Cómo hacer que los empleados usen su tiempo de vacaciones

Las vacaciones son buenas para el negocio. Tomar tiempo fuera no sólo mejora la productividad, sino que también nos inmuniza en contra de las actitudes negativas que pueden ser contagiosas en el lugar de trabajo.

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Las vacaciones son buenas para el negocio. Tomar tiempo fuera no sólo mejora la productividad, sino que también nos inmuniza en contra de las actitudes negativas que pueden ser contagiosas en el lugar de trabajo.

Sin embargo, si las vacaciones producen efectos positivos, ¿por qué estamos tomando menos días de descanso? En un estudio, los investigadores hallaron que los empleados sienten que su jefe pensará mal de ellos. Para cambiar esa percepción, usted necesita ser creativo acerca de hacer que los integrantes de su equipo tomen vacaciones.

Primero, plantee el argumento empresarial. Durante una reunión del equipo comparta datos sobre los beneficios de las vacaciones. Por ejemplo, el tomar tiempo de descanso mejora la creatividad y el compromiso. No usar las vacaciones se ha vinculado a la impulsividad, la mala concentración y la negatividad. Escuchar esa información ayudará a quitarle a sus empleados la noción de que usted pensaría mal de ellos si toman todas sus vacaciones.

Al igual que con todos los temas importantes del trabajo, la clave para el cumplimiento en cuanto a las vacaciones consiste en medirlo y administrarlo. Lleve registro de cuántos días de vacaciones han tomado los empleados, y brinde actualizaciones periódicas. Idealmente, inclúyalas en la planeación de desempeño al inicio del año. (La investigación ha demostrado que las vacaciones planeadas con más de un mes de anticipación son restaurativas, mientras que el estrés de las vacaciones de último minuto puede anular sus impactos positivos.) Si hacer que los empleados usen todo su tiempo de vacaciones es un desafío, haga público el registro, para incrementar la presión positiva de los pares.

Para algunos empleados, el no tomar tiempo de descanso es de hecho un acto egoísta. Les parece arduo preparar todo para su ausencia y concluyen que simplemente no vale la pena. Su rol es hacer que el prepararse para las vacaciones sea tan sencillo como sea posible. En el largo plazo, establecer respaldos para cada puesto y codificar los procesos facilita que los empleados salgan, sabiendo que su trabajo está en buenas manos. En el corto plazo, brinde una plantilla para que los empleados documenten sus actividades y proyectos, y asigne a alguien para cubrir cada uno de ellos. Comience esta conversación un par de semanas antes de las vacaciones, de forma que se terminen de antemano tantas tareas como sea posible. Una salida suave este año incrementará la probabilidad de que la persona tome más vacaciones el próximo año.

Sin embargo, sus esfuerzos para alentar a las personas a tomar tiempo de descanso serán en vano si refuerza el comportamiento erróneo durante la vacación. Deje en claro, antes de que los empleados salgan, que no quiere que estén revisando su correo electrónico o de voz. Siempre que sea posible exclúyalos de los correos electrónicos grupales y guarde una lista de las cosas que quiere tratar con ellos cuando regresen.

Aunque las vacaciones son para desconectarse, muchos empleados temen la avalancha de correos electrónicos que los espera. Para incrementar el uso y la calidad del tiempo de vacaciones, haga que regresar de ellas sea menos doloroso. Idealmente, asigne un día o medio día para que la persona se ponga al corriente, mientras que otros empleados cubren su rol. Si tiene flexibilidad como gerente, permita que la persona trabaje desde casa el primer día de su regreso, para ayudarla a sobreponerse al cambio de horario o lavar ropa. Pequeños gestos, que crean un poco de espacio para respirar, asegurarán que no erosione de inmediato los beneficios de la vacación.

Uno de los beneficios que querrá capitalizar es el tiempo para que el cerebro se enfoque en otras cosas. Esa fase de descanso permite consolidar toda la información que ha aprendido a lo largo del año. Cambiar de ritmo también promueve la percepción y la creatividad. Tome ventaja de estos beneficios al agendar una larga reunión con la persona unos días después de su vacación. Prodigarlo con atención reforzará su elección de tomar tiempo de descanso y brindará la oportunidad para una clase distinta de conversación. Esta reunión es un momento ideal para hablar acerca de mejoras en el proceso, desafiantes asuntos con partes interesadas o el desarrollo de la carrera, todo lo cual se sentirá más manejable después de una vacación.

Incluso si usted prueba estrategias proactivas, algunos en su equipo quizá dejen tiempo de vacación sin usar. No lo ignore. Haga de ello un tema para retroalimentación. Pruebe algo como: “Me di cuenta de que tienes siete días de vacaciones sin usar. Revisé, y este es el tercer año seguido que no has tomado todas tus vacaciones. Me preocupa tu capacidad de dar lo mejor si no tienes la oportunidad de desconectarte por completo. ¿Cuándo vas a agendar esos días?”

Sin embargo, antes de implementar esas estrategias, revise su propio balance de vacaciones. Si usted es un infractor de las vacaciones, sea honesto. Sincerarse respecto a por qué no ha tomado tiempo de descanso y lo que va a hacer para cambiarlo podría ayudar a otros a lograrlo con usted.

