Las rediseñadas juntas directivas de Netflix

Recientemente estudiamos un novedoso enfoque sobre la información compartida en Netflix, que brinda un modelo para superar esta carencia en la gobernanza. Netflix tiene un enfoque radicalmente diferente, que incorpora dos prácticas singulares.

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La junta directiva de una compañía que cotiza en bolsa tiene una larga lista de responsabilidades de supervisión, pero los directores no siempre reciben la información necesaria para tomar decisiones plenamente informadas sobre temas clave, como la estrategia, las sucesiones y el monitoreo del desempeño. Recientemente estudiamos un novedoso enfoque sobre la información compartida en Netflix, que brinda un modelo para superar esta carencia en la gobernanza.

En la mayoría de las compañías, los directores tienen un entendimiento menos completo de la empresa que los ejecutivos, debido a su limitada exposición a las actividades cotidianas. El formato de la información que reciben los miembros de la junta ayuda en poco para superar este déficit de información. El típico libro para la junta directiva de una gran corporación es una densa presentación de PowerPoint, que se extiende durante cientos de páginas. Algunos directores encuentran que estas presentaciones son pesadas en los datos, pero ligeras en el análisis.

Más aún, las dinámicas en las juntas directivas impiden el flujo de información, particularmente en casos donde el CEO mantiene un control estricto sobre el contenido que se muestra, las presentaciones están cuidadosamente planeadas y se realizan sólo por un limitado número de ejecutivos.

Netflix tiene un enfoque radicalmente diferente, que incorpora dos prácticas singulares. Primero, los miembros de la junta periódicamente asisten a reuniones mensuales y trimestrales de la alta gerencia, para observarla. Más aún, la comunicación con la junta asume la forma de un breve memorándum en línea, que le permite los directores hacer comentarios dentro del documento. Éstas dos innovaciones contribuyeron al extraordinario desempeño de Netflix en años recientes.

Gobernar caminando

A diferencia del enfoque formalizado de la mayoría de las interacciones entre directores y ejecutivos, Netflix alienta a los miembros de su junta a pasar tiempo observando cómo opera la compañía “en su hábitat”. La empresa tiene tres reuniones ejecutivas agendadas constantemente y a las que asisten los miembros de la junta:

Reuniones de staff (R-Staff): Reuniones mensuales de los 7 líderes principales.

Reuniones del equipo ejecutivo (E-Staff): Reuniones trimestrales de los principales 90 ejecutivos.

Revisiones empresariales trimestrales (QBR, por sus siglas en inglés): Reuniones de dos días con los principales 500 empleados.

Un miembro de la junta asiste a reuniones de R-Staff, una o dos asisten a las de E-Staff y entre dos y cuatro asisten a reuniones empresariales trimestrales. Se espera que cuando asisten a estas reuniones ellos observen pero no participen en la discusión. El objetivo de su asistencia es principalmente educativo: al observar directamente a la gerencia, obtienen un mejor entendimiento de los problemas que enfrenta la compañía, del enfoque analítico que sostiene las decisiones gerenciales y el ámbito completo de los intercambios involucrados. Ultimadamente, la aspiración es que ello mejore significativamente las habilidades gerenciales de la junta directiva. El fundador y CEO de Netflix, Reed Hastings, nos dijo que brindar un acceso profundo a las discusiones gerenciales “es una forma eficiente de que la junta entienda mejor a la compañía,” al tiempo que advirtió que los integrantes de esta deben ejercitar el autocontrol cuando influyan en decisiones fuera de la junta directiva.

Un integrante describe el beneficio de asistir a las juntas gerenciales: “ves un nivel diferente de dinámica en el equipo ejecutivo. Realmente observas cómo contribuyen los diferentes individuos, notas su pericia, observas la voz que tienen en la mesa y la dinámica con el CEO. Ves cómo se procesan los temas que han sido discutidos, resueltos y reportados en una reunión de la junta.

Los directores de Netflix creen que la exposición directa a discusiones activas de estrategia les da un conocimiento más profundo de la compañía, en comparación con las visitas a las oficinas e instalaciones de la empresa. También consideran que la interacción frecuente con el equipo de alta dirección posiciona a la junta para manejar de mejor forma la eventual sucesión del CEO.

Una nueva forma de escribir memoranda para la junta directiva

Las innovadoras comunicaciones de la junta directiva de Netflix se estructuran como memoranda en línea de 30 páginas y forma narrativa. No sólo incluyen vínculos en línea para respaldar el análisis, sino que también permiten acceso a todos los datos e información de los sistemas compartidos internos de la compañía.

