Cómo esquivar a un colega que le hace perder el tiempo

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Las personas no pretenden que su comunicación sea una carga. Sin embargo, este suele ser el caso con algunos colegas.
Si tiene colegas que innecesariamente demandan demasiado tiempo, he aquí cuatro estrategias para desviar sus solicitudes.

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Las personas no pretenden que su comunicación sea una carga. Sin embargo, este suele ser el caso con algunos colegas. Usted le teme a sus correos electrónicos y mensajes de voz, porque cada uno de ellos implica más tiempo y nuevas obligaciones.

No es malicia lo que lleva algunas personas a sobrecargar su bandeja de entrada o desperdiciar su tiempo. Algunos de sus colegas simplemente podrían estar menos ocupados -o ser menos eficientes- que usted, pero su insistencia en darse una vuelta por su escritorio para platicar, o bombardearlo con información innecesaria respecto a proyectos en los que usted está colaborando, puede rápidamente entorpecer su productividad.

Si tiene colegas que innecesariamente demandan demasiado tiempo, he aquí cuatro estrategias para desviar sus solicitudes:

  • Clarifique la razón para la solicitud: Un colega le pide ponerse al corriente durante el almuerzo. ¿Cómo responder? Antes de decir que sí, vale la pena entender qué es lo que está pidiendo realmente la persona. Usted podría asumir que quiere discutir el estatus de un proyecto en el que están trabajando juntos. Sin embargo, él podría tener intenciones puramente sociales, o preguntar su consejo respecto a un tema no relacionado. Clarificar lo ayudará a tomar una buena decisión respecto a si usted quiere dedicar su tiempo en él, en lugar de sentirse engañado después.
  • No caiga por default en una llamada telefónica: Si usted está tratando de hacer un importante trabajo estratégico, incluso una llamada extra puede tener un efecto disruptivo. Por eso es importante cuestionar educadamente dicha premisa. De ser posible, sugiera una opción que consuma menos tiempo, como enviar información a través de correo electrónico.
  • Retrase estratégicamente sus respuestas: Otro desperdicio de tiempo es el intercambio de mensajes. Algunas personas, si no tienen prioridades de mayor importancia, quedan atrapadas en la descarga de dopamina de una cadena de correos electrónicos. A menos que la situación sea verdaderamente urgente, puede ser útil responder ahora para liberar su bandeja de entrada, pero usar alguna herramienta como Boomerang para agendar que las respuestas se envíen algunas horas, o incluso algunos días después, dependiendo del tema. El retraso en la respuesta suele enfriar su ardor y les permite enfocarse en otras cosas.
  • Tenga una conversación: Puede ser incómodo tener una conversación con su colega respecto a la forma en que trabajan juntos, pero si su comportamiento es persistente, usted se molestará —y su frustración seguramente se filtrará en formas inútiles y pasivo agresivas. En lugar de ello, trate el tema directamente y tome la responsabilidad respecto a sus preferencias.

“Clarificar lo ayudará a tomar una buena decisión respecto a si usted quiere dedicar su tiempo en él, en lugar de sentirse engañado después”.

“De ser posible, sugiera una opción que consuma menos tiempo, como enviar información a través de correo electrónico”.

“El retraso en la respuesta suele enfriar su ardor y les permite enfocarse en otras cosas”.

Las personas no pretenden que su comunicación sea una carga. Sin embargo, este suele ser el caso con algunos colegas. No es malicia lo que lleva algunas personas a sobrecargar su bandeja de entrada o desperdiciar su tiempo.

Si tiene colegas que innecesariamente demandan demasiado tiempo, he aquí cuatro estrategias para desviar sus solicitudes:

  • Clarifique la razón para la solicitud: Clarificar lo ayudará a tomar una buena decisión respecto a si usted quiere dedicar su tiempo en él, en lugar de sentirse engañado después.
  • No caiga por default en una llamada telefónica: Si usted está tratando de hacer un importante trabajo estratégico, incluso una llamada extra puede tener un efecto disruptivo.
  • Retrase estratégicamente sus respuestas: Otro desperdicio de tiempo es el intercambio de mensajes.
  • Tenga una conversación: trate el tema directamente y tome la responsabilidad respecto a sus preferencias.

© 2017Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

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How to Fend Off a Colleague Who Wastes Your Time

People don’t intend for their communication to be a burden. And yet that’s often the case with some colleagues. You dread their emails and voicemails because each entails more time and new obligations.

It’s not malice that leads some people to overtax your inbox or waste your time. Some of your colleagues may simply be less busy — or less efficient — than you, and their insistence on stopping by your desk to chat or bombarding you with unnecessary information about projects you’re collaborating on can quickly deaden your productivity.

If you have colleagues who needlessly demand too much of your time, here are four strategies for deflecting their entreaties:

• Clarify the reason for the request: A colleague asks you to catch up over lunch. How do you respond? Before saying yes, it pays to understand what the person is really asking. You might assume that he wants to discuss the status of a project you’re working on together. But he may have purely social intentions, or want to ask your advice about an unrelated matter. Clarifying will help you make a good decision about whether you want to allocate your time to him, rather than feeling misled afterward.

• Don’t default to a phone call: If you’re trying to do important strategic work, even one extra call can have a disruptive effect. That’s why it’s important to politely question the premise. If possible, suggest a less time-consuming option, such as sending information via email.

• Strategically delay your responses: Another time waster is rapid back-and-forth messaging. Some people, if they don’t have more important priorities, get caught up in the dopamine rush of an email chain. Unless the matter is truly urgent, it can be useful to respond now to clear out your inbox, but use a tool such as Boomerang to schedule it to be sent a few hours, or even days, later, depending on the topic. The time delay often cools their ardor and allows them to focus on other things.

• Have a conversation: It can be awkward to have a conversation with your colleague about the way you work together, but if his behavior is persistent, you’ll get annoyed — and your frustration will likely seep out in unhelpful, passive-aggressive ways. Instead, bring it up directly and take responsibility for your preferences.

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