Antes de responder a ese correo electrónico, espere.

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Cuando alguien le envía un correo electrónico o un mensaje de texto, y usted no está seguro de cómo responder. Hay un simple método usted que puede aplicar. Aquí se lo presentamos.

TIEMPO DE LECTURA

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¿Cómo se calcula?

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Alguien le envía un correo electrónico o un mensaje de texto, y usted no está seguro de cómo responder. Se trata de una negociación compleja, o de una situación políticamente sensible. O quizá es simplemente de una persona que le incomoda.

Por un momento, usted se detiene. Pero, para la mayoría de nosotros, la mayoría del tiempo, esa pausa no dura mucho. En lugar de ello reaccionamos, sintiendo la necesidad de elaborar inmediatamente una respuesta. Y comúnmente después hacemos click en “enviar”, sin haberlo pensado por completo. El resultado: un mensaje extraño o incompleto, lo que ocasiona que quien lo recibe haga a su vez una pausa, y entonces reaccione, muchas veces comenzando o continuando un ciclo de mala comunicación e incomprensión.

Hay un simple método de dos pasos para hacer que la pausa funcione para usted. Primero, cómprese un poco de tiempo para pensar. Segundo, siga las cuatro sencillas “C” de la comunicación efectiva, que le ayudan a determinar la mejor manera de contestar en términos de contexto, contenido, canal y contacto.

1. Comprar tiempo:

Hay algunas formas prácticas de comprar algo de tiempo cuando usted recibe un mensaje al que su instinto le dice que no hay que responder o donde no está seguro de cómo hacerlo.

La respuesta no-responsiva: “Recibí su mensaje.” Está pensada para servir como un reconocimiento, pero en realidad es solo un relleno. Puede ofender a alguien en medio de una negociación u otro intercambio serio.

El asienta-expectativas: “Lo recibí. Tengo mucho que hacer hoy, me pondré en contacto con usted mañana en la tarde.” Este suele ser un buen punto intermedio. Provee una respuesta inmediata de reconocimiento y reinicia el reloj.

La pausa confiada: No responda. En serio. Simplemente no. Esperar por al menos 24 horas es una muy buena regla general. No responder es esencialmente una respuesta, que comúnmente puede funcionar en ventaja de usted.

Una vez que haya comprado algo de tiempo, empápese en la información del mensaje y piense en cuál podría ser la mejor respuesta.

Hay cuatro “C” que me han servido como una útil lista para usar durante ese tiempo de pausa antes de responder a un mensaje difícil: contexto, contenido, contacto y canal.

2. Las cuatro C de la comunicación efectiva:

  • Contexto – tener el contexto correcto de la situación es clave. ¿Quiénes son los actores relevantes de la conversación o el hilo de discusión? ¿Existen relaciones, interdependencias y conversaciones previas de las que usted no está enterado? ¿Comprende plenamente lo que está en juego?
  • Contenido – El mensaje debe entregarse de una forma clara, con el tono y estilo correctos para la ocasión. Ordene los hechos y los puntos del mensaje en su cabeza y después enfóquese en presentarlos de la forma más clara, entendible y consistente que sea posible.
  • Contacto – ¿Es usted siquiera la persona correcta para responder? Considere si alguien más podría tener más conocimientos o un mejor estilo para responder, especialmente en una crisis. También tome en cuenta si la persona en el otro lado, que está haciendo una pregunta o provocando una discusión, es el contacto adecuado. Siempre -¡siempre!- tenga cuidado con la función de “responder a todos” y sea juicioso al utilizar la función de “con copia para”.
  • Canal – Solo porque alguien lo contacta por correo electrónico o mensaje de texto, no significa que usted tiene que responder por medio de ese mismo canal. El correo electrónico es genial para transmitir información de hechos –la hoja de cálculo de un modelo de negocios, por ejemplo, o el resumen de una discusión previa, pero, cuando hay temas que resolver, hablarlos usualmente funciona mejor.

“Cuando alguien le envía un correo electrónico comúnmente reaccionamos, sintiendo la necesidad de elaborar inmediatamente una respuesta”.

No responder es en sí mismo es una respuesta, que comúnmente puede funcionar en ventaja de usted”.

