Deje de gastar su tiempo en llamadas telefónicas

Las llamadas telefónicas son interrupciones que nos pueden consumir por lo menos 30 minutos y 23 más en lograr volver a concentrarse. En este artículo le presentamos tres formas en las que minimizo todas las interacciones telefónicas, excepto las más esenciales.

TIEMPO DE LECTURA

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¿Cómo se calcula?

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En promedio, las personas reciben más de 100 correos electrónicos laborales por día, y se ha convertido en sabiduría popular que, en algún punto, usted debería simplemente tomar el teléfono. Sin embargo, a pesar de los beneficios de llamar -resolver problemas en tiempo real- yo evito casi todas las llamadas. No soy la única. El número de correo de voz que son dejados y recuperados del buzón, se ha reducido recientemente en forma constante, grandes compañías, como Coca-Cola, están eliminando el correo de voz en lo absoluto y los millenials parecen aborrecer las llamadas telefónicas.

Yo evito la mayoría de las llamadas por dos razones. La primera es productividad: toma 23 minutos recuperarse de una distracción en el trabajo. Además, el tiempo mínimo para una llamada suele ser de 30 minutos, mientras que incluso los correos electrónicos más cargados de información requieren sólo de 5:00 a 10:00 minutos para escribirse. Al agendar una llamada, usted suele estar alargando un proceso que podría completarse en una tercera parte del tiempo.

La segunda razón es que puede ser difícil tomar buenas decisiones en el momento si es que una solicitud lo sorprende vía telefónica. Usted podría necesitar tiempo para reflexionar o definir las palabras adecuadas, y la presión de estar en la línea con alguien puede entorpecer sus esfuerzos.

He aquí tres formas en las que minimizo todas las interacciones telefónicas, excepto las más esenciales:

  • Separar bloques de tiempo para llamadas telefónicas: Para minimizar la disrupción de las llamadas telefónicas, cree bloques continuos de agenda, de forma que pueda reunir sus llamadas telefónicas. Herramientas de agenda en línea como ScheduleOnce y TimeTrade le permiten identificar sus bloques y se los envían a sus colegas, de forma que puedan agendarlos directamente.
  • Posponer y retrasar: Algunas personas podrían responder de mala manera si declina una llamada. Sin embargo, usted puede minimizar el dolor, y quizás evitar la obligación por completo, si la retrasa. En lugar de acceder de inmediato a una llamada telefónica, proponga que le envíen por correo electrónico algunos detalles de antemano. Si usted es preciso en su solicitud de información, puede lograr casi todos los objetivos vía correo electrónico y la llamada sería innecesaria.
  • Canalizar solicitudes hacia su plataforma preferida: algunas veces recibo correos electrónicos pidiendo mi número telefónico, pero no lo doy. Sólo porque colegas o clientes potenciales quieren llamarme, no significa que yo necesito responder de acuerdo a sus preferencias. En lugar de ello, escribo de regreso, “la mejor y más rápida forma de contactarme es a través del correo electrónico.” Lo mismo aplica para mí correo de voz: en la grabación señalo que la mejor forma de contactarme es a través del correo electrónico y después doy mi dirección.

“Al agendar una llamada, usted suele estar alargando un proceso que podría completarse en una tercera parte del tiempo.

“Usted podría necesitar tiempo para reflexionar o definir las palabras adecuadas, y la presión de estar en la línea con alguien puede entorpecer sus esfuerzos”.

“Algunas personas podrían responder de mala manera si declina una llamada. Sin embargo, usted puede minimizar el dolor, y quizás evitar la obligación por completo, si la retrasa”.

En la mayoría de los casos es recomendable evitar las llamadas telefónicas por dos razones: la primera es productividad, toma 23 minutos recuperarse de una distracción en el trabajo. Además, el tiempo mínimo para una llamada suele ser de 30 minutos, mientras que incluso los correos electrónicos más cargados de información requieren sólo de 5:00 a 10:00 minutos para escribirse. La segunda razón es que puede ser difícil tomar buenas decisiones en el momento si es que una solicitud lo sorprende vía telefónica.

He aquí tres formas en las que minimizo todas las interacciones telefónicas, excepto las más esenciales:

  • Separar bloques de tiempo para llamadas telefónicas: Para minimizar la disrupción de las llamadas telefónicas, cree bloques continuos de agenda, de forma que pueda reunir sus llamadas telefónicas.
  • Posponer y retrasar: En lugar de acceder de inmediato a una llamada telefónica, proponga que le envíen por correo electrónico algunos detalles de antemano. Si usted es preciso en su solicitud de información, puede lograr casi todos los objetivos vía correo electrónico y la llamada sería innecesaria.
  • Canalizar solicitudes hacia su plataforma preferida.

© 2015Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

Stop Wasting Your Time on Phone Calls

On average, people receive more than 100 work emails per day, and it’s become common wisdom that, at some point, you should just pick up the phone. But despite the merits of calling someone — notably, resolving issues in real time — I avoid almost all calls. I’m not alone. The number of voicemails left, and retrieved, has steadily declined recently, major companies like Coca-Cola are eliminating voicemail altogether and millennials seem to abhor phone calls.

I eschew most calls for two reasons. The first is productivity: It takes 23 minutes to recover from a distraction at work. Also, the minimum time slot for a call is usually 30 minutes, while even the most information-laden emails take just five to 10 minutes to compose. By scheduling a call, you’re often drawing out a process that could be completed in a third of the time.

The second reason is that it can be hard to make good decisions in the moment if a request surprises you on the phone. You may need time to reflect or get your wording right, and the pressure of being on the line with someone may hinder your efforts.

Here are three ways I minimize all but the most essential phone interactions:

— SET ASIDE BLOCKS OF TIME FOR CALLS: To minimize the disruption of phone calls, create back-to-back scheduling blocks, so you can bundle your calls together. Online scheduling tools like ScheduleOnce and TimeTrade let you identify your blocks and send them to colleagues so they can book slots directly.

— POSTPONE AND DELAY: Some people may respond poorly if you decline a call. But you can minimize the pain, and perhaps avoid the obligation entirely, if you delay. Instead of immediately agreeing to a call, make a case for emailing some details in advance. If you’re precise in your request for information, you can accomplish almost all the objectives via email and the call may prove unnecessary.

— CHANNEL REQUESTS TO YOUR PREFERRED PLATFORM: I’ll sometimes receive emails asking for my phone number, but I don’t give it out. Just because colleagues or potential clients want to call me doesn’t mean I need to respond to their preferences. Instead, I write back, “The fastest and best way to reach me is through email.” The same goes for my voicemail inbox: In my recording I state that the best way to contact me is via email and then I give my address.

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