Cómo dar una presentación que tiene muchos datos

texto alt

Saber cómo desarrollar y hacer una presentación impulsada por datos se ha vuelto una habilidad crucial para muchos profesionistas. Le presentamos algunos trucos respecto a lo que se requiere para crear una exitosa presentación basada en datos.

TIEMPO DE LECTURA

texto alt

¿Cómo se calcula?

Descargar Contenido

Saber cómo desarrollar y hacer una presentación impulsada por datos se ha vuelto una habilidad crucial para muchos profesionistas, ya que muchas veces debemos contar a nuestros colegas una historia acerca del éxito de una nueva iniciativa, la promesa de una nueva oportunidad de negocios o el imperativo de un cambio en la estrategia –historias que son mucho más convincentes cuando están respaldadas por números.

En los últimos cuatro años, la información se ha vuelto una parte cada vez más grande de mis propias presentaciones y he disfrutado el privilegio de trabajar de cerca con analistas de datos, diseñadores de infografías y mi propio redactor de discursos, lo que me ha ayudado a dominar algunos trucos respecto a lo que se requiere para crear una exitosa presentación basada en datos.

  • Como con cualquier comunicación, comience pensando acerca de su audiencia. ¿Ante quienes se estará presentando y qué tanto saben sobre el tema? Una buena regla general es observar la leyenda en sus estadísticas. Si no puede contar con que la audiencia sepa a qué se refiere cada leyenda en la imagen, usted necesita pasar algo de tiempo en el contexto antes de entrar a los números.
  • Es fácil dejar que los datos controlen su presentación, así que asegúrese de que conoce la historia general que está tratando de contar y use moderadamente las imágenes estadísticas para respaldarla. Usted no está tratando de dominar al enemigo a través del mero volumen de la información que puede traer para respaldar su argumento, sino que está usando los datos estratégicamente, cuando ofrecen evidencia clara y concreta de la historia que narra.
  • Es raro que alguien retenga todos los números de su presentación, así que piense acerca de las palabras que capturan la idea, perspectiva o conclusión que usted quiere que ellos se lleven consigo. En lugar de sólo aventar una gráfica de barras, mostrando los niveles de compromiso de los empleados respecto a las diferentes formas de trabajo, construya el camino hacia esa gráfica clave con una historia acerca del impacto de los arreglos laborales en la satisfacción de los empleados –ilustrada, de ser posible, por verdaderos ejemplos humanos.
  • Conforme hace la presentación, recuerde que a la gente le toma un poco de tiempo digerir una gráfica o una tabla de información. Tome el tiempo para desarrollar la historia que observa en la información, de modo que le sea claro a alguien que no ha estado observando ese grupo de datos a lo largo de las últimas seis semanas. Hable más lento de lo normal y considere pausar por un momento a mitad de la gráfica, para permitirle a las personas el tiempo de observar los datos; Incluso si usted prefiere esperar hasta el final de la presentación para recibir cuestionamientos, pregunte si alguien necesita que usted le clarifique el gráfico.
  • Aunque las aclaraciones son útiles, esto no significa que usted puede dejar de lado lo visual. Incluso si todo lo que hace es producir sus gráficas con una herramienta como Infogram o Tableau -que producen gráficas que se ven mucho mejor que las que escupe Excel- usted mejorará inmediatamente sus presentaciones basadas en datos.
  • Por último, hay mucho valor en dejar que las personas se queden con una copia física (o virtual) de sus gráficas, de forma en que puedan ver los números más de cerca después de su presentación. Ya que los reportes basados en datos tienden a circularse, asegúrese de que cualquier gráfica que incluya pueda entenderse por sí sola, sin que usted tenga que explicarla: Anote la fuente de sus datos, haga una leyenda clara y acompañe sus gráficas con textos que le permitan a las personas darle sentido a un punto específico de información.

“Si no puede contar con que la audiencia sepa a qué se refiere cada leyenda en la imagen, usted necesita pasar algo de tiempo en el contexto antes de entrar a los números”.

“ Es fácil dejar que los datos controlen su presentación, así que asegúrese de que conoce la historia general que está tratando de contar y use moderadamente las imágenes estadísticas para respaldarla”.