Ordene los hechos y los puntos del mensaje en su cabeza y después enfóquese en presentarlos de la forma más clara, entendible y consistente que sea posible”.

Cuando alguien le envía un correo electrónico o un mensaje de texto, y usted no está seguro de cómo responder. Haga una pausa y aplique este simple método de dos pasos para hacer que dicha pausa funcione para usted:

Primero, cómprese un poco de tiempo para pensar. Segundo, siga las cuatro sencillas “C” de la comunicación efectiva, que le ayudan a determinar la mejor manera de contestar en términos de contexto, contenido, canal y contacto.

1. Comprar tiempo: La respuesta no-responsiva: “Recibí su mensaje.” El asienta-expectativas: “Lo recibí. Tengo mucho que hacer hoy, me pondré en contacto con usted mañana en la tarde.” La pausa confiada: No responda. Esperar por al menos 24 horas es una muy buena regla general.

2. Las cuatro C de la comunicación efectiva:

  • Contexto: tener el contexto correcto de la situación es clave.
  • Contenido: El mensaje debe entregarse de una forma clara, con el tono y estilo correctos para la ocasión.
  • Contacto: ¿Es usted siquiera la persona correcta para responder?
  • Canal: Solo porque alguien lo contacta por correo electrónico o mensaje de texto, no significa que usted tiene que responder por medio de ese mismo canal.

© 2015Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

Before You Respond to that Email, Pause

Someone sends you an email message or a text, and you’re unsure how to respond. It’s about a complex negotiation, or a politically sensitive situation. Or maybe it’s just from a person who unnerves you.

For a moment, you pause. But for most of us, most of the time, that pause doesn’t last long. Instead we react, feeling the need to immediately craft a response. And often we then hit “send” without fully thinking. The result: an awkward or incomplete message that causes the recipient to pause, then react, often starting or continuing a cycle of miscommunication and misunderstanding.

There is a simple two-step method to making the pause work for you. First, buy yourself some time to think. Second, follow the four simple C’s of effective communication that help determine how best to respond in terms of the context, content, channel, and contact.

+ Buying Time

There are a few practical ways to buy some time when you get a message where your gut tells you not to respond or where you are not sure how to respond.

The non-response response: “Got your message.” This is meant to serve as an acknowledgement but really is only filler. It may aggravate someone in the midst of a negotiation or other serious exchange.

The expectation-setter: “Got it. Lot on the plate today, I’ll get back to you tomorrow afternoon.” This is often a good middle ground. It provides an immediate response of acknowledgment and resets the timetable.

The confident pause: Don’t respond. Really. Just don’t. Pausing for at least 24 hours is a pretty good rule of thumb. Not responding is its own kind of response, which can often work to your advantage.

Once you’ve bought yourself some time, you soak in the information from the message and think of what the best response might be.

There are four C’s that have served as a useful checklist for me to use during that pause time before I respond to a difficult message: context, content, contact and channel.

+ The Four C’s of Effective Communication:

Context – Having the right situational context is key. Who are the relevant parties to the conversation or discussion thread? Are there relationships and interdependencies and previous conversations that I’m not aware of? Do I fully understand what is at stake?

Content – The message needs to be delivered in clear manner with the right tone and style for the occasion. Get the facts and your message points straight in your head, then focus on delivering them in the clearest, most understandable, most consistent manner possible.

Contact – Are you even the right person to respond? Consider if someone else might be more knowledgeable or better suited in style to respond, especially in a crisis. Also, consider if the person on the other side who is asking a question or provoking a discussion is the right contact person as well. And always – always! – be wary of “reply all” and judicious with the cc function.

Channel – Just because someone contacts you by email or text does not mean you have to respond by that channel. Email is great for transmitting factual information – a spreadsheet of a business model, for example, or a summary of a prior discussion. But when there are issues to resolve, talking usually works better.

(Anthony Tjan is CEO, managing partner and founder of the venture capital firm Cue Ball, vice chairman of the advisory firm Parthenon, and co-author of “Heart, Smarts, Guts, and Luck.”)

© 2014 Harvard Business School Publishing Corp.

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