Por qué su organización necesita un centro de escritura

La técnica que Weber usó para mejorar la redacción en el banco es poco usual en el mundo corporativo, pero común en las universidades: un centro de escritura. En un entorno universitario, un centro de escritura es un lugar donde los estudiantes pueden trabajar con un tutor para mejorar una pieza de redacción.

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Cuando piensa en grandes escritores, probablemente no piensa en banqueros.

Sin embargo, esta es la historia de cómo un grupo de examinadores bancarios en el Banco de la Reserva Federal en Filadelfia, uno de los 12 bancos en el sistema de la Reserva Federal en los Estados Unidos, mejoraron dramáticamente la claridad e impacto de sus reportes escritos.

Las 250 personas en el grupo de supervisión, regulación y crédito del banco de Filadelfia escriben reportes detallados, algunas veces de 40 páginas de longitud, dirigidos a ejecutivos bancarios y juntas de directores, especificando los cambios que necesitan hacer para cumplir con las regulaciones bancarias del gobierno.

Muchos integrantes colaboran en los reportes -un proceso que no tiende a mejorar la claridad o enseñar a los examinadores escribir bien. La comunicación de un punto importante a la audiencia objetivo puede confundirse fácilmente. El resultado es que los ejecutivos bancarios podrían no entender qué problema necesitan resolver.

La Fed de Filadelfia contrató a Jessica Weber para mejorar la redacción de los examinadores bancarios, enfocándose en formas de reestructurar el proceso de revisión y, en términos generales, hacer más efectivos los documentos.

La técnica que Weber usó para mejorar la redacción en el banco es poco usual en el mundo corporativo, pero común en las universidades: un centro de escritura. En un entorno universitario, un centro de escritura es un lugar donde los estudiantes pueden trabajar con un tutor para mejorar una pieza de redacción.

La mejoría demostrable en los resultados de redacción, combinada con altos niveles de instrucción constante y satisfacción con el programa, convencieron a los jefes de Weber de que estaba funcionando. Ahora el centro de escritura se ha expandido y Weber está diseñando formas de esparcir el programa a otros bancos en el sistema de la Reserva Federal.

Un centro de escritura como este puede mejorar la cultura de redacción en muchas organizaciones. He aquí lo que usted necesita para hacer que esto funcione en su compañía:

  • La creencia en la cima de que vale la pena mejorar la escritura: La mala redacción está destruyendo la productividad de su empresa. Antes de que pueda corregir el problema, necesita lograr que los directivos admitan que existe.
  • Un grupo de escritores similares: Un programa similar pudiera funcionar para grupos de escritores técnicos, analistas o personas que escriben texto de ventas. Cuando tiene un grupo de escritores como estos, puede desarrollar una serie de criterios, materiales y métodos de entrenamiento para ayudarlos.
  • Un programa voluntario alentado por la gerencia: Aunque un programa obligatorio pudiera funcionar, un programa voluntario tiene más probabilidades de tener éxito, porque selecciona a individuos motivados.
  • Un enfoque en el aprendizaje a través de la edición: “Entrenamiento de escritura” suena como una tarea. Sin embargo, instrucción editorial suena más como algo útil. La edición corrige documentos, pero también corrige a los escritores.
  • Un compromiso de medir resultados: Tener éxito no es suficiente; necesita probar que lo tuvo.

Si funciona con examinadores bancarios, funcionará para usted. Un centro de escritura le permitirá a todos pasar menos tiempo descifrando mensajes incomprensibles y más tiempo haciendo las cosas.

“La mejoría demostrable en los resultados de redacción, combinada con altos niveles de instrucción constante y satisfacción con el programa, convencieron a los jefes de Weber de que estaba funcionando”.

“Ahora el centro de escritura se ha expandido y Weber está diseñando formas de esparcir el programa a otros bancos en el sistema de la Reserva Federal”.

“Un centro de escritura como este puede mejorar la cultura de redacción en muchas organizaciones. Antes de que pueda corregir el problema, necesita lograr que los directivos admitan que existe”.

La Fed de Filadelfia contrató a Jessica Weber para mejorar la redacción de los examinadores bancarios, enfocándose en formas de reestructurar el proceso de revisión y, en términos generales, hacer más efectivos los documentos. La técnica que Weber usó para mejorar la redacción en el banco es poco usual en el mundo corporativo, pero común en las universidades: un centro de escritura.

Un centro de escritura como este puede mejorar la cultura de redacción en muchas organizaciones. He aquí lo que usted necesita para hacer que esto funcione en su compañía:

  • La creencia en la cima de que vale la pena mejorar la escritura: La mala redacción está destruyendo la productividad de su empresa.
  • Un grupo de escritores similares: Un programa similar pudiera funcionar para grupos de escritores técnicos, analistas o personas que escriben texto de ventas.
  • Un programa voluntario alentado por la gerencia: Aunque un programa obligatorio pudiera funcionar, un programa voluntario tiene más probabilidades de tener éxito, porque selecciona a individuos motivados.
  • Un enfoque en el aprendizaje a través de la edición: La edición corrige documentos, pero también corrige a los escritores.
  • Un compromiso de medir resultados: Tener éxito no es suficiente; necesita probar que lo tuvo.

© 2017 Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

Why Your Organization Needs a Writing Center

When you think of great writers, you probably don’t think of bankers.

But this is the story of how a group of bank examiners at the Federal Reserve Bank of Philadelphia, one of 12 banks in the U.S. Federal Reserve System, dramatically improved the clarity and impact of their written reports.

The 250 people in the supervision, regulation and credit group at the Philadelphia bank write detailed reports, sometimes 40 pages long, to bank executives and boards of directors, specifying the changes they need to make to comply with government banking regulations.

Many staffers collaborate on the reports — a process like that doesn’t tend to enhance clarity or teach examiners to write well. Communicating an important point to the target audience can easily get muddled. The result is that bank executives may not understand what problems they need to fix.

The Philadelphia Fed hired Jessica Weber to improve the bank examiners’ writing, focusing on ways to streamline the review process and generally make the documents more effective.

The technique that Weber used to improve writing at the bank is unusual for the corporate world but common at colleges and universities: a writing center. In a university setting, a writing center is a place where students can work with a tutor to improve a piece of writing.

The program’s demonstrably improved writing results, combined with high levels of repeat coaching and satisfaction with the program, convinced Weber’s managers that it was working. Now the writing center has expanded and Weber is figuring out ways to spread the program to other banks in the Federal Reserve System.

A writing center like this can improve the writing culture in many organizations. Here’s what you need to make this work for your company:

— A BELIEF AT THE TOP THAT IMPROVING WRITING IS WORTH IT: Bad writing is destroying your organization’s productivity. Before you can fix the problem, you need to get your management to admit that there is a problem.

— A COLLECTION OF SIMILAR WRITERS: A similar program might work for groups of technical writers, analysts or people who write internet copy. When you have a collection of writers like this, you can develop a set of criteria, materials and training methods to help them.

— A VOLUNTARY PROGRAM THAT MANAGEMENT ENCOURAGES: While a mandatory program might work, a voluntary program is more likely to succeed because it selects for motivated individuals.

— A FOCUS ON LEARNING THROUGH EDITING: ”Writing training” sounds like a chore. But editorial coaching sounds more like something helpful. Editing fixes documents, but editing also fixes writers.

— A COMMITMENT TO MEASURE RESULTS: Succeeding is not enough; you have to prove you succeeded.

If it works with bank examiners, it will work for you. A writing center can allow everybody to spend less time puzzling out incomprehensible messages and more time actually getting things done.

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