Cómo establecer un día libre de reuniones cada semana

Tener un día libre de reuniones a la semana puede llegar a ser la diferencia entre alcanzar confiadamente sus objetivos estratégicos y batallar para mantenerse con el día a día. Para lograrlo le planteamos estos pasos que incrementará su probabilidad de éxito.

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Un ajuste a su agenda semanal podría hacer la diferencia entre alcanzar confiadamente sus objetivos estratégicos y batallar para mantenerse con el día a día. ¿Ese simple cambio? Tener un día libre de reuniones.

Establecer un día sin reuniones es una técnica que utilicé a lo largo del 2016 para completar una propuesta de libro y escribir el manuscrito de mi tercer libro. Al darse un día libre de reuniones a la semana, reduce el cambio de contexto que puede alentar el trabajo dedicado a los proyectos. Usted simplemente trabaja.

Sin embargo, un día libre de reuniones no la mejor opción para todos. Para aquellos que tienen problemas manteniendo su enfoque, se aburren fácilmente o son extrovertidos, un día sin juntas podría asesinar la productividad.

Sin embargo, para las personas a las que les gusta hiper enfocarse y encuentran difícil el cambiar de tareas, un día libre de juntas cambia el juego. Al seguir estos pasos, usted incrementará su probabilidad de éxito.

Paso 1: Haga el Compromiso

He sido dueño de mi empresa por más de 11 años. Incluso así, luché un poco mentalmente cuando comencé a implementar un día libre de reuniones.

Por ello, para comenzar bloqueé todos los miércoles en mi calendario. De esta forma, cuando las personas usaban mi sistema de agendas en línea, el miércoles simplemente no era una opción. Hacer del día libre de juntas un evento recurrente, en lugar de elegir el día una semana a la vez, incrementó mis probabilidades de definir límites y cumplirlos.

Paso 2: Re-Entrene a Otros

Discuta su estrategia con su jefe y colegas cercanos. Esa conversación puede incluir el porqué ve esto como una parte importante de su agenda y lo que las personas pueden esperar de usted, no sólo en términos de reuniones, sino también en términos de comunicación, incluyendo el cuándo estará (o no) disponible para contestar correos electrónicos.

Además, defina barreras físicas. Podría ser simplemente cerrar una puerta, entrar a un área privada de trabajo, reubicarse a una cafetería o trabajar desde casa.

Paso 3: Elija Sabiamente Su Trabajo

Aprovechará al máximo su día libre de reuniones cuando trabaje en proyectos que requieran enfoque y pensamiento de alto nivel, como escribir, el pensamiento estratégico, análisis, codificar, diseñar o un proyecto muy complejo.

No vaya al día libre de reuniones sin un plan. Yo recomiendo seleccionar un proyecto muy grande en el que esté trabajando, o elegir dos o tres entregables distintos. Decida enfocarse en avanzar estos temas -y sólo estos temas.

Paso 4: Ignore Las Tareas Rutinarias Y El Correo Electrónico

Se sentirá extraño la primera vez que tome un día libre de reuniones. Para tranquilizar su mente, considere poner una respuesta automática de que está fuera de la oficina, dejando que otros se enteren acerca de su día de trabajo enfocado. Este mensaje de que está fuera de la oficina le de la libertad para posponer réplicas y evita que sea absorbido por el trabajo rutinario.

Al tener un de libre de reuniones, no sólo puede cambiar su agenda, sino también hacer que el lograr trabajo importante sea una parte fácil y casi espontánea de su vida laboral.

“Al darse un día libre de reuniones a la semana, reduce el cambio de contexto que puede alentar el trabajo dedicado a los proyectos. Usted simplemente trabaja”.

“No vaya al día libre de reuniones sin un plan. Yo recomiendo seleccionar un proyecto muy grande en el que esté trabajando”.

“Al tener un de libre de reuniones, no sólo puede cambiar su agenda, sino también hacer que el lograr trabajo importante sea una parte fácil y casi espontánea de su vida laboral”.

Tener un día libre de reuniones a la semana puede llegar a ser la diferencia entre alcanzar confiadamente sus objetivos estratégicos y batallar para mantenerse con el día a día. Para lograrlo le planteamos estos pasos que incrementará su probabilidad de éxito.

Paso 1: Haga el Compromiso: Hacer del día libre de juntas un evento recurrente, en lugar de elegir el día una semana a la vez, incrementó mis probabilidades de definir límites y cumplirlos.

Paso 2: Re-Entrene a Otros: Discuta su estrategia con su jefe y colegas cercanos, defina barreras físicas.

Paso 3: Elija Sabiamente Su Trabajo: Aprovechará al máximo su día libre de reuniones cuando trabaje en proyectos que requieran enfoque y pensamiento de alto nivel, como escribir, el pensamiento estratégico, análisis, codificar, diseñar o un proyecto muy complejo.

Paso 4: Ignore Las Tareas Rutinarias Y El Correo Electrónico: considere poner una respuesta automática de que está fuera de la oficina, dejando que otros se enteren acerca de su día de trabajo enfocado.

© 2017 Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

How to Establish a Meeting-Free Day Each WeekTítulo

One tweak to your weekly schedule could make the difference between confidently accomplishing your strategic objectives and scrambling to keep up with the day-to-day. That simple change? Having a meeting-free day.

Establishing one day with no meetings is a technique that I used throughout 2016 to complete a book proposal and write the manuscript for my third book. By giving yourself one meeting-free day per week, you reduce the context-switching that can slow down dedicated project work. You simply work.

A meeting-free day isn’t the best option for everyone, though. For those who have trouble keeping their focus, become bored easily or are extroverted, a meeting-free day may be a productivity killer.

But for people who like to hyperfocus and find it difficult to switch tasks, a meeting-free day is a game changer. By following these steps, you will increase your chance of success.

STEP 1: MAKE THE COMMITMENT

I have owned my business for over 11 years. Even so, I struggled a bit mentally when I began to implement a meeting-free day.

So to start, I blocked off every Wednesday on a recurring basis on my calendar. That way, when people used my online scheduling system, Wednesday simply wasn’t an option. Making a meeting-free day a recurring event instead of picking the day week by week increased my chances of setting boundaries and following through.

STEP 2: RETRAIN OTHERS

Discuss your strategy with close colleagues and your boss. That conversation can include why you see this as an important part of your schedule and what people can expect from you not only in terms of meetings but also in terms of communication, such as when you will (or won’t) be available on email.

In addition, set up physical boundaries. It could be simply closing a door, going into a private work area, relocating to a coffee shop or working from home.

STEP 3: PICK YOUR WORK WISELY

You’ll get the most out of your meeting-free day when you work on projects that require focus and high-level thinking, such as writing, strategic thinking, analysis, coding, designing or a project with a lot of complexity.

Don’t go into a meeting-free day without a plan. I recommend selecting a very big project that you’re working on or picking two to three discrete deliverables. Decide to focus on moving these items — and only these items — forward.

STEP 4: IGNORE ROUTINE TASKS AND EMAIL

You’ll feel awkward when you first take on the meeting-free day. To put your mind at ease, consider putting up an out-of-office response, letting others know about your day of focused work. This out-of-office message gives you the freedom to postpone replies and prevents you from getting sucked into day-to-day work.

By having a meeting-free day, you can not only change your schedule but also make getting important work done an easy, almost effortless part of your work life.

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