Los documentos trimestrales destacan el desempeño empresarial, las tendencias de la industria, desarrollos competitivos y otros temas estratégicos y organizacionales. La información de alto nivel se resume en gráficos, pero el énfasis del memorándum está en la discusión escrita y el análisis de los problemas.

Los miembros de la junta directiva reciben el documento algunos días antes de la reunión, para revisar el material y hacer clic en análisis complementarios sobre temas que consideran interesantes o que requieren atención desde un punto de vista fiduciario. Los directores estiman que pasan de 4 a 6 horas preparándose, incluyendo el planteamiento de preguntas dentro del propio documento digital, a las que la alta gerencia responde antes de la reunión.

Debido a que los integrantes de la junta se preparan ampliamente para sus reuniones, estas son significativamente más eficientes, con un enfoque en la discusión más que en la presentación. Además, las reuniones sólo tardan de 3 a 4 horas (comparados con las juntas de todo el día o de múltiples jornadas en muchas grandes corporaciones). Además, ejecutivos de alto nivel asisten a las reuniones y responden preguntas cuando es necesario.

El enfoque de Netflix hacia la gobernanza de la junta directiva está basado y refleja la cultura y liderazgo de la compañía. La cultura Netflix enfatiza la iniciativa individual, el compartir información y el enfoque en los resultados. En las palabras de un director, “a muchos CEOs les gusta la noción de la transparencia. La diferencia es que Reed ha decidido instalar mecanismos que realmente hacen que suceda.”

Los miembros de la junta de Netflix creen que estos procesos les dan confianza directiva, particularmente al enfrentar desafíos. Los ejemplos incluyen la feroz competencia con Blockbuster por el dominio en el mercado de suscripción de DVDs, costosas decisiones para invertir en contenido para su página web, expansión internacional y producción de contenido original. De acuerdo con uno de ellos, “es difícil imaginar que pudiéramos haberlo hecho sin el conocimiento íntimo de las operaciones y las personas.”

Los directores de grandes compañías asumen seriamente sus trabajos de supervisión -pero muchas veces están limitados por una falta de transparencia e información. Netflix tiene un modelo para las compañías que buscan superar este desafío.

“La información de alto nivel se resume en gráficos, pero el énfasis del memorándum está en la discusión escrita y el análisis de los problemas”.

“La cultura Netflix enfatiza la iniciativa individual, el compartir información y el enfoque en los resultados”.

“Los directores de grandes compañías asumen seriamente sus trabajos de supervisión -pero muchas veces están limitados por una falta de transparencia e información. Netflix tiene un modelo para las compañías que buscan superar este desafío”.

En la mayoría de las compañías, los directores tienen un entendimiento menos completo de la empresa que los ejecutivos, debido a su limitada exposición a las actividades cotidianas.

Netflix tiene un enfoque radicalmente diferente, que incorpora dos prácticas singulares. Primero, los miembros de la junta periódicamente asisten a reuniones mensuales y trimestrales de la alta gerencia, para observarla. Más aún, la comunicación con la junta asume la forma de un breve memorándum en línea, que le permite los directores hacer comentarios dentro del documento. Éstas dos innovaciones contribuyeron al extraordinario desempeño de Netflix en años recientes.

  • Gobernar caminando
  • Reuniones de staff (R-Staff): Reuniones mensuales de los 7 líderes principales.
  • Reuniones del equipo ejecutivo (E-Staff): Reuniones trimestrales de los principales 90 ejecutivos.
  • Revisiones empresariales trimestrales (QBR, por sus siglas en inglés): Reuniones de dos días con los principales 500 empleados.
  • Una nueva forma de escribir memoranda para la junta directiva

Las innovadoras comunicaciones de la junta directiva de Netflix se estructuran como memoranda en línea de 30 páginas y forma narrativa. No sólo incluyen vínculos en línea para respaldar el análisis, sino que también permiten acceso a todos los datos e información de los sistemas compartidos internos de la compañía.

El enfoque de Netflix hacia la gobernanza de la junta directiva está basado y refleja la cultura y liderazgo de la compañía.

Los directores de grandes compañías asumen seriamente sus trabajos de supervisión -pero muchas veces están limitados por una falta de transparencia e información.

