La copia de los e-mails a los jefes genera desconfianza en los empleados

El desenfreno en los “con copia para” lleva a los trabajadores una reducción en la confianza. David De Cremer y sus colaboradores realizamos una serie de seis estudios para ver cómo el marcarle copia de los correos electrónicos a los jefes influye en la confianza organizacional. En este artículo le presentamos los resultados del estudio.

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Ali está sentado en su escritorio, limpiando la bandeja de entrada de su correo electrónico. Tamika, una colega, le ha enviado una pregunta respecto a un cliente que comparten, y Ali no está enteramente seguro de la respuesta. Por ello, cuando contesta decide mandarle copia del correo a la jefa del equipo, de forma que la líder pueda intervenir si él escribió algo incorrecto. Ali no le da importancia -es un entorno de trabajo colaborativo, y la transparencia es buena ¿cierto? Pero Tamika lo ve de forma diferente. Cinco minutos más tarde, ella está en el escritorio de Ali: “¿por qué le mandaste a nuestra jefa el correo electrónico? ¡Ella va a pensar que no puedo manejar a los clientes por mí misma!”

El desenfreno en los “con copia para” lleva a los trabajadores y gerentes a desperdiciar valioso tiempo revisando mensajes innecesarios. Mi investigación muestra que puede tener otro costo: una reducción en la confianza. Eso es irónico, porque algunas personas, como Ali, lo hacen de buena fe. Creen que los beneficios de la transferencia y la colaboración superan los costos del exceso de correos electrónicos. De lo que podría no darse cuenta es cómo esta comunicación excesiva está erosionando las propias metas que buscan respaldar a través de su colaboración excesiva.

Mis colaboradores y yo realizamos una serie de seis estudios para ver cómo el marcarle copia de los correos electrónicos a los jefes influye en la confianza organizacional. Encontramos que entre más a menudo usted incluya a un supervisor en los correos electrónicos que envía a sus compañeros, estos sentirán que cuentan con menor confianza.

Para empeorar las cosas, mis hallazgos indicaron que cuando el supervisor recibía a menudo copia del correo electrónico, los empleados sentían recibir menos confianza y ese sentimiento los llevaba a inferir que la cultura organizacional debe ser de baja confianza en términos generales, alentando una cultura de miedo y poca seguridad psicológica.

También encontramos que las personas bien intencionadas, como Ali, podrían ser las menos. En nuestros experimentos, cuando los empleados se imaginaron enviando correos y marcándole siempre copia al supervisor, indicaron que estaban conscientes de que ello reduciría mucho más el nivel de confianza percibida por el receptor, que cuando sólo marcaban copia para el supervisor algunas veces o casi nunca.

¿Cuáles son las implicaciones de estos hallazgos para las organizaciones y supervisores?

En primer lugar, la completa transparencia en las comunicaciones electrónicas no es el “santo grial” que toda organización ha estado esperando para promover la eficiencia y la colaboración. Sólo en culturas organizacionales donde la transparencia es claramente definida e interpretada como medio para alcanzar otros fines y valores, los empleados tendrán más confianza hacia la organización y sus autoridades.

Segundo, los supervisores deberían considerar como un tema cultural el qué tan a menudo son incluidos en las comunicaciones entre compañeros de trabajo. Deberían articular claramente en qué etapa de un proyecto es apropiado incluirlos en una comunicación por correo electrónico.

Conforme los lugares de trabajo se vuelven más transparentes con la ayuda del software para colaboración, las organizaciones deberán explicar el propósito de las comunicaciones grupales. La transferencia no debe ser percibida principalmente como una forma de evaluar y monitorear el desempeño y comportamientos de las personas en el equipo.

“Entre más a menudo usted incluya a un supervisor en los correos electrónicos que envía a sus compañeros, estos sentirán que cuentan con menor confianza”.

“Cuando el supervisor recibía a menudo copia del correo electrónico, los empleados sentían recibir menos confianza y ese sentimiento los llevaba a inferir que la cultura organizacional”.

“Conforme los lugares de trabajo se vuelven más transparentes con la ayuda del software para colaboración, las organizaciones deberán explicar el propósito de las comunicaciones grupales”.

El desenfreno en los “con copia para” lleva a los trabajadores una reducción en la confianza. David De Cremer y sus colaboradores realizamos una serie de seis estudios para ver cómo el marcarle copia de los correos electrónicos a los jefes influye en la confianza organizacional. Entre más a menudo usted incluya a un supervisor en los correos electrónicos que envía a sus compañeros, estos sentirán que cuentan con menor confianza.

¿Cuáles son las implicaciones de estos hallazgos para las organizaciones y supervisores?

En primer lugar, la completa transparencia en las comunicaciones electrónicas no es el “santo grial” que toda organización ha estado esperando para promover la eficiencia y la colaboración.

Segundo, los supervisores deberían considerar como un tema cultural el qué tan a menudo son incluidos en las comunicaciones entre compañeros de trabajo. Deberían articular claramente en qué etapa de un proyecto es apropiado incluirlos en una comunicación por correo electrónico.

© 2017 Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

Copying the Boss on Email Makes Employees Feel Less Trusted

Ali is sitting at his desk, clearing out his email inbox. Tamika, a colleague, has sent him a question about a client they share, and Ali isn’t entirely sure of the answer. So when he replies, he figures he’ll copy their team leader on the email, so that she can chime in if he’s gotten anything wrong. Ali thinks nothing of it — it’s a collaborative work environment, and transparency is a good thing, right? But Tamika sees it differently. Five minutes later, she’s at Ali’s desk: “Why did you loop our boss in on that email? She’s going to think I can’t handle clients on my own!”

Rampant cc’ing leads workers and managers to squander precious time sorting through unnecessary messages. My research shows it can have another cost: reduced trust. This is ironic, because some people, like Ali, do it in good faith. They believe the benefits of transparency and collaboration outweigh the costs of excess emails. What they may not realize is how all this surplus communication is eroding the very goals they seek to support through their excess collaboration.

My collaborators and I conducted a series of six studies to see how copying bosses on emails influences organizational trust. We found that the more often you include a supervisor on emails to co-workers, the less trusted those co-workers feel.

To make matters worse, my findings indicated that when the supervisor was copied in often, employees felt less trusted and this feeling automatically led them to infer that the organizational culture must be low in trust overall, fostering a culture of fear and low psychological safety.

We also found that clueless, well-meaning people, like Ali, might be in the minority. In our experiments, when employees imagined sending emails that always copied the supervisor, they indicated they would be aware that this would reduce the level of trust felt by the recipient much more than when the supervisor was copied in sometimes or almost never.

What are the implications of these findings for organizations and supervisors?

First of all, complete transparency in electronic communications is not the “Holy Grail” that every organization has been waiting for to promote efficiency and collaboration. It is only in organizational cultures where transparency is clearly defined and interpreted as a means to achieve other higher-order goals and values that employees will be more trusting toward the organizations and its authorities.

Second, supervisors should consider how often they’re included on communication between co-workers as a cultural issue. They should clearly articulate at what stage of a project it’s appropriate to include them in email communication.

As workplaces get more and more transparent with the help of collaboration software, organizations will have to explain the purpose of group communication. Transparency must not be perceived as primarily a way to assess and monitor the performance and behaviors of the people on the team.

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