Diseñando una agenda efectiva para las reuniones

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Elaborar y llevar a cabo una agenda efectiva de reuniones es un reto.
Le presentamos algunas ideas para alcanzar este objetivo.

TIEMPO DE LECTURA

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¿Cómo se calcula?

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Todos hemos estado en reuniones donde los participantes no están preparados, las personas se salen de curso y los temas discutidos son un desperdicio del tiempo del equipo. Estos problemas –y otros similares- surgen de un mal diseño de agenda.

He aquí algunos consejos de cómo diseñar una agenda efectiva para su siguiente reunión:

+ Busque el aporte de los miembros del equipo. Si quiere que su equipo esté comprometido en las reuniones, asegúrese de la agenda incluye asuntos que reflejen sus necesidades. Pídale a los miembros del equipo que sugieran puntos de la agenda acompañados de una razón por la cual cada uno de ellos debe ser atendido en el marco de la reunión.

+ Seleccione asuntos que afecten a todo el equipo. El tiempo de las reuniones de equipo es costoso y difícil de agendar. Debería usarse principalmente para discutir y tomar decisiones sobre temas que afectan a todo el equipo –y que requieren de todo el equipo para resolverlos.

+ Enliste los puntos de la agenda como preguntas que el equipo necesita responder. Una pregunta permite que los miembros del equipo se preparen de mejor manera para la discusión y para monitorear si sus propios comentarios, y los de los demás, están bien encaminados. Durante la reunión, cualquier persona que piense que un comentario se está desviando, puede decir algo como “no veo como su comentario se relaciona con la pregunta que estamos tratando de contestar ¿Puede ayudarme a entender la conexión?” Además el equipo sabe que cuando la pregunta ha sido respondida, la discusión está completa.

+ Mencione si el propósito del tema es compartir información, buscar aportes para una decisión o tomar una decisión.

+ Calcule una cantidad realista de tiempo para cada tema. Esto tiene dos propósitos. Primero, requiere que usted haga cuentas –que calcule cuánto tiempo necesitará el equipo para introducir el tema, responder preguntas, generar soluciones potenciales y acordar las acciones que seguirán de la discusión y las decisiones.

Segundo, el tiempo estimado le permite a los miembros del equipo que adapten sus comentarios para encajar dentro del horario designado o sugieran que podría necesitarse más tiempo.

+ Proponga un proceso para tratar cada punto de la agenda. El proceso para revisar cada punto debería aparecer en la agenda escrita. Cuando usted llegue a ese tema durante la reunión explique el proceso y busque acuerdos.

+ Especifique cómo los miembros del equipo deberían prepararse para la reunión. Distribuya la agenda con antelación suficiente, de modo que el equipo pueda leer los materiales de apoyo y preparar de antemano sus argumentos iniciales para cada tema de la agenda.

+ Identifique quién es responsable de dirigir cada tema. Comúnmente alguien distinto al líder formal de la reunión es responsable de dirigir la discusión en un punto particular de la agenda. Esta persona podría estar brindando contexto para el asunto, explicando datos o podría tener la responsabilidad organizacional para esa área.

+ Haga que el primer punto sea “revisar y modificar la agenda de acuerdo a lo que se necesite.” Incluso si usted y su equipo han desarrollado conjuntamente la agenda antes de la reunión, tome un minuto para ver si algo necesita cambiarse debido a eventos de último minuto.

+ Termine la reunión con un plus/delta. Si su equipo se reúne regularmente, dos preguntas forman un simple proceso de mejora continua: ¿Qué hicimos bien? ¿Qué queremos hacer de forma diferente para la próxima reunión? Invertir cinco o diez minutos le permitirá al equipo mejorar su desempeño, sus relaciones laborales y la satisfacción de sus integrantes. Para asegurar que su equipo le da seguimiento, revise los resultados del plus/delta al inicio de la siguiente reunión.

“Una pregunta permite que los miembros del equipo se preparen de mejor manera para la discusión”.

“Haga que el primer punto sea revisar y modificar la agenda de acuerdo a lo que se necesite”.

“Para asegurar que su equipo le da seguimiento, revise los resultados del plus/delta al inicio de la siguiente reunión”.

He aquí algunos consejos de cómo diseñar una agenda efectiva para reuniones:

  • Busque el aporte de los miembros del equipo. Pida a los miembros del equipo que sugieran puntos de la agenda acompañados de una razón.
  • Seleccione asuntos que afecten a todo el equipo.
  • Enliste los puntos de la agenda. Una pregunta permite que los miembros del equipo se preparen de mejor manera para la discusión.
  • Mencione o pregunte si el propósito de una intervención es compartir información, buscar aportes para una decisión o tomar una decisión.
  • Calcule una cantidad realista de tiempo para cada tema.
  • Proponga un proceso para tratar cada punto de la agenda.
  • Especifique cómo los miembros del equipo deberían prepararse para la reunión.
  • Identifique quién es responsable de dirigir cada tema.
  • Haga que el primer punto sea “revisar y modificar la agenda de acuerdo a lo que se necesite.”
  • Termine la reunión con un plus/delta y retómelo en la siguiente reunión.

© 2015Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

Designing an Effective Meeting Agenda

We’ve all been in meetings where participants are unprepared, people veer off-track and the topics discussed are a waste of the team’s time. These problems – and others like it – stem from poor agenda design.

Here are some tips for designing an effective agenda for your next meeting:

+ Seek input from team members. If you want your team to be engaged in meetings, make sure the agenda includes items that reflect their needs. Ask team members to suggest agenda items along with a reason why each item needs to be addressed in a team setting.

+ Select topics that affect the entire team. Team meeting time is expensive and difficult to schedule. It should mainly be used to discuss and make decisions on issues that affect the whole team – and need the whole team to solve them.

+ List agenda topics as questions the team needs to answer. A question enables team members to better prepare for the discussion and to monitor whether their own and others’ comments are on track. During the meeting, anyone who thinks a comment is off-track can say something like, “I’m not seeing how your comment relates to the question we’re trying to answer. Can you help me understand the connection?” Also, the team knows that when the question has been answered, the discussion is complete.

+ Note whether the purpose of the topic is to share information, seek input for a decision, or make a decision.

+ Estimate a realistic amount of time for each topic. This serves two purposes. First, it requires you to do the math – to calculate how much time the team will need for introducing the topic, answering questions, resolving different points of view, generating potential solutions and agreeing on the action items that follow from discussion and decisions. Second, the estimated time enables team members to either adapt their comments to fit within the allotted timeframe or to suggest that more time may be needed.

+ Propose a process for addressing each agenda item. The process for addressing an item should appear on the written agenda. When you reach that item during the meeting, explain the process and seek agreement.

+ Specify how members should prepare for the meeting. Distribute the agenda with sufficient time before the meeting, so the team can read background materials and prepare their initial thoughts for each agenda item ahead of time.

+ Identify who is responsible for leading each topic. Someone other than the formal meeting leader is often responsible for leading the discussion of a particular agenda item. This person may be providing context for the topic, explaining data, or may have organizational responsibility for that area.

+ Make the first topic “review and modify agenda as needed.” Even if you and your team have jointly developed the agenda before the meeting, take a minute to see if anything needs to be changed due to late-breaking events.

+ End the meeting with a plus/delta. If your team meets regularly, two questions form a simple continuous improvement process: What did we do well? What do we want to do differently for the next meeting? Investing five or 10 minutes will enable the team to improve performance, working relationships and team member satisfaction. To ensure that your team follows through, review the results of the plus/delta at the beginning of the next meeting.

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