“ Deje en claro, antes de que los empleados salgan, que no quiere que estén revisando su correo electrónico o de voz y guarde una lista de las cosas que quiere tratar con ellos cuando regresen”.

“ Idealmente, asigne un día o medio día para que la persona se ponga al corriente, mientras que otros empleados cubren su rol”.

“ Cambiar de ritmo también promueve la percepción y la creatividad”.

Las vacaciones son buenas para el negocio. Tomar tiempo fuera no sólo mejora la productividad, sino que también nos inmuniza en contra de las actitudes negativas que pueden ser contagiosas en el lugar de trabajo. Sin embargo, si las vacaciones producen efectos positivos, ¿por qué estamos tomando menos días de descanso?

Primero, plantee el argumento empresarial. Al igual que con todos los temas importantes del trabajo, la clave para el cumplimiento en cuanto a las vacaciones consiste en medirlo y administrarlo.

Para algunos empleados, el no tomar tiempo de descanso es de hecho un acto egoísta. Aunque las vacaciones son para desconectarse, muchos empleados temen la avalancha de correos electrónicos que los espera. Para incrementar el uso y la calidad del tiempo de vacaciones, haga que regresar de ellas sea menos doloroso. Idealmente, asigne un día o medio día para que la persona se ponga al corriente, mientras que otros empleados cubren su rol.

Uno de los beneficios que querrá capitalizar es el tiempo para que el cerebro se enfoque en otras cosas. Incluso si usted prueba estrategias proactivas, algunos en su equipo quizá dejen tiempo de vacación sin usar. No lo ignore.

Sin embargo, antes de implementar esas estrategias, revise su propio balance de vacaciones. Si usted es un infractor de las vacaciones, sea honesto. Sincerarse respecto a por qué no ha tomado tiempo de descanso y lo que va a hacer para cambiarlo podría ayudar a otros a lograrlo con usted.

© 2018 Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

How to Get Employees to Use Their Vacation Time

Vacations are good for business. Taking time off not only enhances productivity but also immunizes us against the negative attitudes that can be contagious in the workplace.

But if vacations produce positive effects, why are we taking fewer days off? In one study, researchers found that employees fear that their manager will think less of them. To change this perception, you need to be creative about getting your team members to take a vacation.

First, make the business case. During a team meeting, share research on the benefits of vacation. For example, taking time off improves creativity and engagement. Foregoing vacation has been linked to impulsiveness, poor concentration and negativity. Hearing this information will help disabuse your employees of the notion that you’ll think poorly of them for taking their full vacation.

As with all important workplace matters, the key to vacation compliance is to measure and manage it. Keep track of how many vacation days employees have taken, and give periodic updates. Ideally, work it into performance planning at the beginning of the year. (Research has shown that vacations planned more than a month in advance are restorative, whereas the stress of last-minute vacations can negate their positive impacts.) If getting employees to use their full vacation allotment is a challenge, make tracking it public to increase positive peer pressure.

For some employees, not taking time off is actually a selfish move. They find it arduous to prepare everything for their absence and conclude that it’s just not worth it. Your role is to make preparing for vacation as seamless as possible. Over the long term, establishing backups for each position and codifying processes make it easier for employees to be away, knowing their job is in good hands. In the short term, provide a template for employees to document their activities and projects, and assign someone to cover each. Start this conversation a couple of weeks before vacation so that as many tasks as possible can be finished in advance. A smooth getaway this year will increase the likelihood that the person will take more vacation next year.

But your efforts to encourage people to take time off will be for naught if you reinforce the wrong behavior during vacation. Make it clear before employees leave that you don’t want them checking their email or voicemail. When possible, exclude them from group emails. Instead, save a list of things that you want to cover when they return.

Although vacations are for unplugging, many employees fear the avalanche of emails that will await them. To increase the use and quality of vacation time, make returning from it less painful. Ideally, schedule a day or a half day for the person to catch up and leave the other employees covering the role. If you have flexibility as a manager, allow the person to work from home on the first day back to help with overcoming jet lag or tackling laundry. Small gestures that create a little breathing room will ensure that you don’t erode the vacation’s benefits right away.

One of the benefits that you’ll want to capitalize on is the time for the brain to focus on other things. This resting phase allows it to consolidate all the information it has learned over the year. Changing gears also promotes insight and creativity. Take advantage of these perks by scheduling a long meeting with the person a few days after his vacation. Lavishing him with attention will reinforce his choice to take time off and provide the opportunity for a different kind of conversation. This meeting is an ideal time to talk about process improvements, challenging stakeholder issues or career development, all of which will feel more manageable after a vacation.

Even if you try proactive strategies, some of your team might still leave unused vacation time. Don’t ignore it. Make this a subject for feedback. Try something like: “I notice you have seven unused vacation days. I checked, and this is the third year in a row you haven’t taken all of your vacation. I’m concerned about your ability to bring your best if you’re not getting an opportunity to fully unplug. When are you going to schedule those days?”

But before you implement these strategies, check your own vacation balance. If you’re a vacation violator, be honest. Opening up about why you haven’t taken time off and what you’re going to do to change that might help others get there with you.

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