“ Conforme hace la presentación, recuerde que a la gente le toma un poco de tiempo digerir una gráfica o una tabla de información”.

Saber cómo desarrollar y hacer una presentación impulsada por datos se ha vuelto una habilidad crucial para muchos profesionistas. Le presentamos algunos trucos respecto a lo que se requiere para crear una exitosa presentación basada en datos.
• Comience pensando acerca de su audiencia. ¿Ante quienes se estará presentando y qué tanto saben sobre el tema?
• Es fácil dejar que los datos controlen su presentación, así que asegúrese de que conoce la historia general que está tratando de contar y use moderadamente las imágenes estadísticas para respaldarla
• En lugar de sólo aventar una gráfica de barras, construya el camino hacia esa gráfica clave con una historia acerca del impacto de los datos.
• Tome el tiempo para desarrollar la historia que observa en la información, de modo que le sea claro a alguien que no ha estado observando ese grupo de datos a lo largo de las últimas seis semanas.
• Elabore sus gráficas con una herramienta como Infogr.am o Tableau -que producen gráficas que se ven mucho mejor que las que escupe Excel- usted mejorará inmediatamente sus presentaciones basadas en datos.
• Por último, hay mucho valor en dejar que las personas se queden con una copia física (o virtual) de sus gráficas, de forma en que puedan ver los números más de cerca después de su presentación.

© 2017Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

También le puede interesar:

Convenza a su jefe de dejarle trabajar a distancia

E-Book: 10 artículos esenciales sobre Inteligencia Emocional

Kit: Herramientas para entender las Finanzas Vol. 1


How to Give a Data-Heavy Presentation

Knowing how to develop and deliver a data-driven presentation is now a crucial skill for many professionals, since we often have to tell our colleagues a story about the success of a new initiative, the promise of a new business opportunity, or the imperative of a change in strategy — stories that are much more compelling when they’re backed by numbers.

In the past four years, data has become a bigger and bigger part of my own presentations, and I’ve enjoyed the luxury of working closely with data analysts, infographic designers and my own in-house speechwriter, which has helped me pick up some tricks on what it takes to create a successful data-driven presentation.

— As with any communication, start by thinking about your audience. Who are you presenting to, and how much do they know about the topic? A good rule of thumb is to look at the legend on your charts: If you can’t count on the audience knowing what each item in the legend actually refers to, you need to spend some time on setup before you get to the numbers.

— It’s easy to let the data overtake your presentation, so be sure you know the overall story you’re trying to tell, and use charts sparingly to support your story. You’re not trying to subdue your enemy through the sheer volume of data you can bring to bear on your argument; you’re using data strategically, when it provides clear and concrete evidence for the story you’re telling.

— It’s rare that anyone will retain all the actual numbers in your presentation, so think about the words that capture the idea, insight, or conclusion you want them to hold onto. Instead of simply throwing up a bar chart that shows levels of employee engagement versus different working arrangements, build to that key chart with a story about the impact of working arrangements on employee satisfaction — illustrated by actual human examples, if possible.

— As you present, remember that it takes people some time to digest a chart or data table. Take the time to spell out the story you see in the data so that it’s clear to someone who hasn’t been poring over that dataset for the past six weeks. Speak slower than you usually do, and consider pausing for a moment mid-chart, to allow people the time to absorb the data; even if you prefer to wait until the end of your presentation for questions, ask if anyone needs you to clarify the chart.

— While clarifying statements are helpful, that doesn’t mean you can neglect the visuals. If all you do is produce your charts with a tool like Infogr.am or Tableau — both of which will produce charts that look a heck of a lot better than what Excel spits out — you’ll immediately improve your data-driven presentations.

— Lastly, there is a lot of value in leaving people with a physical (or virtual) copy of your charts, so that they can look at the numbers more closely after your presentation. Since data-driven decks and reports tend to get circulated, make sure that any charts you include can stand on their own, without you speaking to them: Note the source of your data, make your legend clear, and annotate your charts with callouts that show people how to make sense of a specific data point.

¿Qué te ha parecido?

Si encontró algún error gramatical en este artículo, por favor notifíquelo a nuestros editores seleccionando el texto y presionando:“Ctrl + Enter”.

Comments are closed.