© 2018 Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

How Netflix Redesigned Board Meetings

The board of directors of a public company has a long list of oversight responsibilities, but directors don’t always receive the information they need to make fully informed decisions on key matters, such as strategy, succession and performance monitoring. We recently studied a novel approach to information sharing at Netflix that provides a model for overcoming this governance shortfall.

At most companies, directors have a less complete understanding of the company than executives because of their limited exposure to day-to-day activities. The format of the information that board members receive does little to overcome this information deficit. The typical board book of a large corporation is a dense PowerPoint presentation spanning hundreds of pages in length. Some directors find these presentations heavy on data but light on analysis.

Furthermore, boardroom dynamics impede information flow, particularly in settings where the CEO maintains strict control over the content presented, when presentations are carefully scripted and when presentations are made by only a limited number of executives.

Netflix takes a radically different approach that incorporates two unique practices. First, board members periodically attend monthly and quarterly senior management meetings to observe them. What’s more, communication with the board takes the form of a short online memo that allows directors to make comments within the document. These two innovations contributed to Netflix’s extraordinary performance in recent years.

GOVERN BY WALKING ABOUT

Unlike the formalized approach to most director-executive interactions, Netflix encourages its board members to spend time watching the company operate “in the wild.” The company holds three regularly scheduled executive meetings to which board members attend:

— STAFF MEETINGS (R-Staff): monthly meetings of the top seven leaders.

 

— EXECUTIVE STAFF MEETINGS (E-Staff): quarterly meetings of the top 90 executives.

— QUARTERLY BUSINESS REVIEWS (QBR): two-day gatherings of the top 500 employees.

One board member attends R-Staff meetings, one or two attend E-Staff meetings and between two and four attend quarterly business reviews. Directors who attend these meetings are expected to observe but not participate in the discussions. The purpose of their attendance is primarily educational: By directly observing management, directors gain a greater understanding of the range of issues facing the company, the analytical approach that underpins managerial decisions and the full scope of the trade-offs involved. Ultimately, the aspiration is that this will significantly improve the board’s management skills. Netflix founder and CEO Reed Hastings told us that providing deep access to management discussion “is an efficient way for the board to understand the company better,” while also warning that directors must exercise self-restraint when influencing decisions outside the boardroom.

One director describes the benefit of attending management meetings: “You see a different level of dynamic of the executive team. You really see how different individuals contribute, you see their expertise, you see the voice that they have around the table and you see the dynamic with the CEO. You see how the topics that have been discussed, resolved and reported on in a board meeting actually got processed.”

Netflix directors believe that direct exposure to active strategic discussions gives them deeper knowledge of the company than visits to company offices or facilities. Directors also believe that frequent interaction with the senior executive team positions the board to better handle the CEO’s eventual succession.

A NEW WAY TO WRITE BOARD MEMOS

Netflix’s innovative board communications are structured as approximately 30-page online memos in narrative form. The memos not only include links to supporting analysis but also allow access to all data and information on the company’s internal shared systems.

The quarterly memos highlight business performance, industry trends, competitive developments and other strategic and organizational issues. High-level data is summarized in charts and graphs, but the memo’s emphasis is the written discussion and analysis of issues.

Board members receive the memo a few days before board meetings, when they review the material and click through supplemental analysis on issues they believe are interesting or require attention from a fiduciary standpoint. Directors estimate they spend four to six hours in preparation, including posing questions within the digital memo, to which senior management responds before a meeting.

Because directors extensively prepare for board meetings, the meetings are significantly more efficient, with a focus on discussion rather than presentation. Also, the meetings are only three to four hours in length (compared to all day or multiple days at many large corporations). And senior executives attend meetings and answer questions when needed.

The Netflix approach to board governance is rooted in and reflective of the company’s culture and leadership. The Netflix culture emphasizes individual initiative, the sharing of information and a focus on results. In the words of one director, “A lot of CEOs like the notion of transparency. The difference is that Reed has decided to put mechanisms in place … that actually make it happen.”

Netflix directors believe that these processes give them confidence in management, particularly when facing challenges. Examples include Netflix’s fierce competition with Blockbuster for dominance in the DVD-subscription market, costly decisions to invest in content for its website, international expansion and production of original content. According to one director, “It’s hard to imagine we could have done it without the intimate knowledge of the operations and the people.”

Directors of major companies take their oversight job seriously — but too often they are handicapped by a lack of transparency and information. Netflix provides a model for companies looking to overcome this challenge.

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