Cómo dar retroalimentación sobre la apariencia de un empleado

El cómo nos mostramos y entregamos nuestro trabajo es tan importante como el contenido. Puede ser doloroso ver que una persona que hace un buen trabajo no tiene éxito debido a su apariencia. Sin embargo, navegar esta clase de conversación es complicado. En este artículo le presentamos 10 consejos para tratar este delicado tema.

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Ya sea que nos guste o no, la apariencia de los empleados influye en su éxito laboral. Cuando se ven descuidados o visten ropas reveladoras, podría ser más difícil ganar el respeto de sus colegas o consumidores. Sin embargo, ¿cómo tratar este sensible tema?

“El cómo nos mostramos y entregamos nuestro trabajo es tan importante como el contenido,” dice Amy Jen Su, cofundadora de Paravis Partners, una firma de entrenamiento e instrucción de ejecutivos, y autora de “Own the Room.” “Puede ser doloroso ver que una persona que hace un buen trabajo no tiene éxito debido a su apariencia.” Sin embargo, navegar esta clase de conversación es complicado, dice Joseph Grenny, coautor de “Crucial Conversations” y cofundador de VitalSmarts, una compañía de entrenamiento corporativo. “Es incómodo y raro,” señala, “y al final del día, mucho de ello es subjetivo.” He aquí los 10 consejos para tratar este delicado tema:

  • Cuestione sus suposiciones: Reflexione sobre cuál es el problema real. Si la ropa está afectando la habilidad de su empleado para ser tomado en serio, eso es una cosa. Si a usted simplemente no le gusta la ropa, es otra. “No convierta sus preferencias personales en requisitos para el negocio,” advierte Grenny. Sea cuidadoso acerca de cualquier prejuicio que pueda tener. Su sugiere buscar evidencia de que la apariencia de la persona está afectando su éxito: ¿viola el código de vestimenta de la compañía? ¿Alguna vez ha distraído a otros empleados? ¿Ha recibido retroalimentación negativa de parte de los clientes o de la alta gerencia?
  • Supere su incomodidad: Si el tema necesita atenderse, no asuma que la conversación será incómoda. “Oriéntela alrededor de la persona y de su responsabilidad como gerente para ayudarla a tener éxito,” dice Su. Aunque debería estar preparado para una contestación, una reacción defensiva o sentimientos heridos, es posible que nada de esto suceda. “Me ha sorprendido cuántas personas quieren esta clase de retroalimentación y la aceptan,” dice Su. El empleado podría simplemente desconocer las normas del equipo, organización o industria respecto a la apariencia.
  • Prepárese: Piense cómo encuadrará la discusión. “Enfóquese en su intención y comunique que quiere que ellos sean tan exitosos como sea posible.” Construya un buen argumento basado en razones empresariales. “No lo haga acerca de lo correcto e incorrecto, el bien el mal, lo decente y lo indecente,” dice Grenny. En lugar de ello, hable acerca de cómo la apariencia puede ayudarlos a mejorar relaciones internas y externas. Además debería consultar primero a recursos humanos, para evitar potenciales problemas legales. “Usted quiere asegurarse de que todas esas preocupaciones de RH están fuera de la mesa y de que no dirá algo que pueda considerarse discriminatorio,” dice Su.
  • Sea directo: Durante la conversación “no minimice o disfrace su mensaje por preocupación de que se sientan molestos,” dice Grenny. Su sugiere algo como, “quiero darte retroalimentación sobre tu presencia en general, y asegurarme de que tu apariencia está alineada con el trabajo profesional de alta calidad que realizas.” La meta es “mejorar su visibilidad, influencia y presencia.” Usted incluso podría compartir evidencia de que la apariencia importa, como estadísticas respecto a la forma en que el aspecto influye en el éxito laboral.
  • Reconozca lo que le corresponde: “Si no ha comunicado lo que espera, entonces no tiene derecho a hacer responsable alguien. Usted también se encaminaría a problemas legales,” dice Grenny. Usted podría decir algo como: “me doy cuenta de que, como gerente, he tenido algunas expectativas que no he compartido. Eso es mi culpa.”
  • Brinde consejos concretos: No sólo diga “tu camisa no es apropiada.” Eso se siente más como un ataque. Se sugiere referirse a la apariencia de los empleados como su “portada de libro” para mantener la discusión menos personal. Bríndeles consejos específicos al replantear las normas a las que espera que ellos se adhieran.
  • Escuche: Podría ser que la apariencia de una persona sea señal de otros problemas, particularmente si ha cambiado con el tiempo. Permita que los empleados compartan lo que ellos podrían estar pasando. “Si alguien está particularmente descuidado, revise cómo le está yendo,” dice Su. Hágala una conversación de ida y vuelta. Sea compasivo.
  • Permita autenticidad: A menos que su compañía requiera uniforme, deje en claro que usted quiere que las personas se vistan de una forma que se sienta confortable y auténtica para ellos, aunque manteniéndose dentro de las normas de la organización. “Usted no les está pidiendo que se adapten un 100% y renuncien a lo que son. Les está pidiendo que estén conscientes del código de vestimenta y decidan por sí mismos cuál es la expresión más auténtica de este,” dice Su.
  • No lo haga un gran problema: Al final de la discusión, refrende su intención. Usted podría decir, “esto es acerca de tu vestimenta profesional, no acerca de tu valor para la organización o de mi deseo de trabajar contigo.” Grenny añade, “ponga esto en la pequeña caja a la que pertenece, y déjelo ahí.” Eso no significa que no debería discutirlo de nuevo. De hecho, es una buena idea dar seguimiento y ver si la persona tiene alguna pregunta. Además, cuando note cambios, brinde cumplidos.
  • Clarifique las reglas: Si tiene muchas de estas sesiones de retroalimentación relacionadas con la apariencia, considere incorporar una discusión respecto a la apariencia y el vestido en su proceso de orientación para los empleados. Incluso cinco minutos de describir la forma en que las personas se visten típicamente en su compañía puede prevenir futuros problemas y hacer que los recién llegados se sientan más cómodos.

