Agendando reuniones de forma efectiva cuando está auto empleado

Muchas veces los auto-empleados malgastan sus días porque están inseguros de cómo aprovechar su autonomía. He aquí cuatro estrategias que pueden usar los profesionales auto empleados para agendar reuniones de forma más eficiente.

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Es importante para todos los profesionales el usar eficientemente su tiempo. Sin embargo, es particularmente esencial para los auto empleados, que tienen mucha más libertad respecto a cómo estructurar sus días.

Sin mandatos corporativos, como las reuniones semanales de equipo o revisiones quincenales de proyecto, los emprendedores tienen la habilidad de eliminar los trámites burocráticos y alcanzar mayores niveles de productividad. Sin embargo, muchas veces terminan en el otro extremo, malgastando sus días porque están inseguros de cómo aprovechar su autonomía.

He aquí cuatro estrategias que pueden usar los profesionales auto empleados para agendar reuniones de forma más eficiente.

Primero, es importante entender el costo completo de una reunión. Especialmente si está lidiando con clientes o colegas que trabajan en corporaciones, “tengamos una reunión” podría ser la respuesta estándar a cualquier tema. Esto causa sus propios problemas, pero logísticamente no es muy complicado. Sus empleados están ya sea en el lugar o pueden hacer una teleconferencia, de forma que una reunión de 90 minutos requiere 90 minutos.

Por el contrario, como trabajador independiente o emprendedor, lo más probable es que esté ubicado en otro lugar. Su estimado de tiempo debe incluir el traslado, para ayudarlo a entender el costo completo sobre su productividad, de forma que pueda calibrar apropiadamente el umbral para aceptar una reunión.

Para ello, es esencial definir reglas de en qué casos es necesaria una reunión en persona. Antes de acceder a una junta, haga preguntas dirigidas sobre la agenda. Las actualizaciones pueden y deberían manejarse a través de un método asincrónico, como el correo electrónico o el chat. Usted sólo debería acceder a la reunión si un tema importante necesita discutirse y decidirse, y si su participación es clave para un resultado.

Esto es especialmente importante si debe viajar a la reunión; si puede atender el mismo día varias reuniones en la ciudad, se habrá ahorrado horas de doloroso traslado. Por supuesto, es importante ser flexible y entender que algunas situaciones -noticias inesperadas, la solicitud de un cliente importante- ameritan romper sus estándares.

Finalmente, las reuniones -que requieren escucha y participación activa, y una rápida y completa lectura de las señales emocionales de los demás- pueden ser agotadoras. Por ello es que, de ser posible, es útil estandarizar ciertos elementos, de forma que pueda enfocarse más a fondo en la labor que realiza. Por ejemplo, si puede, defina una ubicación y agenda estándar para la junta. Tener esa plantilla disminuye el riesgo de que la fatiga de decisión comience antes del inicio de la reunión.

Muchas personas se quejan acerca de las interminables reuniones en un entorno corporativo. Sin embargo, incluso cuando parecen aplastar la productividad, le brindan una estructura a su día, de la que carece cuando está auto empleado. Los emprendedores, bendecidos con esa libertad, necesitan aprender a desplegarla sabiamente -y agendar las reuniones de forma efectiva es uno de los mejores lugares para empezar.

“Su estimado de tiempo debe incluir el traslado, para ayudarlo a entender el costo completo sobre su productividad, de forma que pueda calibrar apropiadamente el umbral para aceptar una reunión”.

“Las actualizaciones pueden y deberían manejarse a través de un método asincrónico, como el correo electrónico o el chat”.

“Los emprendedores, bendecidos con esa libertad, necesitan aprender a desplegarla sabiamente -y agendar las reuniones de forma efectiva es uno de los mejores lugares para empezar”.

Muchas veces los auto-empleados malgastan sus días porque están inseguros de cómo aprovechar su autonomía. He aquí cuatro estrategias que pueden usar los profesionales auto empleados para agendar reuniones de forma más eficiente.

  • Primero, es importante entender el costo completo de una reunión. Especialmente si está lidiando con clientes o colegas que trabajan en corporaciones, “tengamos una reunión” podría ser la respuesta estándar a cualquier tema.
  • Es esencial definir reglas de en qué casos es necesaria una reunión en persona. Antes de acceder a una junta, haga preguntas dirigidas sobre la agenda.
  • Si puede atender el mismo día varias reuniones en la ciudad, se habrá ahorrado horas de doloroso traslado.
  • Finalmente, las reuniones -que requieren escucha y participación activa, y una rápida y completa lectura de las señales emocionales de los demás- pueden ser agotadoras.

© 2017 Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

Scheduling Meetings Effectively When You’re Self-Employed

It’s important for all professionals to use their time efficiently. But it’s particularly essential for the self-employed, who have far more discretion about how to structure their days.

Without corporate mandates such as weekly team meetings or biweekly project check-ins, entrepreneurs have the ability to wipe out bureaucratic red tape and reach new heights of productivity. But far too often they end up at the other extreme, frittering away their days because they’re unsure of how to leverage their autonomy.

Here are four strategies self-employed professionals can use to schedule meetings more effectively.

First, it’s important to understand the full cost of a meeting. Especially if you’re dealing with clients or colleagues who work in corporations, “Let’s have a meeting” may be the default response to any issue. That causes its own problems, but logistically, it’s not that much of a problem. Their employees are either on-site or can be conferenced in, so a 90-minute meeting takes 90 minutes.

But as a freelancer or entrepreneur, you’re most likely based somewhere else. Your time estimate must include travel time to help you understand the full cost to your productivity, so you can properly calibrate your threshold for consenting to a meeting.

To that end, it’s essential to set ground rules for when an in-person meeting is necessary. Before agreeing to attend a meeting, ask pointed questions about the agenda. Updates can and should be handled through an asynchronous method, like email or chat. You should only agree to attend if an important issue needs to be discussed and decided, and if your participation is key to a good outcome.

his is especially important if you have to travel for your meetings; if you can tackle multiple meetings downtown on one day, you’ve saved yourself hours of painful commuting. Of course, it’s important to be flexible and understand that some situations — unexpected news, an important client request — warrant breaking your patterns.

Finally, meetings — which require active listening and participation, and a quick and thorough reading of others’ emotional cues — can be exhausting. That’s why, where possible, it’s useful to standardize certain elements so you can focus more deeply on the task at hand. For instance, if you can, set a standard meeting location and agenda. Having that template in place lessens the risk of decision fatigue setting in before the gathering starts.

Many people complain about the endless meetings in a corporate environment. But even when they seem to quash productivity, they provide a structure to your day that’s lacking when you’re self-employed. Entrepreneurs, blessed with this freedom, need to learn to deploy it wisely — and scheduling meetings effectively is one of the best places to start.

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