Cómo hacer que las personas hablen en las juntas

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La mayoría de los jefes asumen que, cuando solicitan retroalimentación, la gente ofrecerá cándidamente sus pensamientos. Sin embargo, esto suele no suceder. Le presentamos 4 tácticas para lograr esta retro en juntas.

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La junta parecía ir bien. Bill, un vicepresidente ejecutivo de ventas, había reunido a su equipo de líderes y delineado un plan para reconfigurar la organización de ventas. Cuando preguntó si alguien tenía preocupaciones, nadie presentó temas significativos. Bill pensó que todos estaban a bordo.

Sin embargo, más tarde esa semana, uno de los asistentes dijo: “¿recuerdas cuando estabas hablando de reconfigurar la organización de ventas? No estoy seguro de que tengamos bien el plan para América Latina.” Escenas similares se repitieron con otros subordinados directos y más empleados de bajo nivel. El plan se estaba desbaratando. ¿Qué sucedió?

La mayoría de los jefes asumen que, cuando solicitan retroalimentación, la gente ofrecerá cándidamente sus pensamientos. Sin embargo, esto suele no suceder, especialmente en lugares públicos y situaciones de gran importancia.

¿Por qué se contienen las personas? En algunos casos, los miembros de más bajo nivel en el equipo podrían titubear a la hora de estar en desacuerdo. En otros, los miembros más poderosos del equipo podrían saber que pueden acercarse más adelante a los tomadores de decisiones o lanzar una campaña encubierta para tambalear el apoyo.

¿Cómo puede usted prevenir esto? Ponga una regla clave: “El silencio denota acuerdo.”

Explique que, si las personas no dicen nada, están votando “sí.” A continuación, usted debe comprometerse a aplicar la regla. Si alguien se le acerca después de una reunión, la respuesta debería ser: “debiste haber hablado en la junta.”

Algunas veces, el establecimiento y reforzamiento de la regla es suficiente obtener opiniones. Sin embargo, si usted siente que algunos participantes todavía encuentran difícil el expresarse, considere las siguientes tácticas:

  • Realice encuestas anónimas: pídale a las personas que escriban preguntas o preocupaciones en tarjetas de papel, que las pongan en un recipiente y las lean en voz alta sin usar nombres. Mejor aún, use una app o dispositivo de encuesta para interrogar a los participantes de la reunión y ver sus respuestas en tiempo real.
  • Mapee el tema: ponga en un muro gráficas tamaño póster de los componentes de una idea un plan. Pídale a los participantes que coloquen puntos amarillos en las gráficas donde tengan alguna pregunta, y puntos rojos donde tengan una preocupación significativa. Use los puntos para guiar la conversación.
  • Divida un grupo grande: las personas tienden más a participar en discusiones de grupos pequeños. Así que divida a las personas en equipos para discutir desafíos a la propuesta. Elija representantes que resuman los pensamientos de los grupos.
  • Pídales que empaticen: las personas suelen a estar más dispuestas a hablar en representación de otros. Por ello, cuando usted solicita opiniones acerca de las preocupaciones que pudieran tener sus subordinados directos, podría abrir las puertas de la reacción. Esto les permite a aquellos en la sala que externalicen sus críticas.

“Pídale a las personas que escriban preguntas o preocupaciones en tarjetas de papel, que las pongan en un recipiente y las lean en voz alta sin usar nombres”.

“Las personas tienden más a participar en discusiones de grupos pequeños”.

“Cuando usted solicita opiniones acerca de las preocupaciones que pudieran tener sus subordinados directos, podría abrir las puertas de la reacción”.

La mayoría de los jefes asumen que, cuando solicitan retroalimentación, la gente ofrecerá cándidamente sus pensamientos. Sin embargo, esto suele no suceder, especialmente en lugares públicos y situaciones de gran importancia.

¿Cómo puede usted prevenir esto? Ponga una regla clave: “El silencio denota acuerdo.”

Explique que, si las personas no dicen nada, están votando “sí.” A continuación, usted debe comprometerse a aplicar la regla. Si alguien se le acerca después de una reunión, la respuesta debería ser: “debiste haber hablado en la junta.”

Sin embargo, si usted siente que algunos participantes todavía encuentran difícil el expresarse, considere las siguientes tácticas:

  • Realice encuestas anónimas
  • Mapee el tema
  • Divida un grupo grande
  • Pídales que empaticen

© 2017Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

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How to Get People to Speak Up

The meeting seemed to go smoothly. Bill, an executive vice president of sales, had gathered his leadership team and outlined a plan to reconfigure the sales organization. When he asked if anyone had concerns, no one raised significant issues. Bill thought everyone was on board.

But later that week, one of the attendees said: “Do you remember when you were talking about reconfiguring the sales organization? I’m not sure we’ve got Latin America quite right.” Similar scenes played out with other direct reports and more junior employees. The plan was now unraveling. What happened?

Most bosses assume that when they ask for feedback, people will offer their thoughts candidly. But that often doesn’t happen, especially in public settings and high-stakes situations.

Why do people hold back? In some cases, junior team members may hesitate to disagree. In others, the most powerful team members may know they can approach the decision-makers afterward or launch a covert campaign to sway support.

How can you prevent this? Set one key ground rule: “Silence denotes agreement.”

Explain that if people don’t say anything, they’re voting “yes.” You must then commit to enforcing the rule. If someone approaches you after a meeting, the response should be: “You should have spoken up at the meeting.”

Sometimes the establishment and reinforcement of the rule is enough to elicit opinions. But if you sense that some participants still find it difficult to express themselves, consider the following tactics:

• Take anonymous polls: Ask people to write questions or concerns on index cards, put them in a bowl and read them aloud without using names. Better yet, use a polling app or device to query meeting participants and see their answers in real time.

• Map the topic: Put poster-size charts of the components of an idea or plan on a wall. Ask participants to place yellow dots on the charts where they have a question, and red dots where they have a significant concern. Use the dots to guide the conversation.

• Break up a big group: People are more likely to participate in small-group discussions. So divide people into teams to discuss challenges to the proposal. Appoint representatives to summarize the groups’ thoughts.

• Ask them to empathize: People are often more willing to speak on others’ behalf. So when you solicit opinions about what concerns their direct reports might have, it can open the floodgates of reaction. This allows those in the room to externalize criticism.

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