“Sea cuidadoso acerca de cualquier prejuicio que pueda tener. Su sugiere buscar evidencia de que la apariencia de la persona está afectando su éxito”.

“Aunque debería estar preparado para una contestación, una reacción defensiva o sentimientos heridos, es posible que nada de esto suceda”.

“De hecho, es una buena idea dar seguimiento y ver si la persona tiene alguna pregunta. Además, cuando note cambios, brinde cumplidos”.

El cómo nos mostramos y entregamos nuestro trabajo es tan importante como el contenido. Puede ser doloroso ver que una persona que hace un buen trabajo no tiene éxito debido a su apariencia. Sin embargo, navegar esta clase de conversación es complicado. He aquí los 10 consejos para tratar este delicado tema:

  • Cuestione sus suposiciones
  • Supere su incomodidad
  • Prepárese
  • Sea directo
  • Reconozca lo que le corresponde
  • Brinde consejos concretos
  • Escuche
  • Permita autenticidad
  • No lo haga un gran problema
  • Clarifique las reglas

© 2017 Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

How to Give Feedback About an Employee’s Appearance

Whether we like it or not, employees’ appearance affects their success at work. When they look unkempt or wear revealing clothing, it may be harder to gain their colleagues’ or customers’ respect. But how do you broach this sensitive topic?

“How we show up and deliver our work is as important as the content,” says Amy Jen Su, co-founder of Paravis Partners, an executive training and coaching firm, and author of “Own the Room.” “It can be heartbreaking to see a person who does good work not succeed because of how they appear.” But navigating this kind of conversation is tricky, says Joseph Grenny, co-author of “Crucial Conversations” and co-founder of VitalSmarts, a corporate training company. “It’s uncomfortable and awkward,” he says, “and at the end of the day, a lot of it is subjective.” Here are 10 tips for addressing this delicate subject:

— QUESTION YOUR ASSUMPTIONS: Reflect on what the real problem is. If the clothing is hindering your employee’s ability to be taken seriously, that’s one thing. If you simply don’t like the clothes, that’s another. “Don’t translate your personal preferences into business requirements,” warns Grenny. Be thoughtful about any biases you might have. Su suggests looking for evidence that the person’s appearance is affecting his success: Does it violate the company dress code? Has it ever distracted other employees? Have you gotten negative feedback from clients or senior management?

— GET OVER YOUR DISCOMFORT: If the issue needs to be addressed, don’t assume that the conversation will be awkward. “Make it about the person and your responsibility as a manager to help them succeed,” says Su. While you should be prepared for pushback, defensiveness or hurt feelings, it’s possible none of that will happen. “I’ve been surprised by how many people want this kind of feedback and welcome it,” Su says. The employee may just be unaware of the team, organization or industry norms for appearance.

— PREPARE: Think through how you will frame the discussion. “Focus on your intention and communicate that you want them to be as successful as possible.” Construct a sound argument grounded in business reasons. “Don’t make this about right and wrong, good and bad, decent and indecent,” says Grenny. Instead, talk about how their appearance can help them improve internal and external relationships. You should also consult human resources first to avoid potential legal problems. “You want to make sure that all of those HR concerns are off the table and that you don’t say anything that would be considered discriminatory,” says Su.

— BE DIRECT: During the conversation, “don’t understate or sugarcoat your message because you’re worried they’ll feel upset,” says Grenny. Su suggests something like, “I want to give you feedback on your overall presence and make sure that your appearance is aligned with the high-quality professional work that you do.” The goal is to “enhance their visibility, influence and presence.” You might even share evidence that appearance matters, such as statistics on how looks influence success at work.

— OWN YOUR PART: “If you haven’t communicated what you expect, then you have no right to hold someone accountable. You’re also going to set yourself up for legal issues,” says Grenny. You might say something like: “I realize that as a manager I’ve had some expectations and haven’t shared them. That’s my fault.”

— GIVE CONCRETE ADVICE: Don’t just say, “Your shirt is not appropriate.” That feels more like an attack. Su suggests calling employees’ appearance their “book cover” to keep the discussion less personal. Give them specific advice by restating the norms you hope they’ll adhere to.

— LISTEN: It may be that a person’s appearance is a sign of other problems, particularly if it has changed over time. Allow employees to share what they might be going through. “If someone is particularly disheveled, check in on how things are going,” Su says. Make it a two-way conversation. Be compassionate.”

— ALLOW FOR AUTHENTICITY: Unless your company requires a uniform, make it clear that you want people to dress in a way that feels comfortable and authentic to them, while staying within the organization’s norms. “You’re not asking them to conform 100% and give up who they are. You’re asking them to be aware of the dress code and decide for themselves what is the most authentic expression of that,” says Su.

— DON’T MAKE IT INTO A BIG DEAL: At the end of the discussion, restate your intention. You might say, “This is about your professional dress, not about your value to the organization or my desire to work with you.” Grenny adds, “Put this into the small box that it belongs in, and leave it there.” That doesn’t mean you shouldn’t discuss it again. In fact, it’s a good idea to follow up and see whether the person has any questions. And when you notice changes, offer compliments.

— MAKE RULES CLEARER: If you find yourself having lots of these appearance-related feedback sessions, consider incorporating a discussion about appearance and dress into your employee orientation process. Even five minutes of describing how people typically dress at your company can prevent future problems and make newcomers feel more at ease.

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