos sin supervisión. Asegúrese de que esto se basa en evidencia y no en prejuicios personales.

© 2017Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

4 Organizational Mistakes That Plague Today’s Workers

In the new world of “work without walls,” work happens in open floor plans instead of private offices, and at remote locations in addition to headquarters. Yet in my work with clients, I often discover old ideas about time management that don’t take this new reality into account. Here are four mistakes that come up again and again:

— TETHERING EMPLOYEES TO THEIR EMAIL: Is it common at your company for email to be used for time-sensitive communications? Do you expect an immediate response to emails? Even if you don’t expect an immediate response, do your employees think that you do?

If you answered yes to any of these, you may have unintentionally created a culture where employees are forced to constantly check their email. This puts them in reactive mode all day, preventing them from prioritizing their work.

Instead, designate another communication channel, such as phone or text message, for urgent situations. Ensure that your team knows that your emails do not require an immediate response, and that they can close their email or work offline when they need to focus.

— IMPROPERLY IMPLEMENTING YOUR OPEN-OFFICE PLAN: Proponents of open floor plans say that they improve collaboration and innovation, but opponents report that they cause higher stress and lower concentration, motivation and cognitive functioning. Research shows that the most benefit comes from the opportunity for employees to collaborate, socialize and blow off steam. Conversely, most studies cite noise, distraction and loss of privacy as some of the most harmful factors. So ensure that your plans address these issues, or make changes to fix them.

— NOT CONSIDERING THE IMPACT OF NUTRITION: Your employees’ energy level is a critical factor in their success. I often see two situations that involve the fuel for brainpower where my clients are missing an opportunity to improve productivity: catered meetings and the office kitchen.

Energy roller coasters are distracting and hinder performance. Meetings often include foods high in carbohydrates that cause blood glucose to spike and then crash. Swapping bagels for egg sandwiches and yogurt parfaits can help to prevent these swings. Healthy snacks in the break room can also pay dividends in supporting your team’s energy management. In fact, healthy sources of sustained energy can improve productivity up to 20%.

— NOT SETTING UP TELECOMMUTERS FOR SUCCESS: Even if you have a telecommuting policy, you may be overlooking potential trouble spots. Some managers believe personal tasks and issues will distract employees if they work from home, and that they’ll slack off without supervision. Ensure that this is based on evidence rather than personal bias. Success metrics must be clear and agreed upon in advance, and managers may need training on how to lead remote workers. To improve the odds of success, plan carefully with employees and their supervisors before telecommuting begins.

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