3 formas de hacer espacio a las pequeñas tareas para las que nunca tiene tiempo

3 formas de hacer espacio para las pequeñas tareas para las que nunca tiene tiempo

Todo profesional enfrenta un incesante aluvión de tareas triviales, este trabajo de bajo valor es particularmente fastidioso a la luz del Principio de Pareto. Si no puede permitirse ignorar por completo el correo electrónico u otras tareas de bajo valor, y sus opciones para delegarlas son limitadas, he aquí tres técnicas para hacer las cosas.

TIEMPO DE LECTURA

texto alt

¿Cómo se calcula?

Descarga este Artículo¡Hazte PREMIUM ahora!

Todos quisiéramos pasar nuestra jornada laboral en actividades de alto valor: definir estrategia, alentar la innovación y aconsejar a empleados prometedores. Sin embargo, todo profesional enfrenta un incesante aluvión de tareas triviales -la saturada bandeja de entrada, las presentaciones que prometió llevar a cabo, la pila de papeles que debe archivar o los artículos que necesita leer.

Este trabajo de bajo valor es particularmente fastidioso a la luz del Principio de Pareto, adagio — ahora convertido en evangelio para Silicon Valley y muchos círculos empresariales — de que el 20% de sus actividades son responsables del 80% del valor que usted genera. La idea es que, si puede deshacerse de lo que es menos importante, podrá duplicar esfuerzos en sus contribuciones más importantes.

Algunas veces puede deshacerse de estas actividades, pero debe reconocer que hay un precio. Tim Ferriss, autor del exitoso libro “The 4-Hour Workweek,” promueve este enfoque. Él escribió que, después de un largo viaje internacional, durante el cual evitó el correo electrónico, se había perdido de una gran cantidad de mensajes de mucha importancia, incluyendo la crisis de un centro logístico que le ocasionó perder más del 20% de las órdenes mensuales para su negocio, oportunidades de entrevistas en los medios que habían expirado y más de una docena de ofertas para trabajar en sociedad. Sin embargo, en lugar de lamentarse por estas oportunidades perdidas, aceptó la pérdida. “Muchas veces,” escribió, “para hacer las cosas grandes debe dejar que sucedan pequeñas cosas malas. Esta es una habilidad que queremos cultivar.”

Quizá. Sin embargo, si usted trabaja para alguien más, el nivel de tolerancia para estas oportunidades perdidas es mucho menor. Si no puede permitirse ignorar por completo el correo electrónico u otras tareas de bajo valor, y sus opciones para delegarlas son limitadas, he aquí tres técnicas para hacer las cosas:

  • Agrupe en lotes sus tareas menos importantes. Cuando hace estas en un solo bloque, crea una idea de impulso. Usted puede hacer esto en solitario o, en algunos casos, comunitariamente. En Nueva York, por ejemplo, usted puede asistir a un “Cave Day,” un evento que le permite a los profesionistas pasar el domingo en una instalación de trabajo colectivo y dedicarse a tareas como limpiar su bandeja de entrada y escribir tarjetas de agradecimiento.
  • Pruebe la “estrategia del pequeño goteo.” Este enfoque incremental involucra identificar pequeños bloques de tiempo en su horario -típicamente de 15 a 30 minutos al día- y ocuparlos con tareas de bajo valor. Recientemente tuve que verificar cuánto le había pagado a mi asistente virtual el año pasado y enviar la información a mi contador. Es una tarea aburrida, pero obligatoria, que es fácil dejar para después. Sin embargo, cuando revisé mi calendario y vi una ventana de 15 minutos entre dos llamadas, lo asigné y lo hice. Usted puede buscar estos huecos en su agenda, o separar una media hora para trabajo burdo, quizá al final de la jornada laboral, cuando su energía y habilidad de pensar creativamente se han agotado.
  • Posponer estratégicamente. Sopese el valor de la oportunidad que alguien le ofrece y defina su propio cronograma para manejarla. Si dicho cronograma funciona también para la otra persona, es una feliz coincidencia. Si no, usted ya se había reconciliado con la posibilidad de perder esa oportunidad. Yo suelo asumir este enfoque cuando se trata de solicitudes que me mandan los bloggers. Si alguien está escribiendo una publicación para un blog personal, me gustaría ayudar, pero no quiero sacrificar una tarea importante para hacerlo. Eventualmente le respondo, pero podría tomarme días, o incluso semanas. Si el blogger todavía puede usar mi aporte, fantástico. Si no, es sólo una pérdida menor.

“La idea es que, si puede deshacerse de lo que es menos importante, podrá duplicar esfuerzos en sus contribuciones más importantes”.

“Algunas veces puede deshacerse de estas actividades, pero debe reconocer que hay un precio”.

“Sopese el valor de la oportunidad que alguien le ofrece y defina su propio cronograma para manejarla”.

Todo profesional enfrenta un incesante aluvión de tareas triviales, este trabajo de bajo valor es particularmente fastidioso a la luz del Principio de Pareto. Si no puede permitirse ignorar por completo el correo electrónico u otras tareas de bajo valor, y sus opciones para delegarlas son limitadas, he aquí tres técnicas para hacer las cosas.

  • Agrupe en lotes sus tareas menos importantes. Cuando hace estas en un solo bloque, crea una idea de impulso. Usted puede hacer esto en solitario o, en algunos casos, comunitariamente.
  • Pruebe la “estrategia del pequeño goteo.” Este enfoque incremental involucra identificar pequeños bloques de tiempo en su horario -típicamente de 15 a 30 minutos al día- y ocuparlos con tareas de bajo valor.
  • Posponer estratégicamente. Sopese el valor de la oportunidad que alguien le ofrece y defina su propio cronograma para manejarla. Si dicho cronograma funciona también para la otra persona, es una feliz coincidencia. Si no, usted ya se había reconciliado con la posibilidad de perder esa oportunidad.

© 2017Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

3 Ways to Make Time for the Little Tasks You Never Make Time For

We’d all like to spend our workday on high-value activities: setting strategy, fostering innovation and mentoring promising employees. But every professional faces a relentless deluge of niggling tasks — the overflowing inbox, the introductions you promised to make, the stack of paperwork you have to file or the articles you ought to read.

This low-value work is particularly vexing in light of the Pareto Principle, the adage — now gospel in Silicon Valley and many business circles — that 20% of your activities are responsible for 80% of the value you create. If you can jettison what’s least important, the thinking goes, you can double down on what’s driving your most important contributions.

Sometimes you can let go of these activities, but you have to recognize that there is a price. Tim Ferriss, author of the best-seller “The 4-Hour Workweek,” advocates this approach. After an extended trip abroad during which he avoided email, he wrote that he had missed a large number of critical messages, including a fulfillment center crisis that caused him to lose more than 20% of monthly orders for his business, media interview opportunities that had expired and more than a dozen partnership offers. Rather than mourning these lost chances, however, he embraced them. “Oftentimes,” he wrote, “in order to do the big things, you have to let the small bad things happen. This is a skill we want to cultivate.”

Perhaps. But if you work for someone else, the tolerance level for these missed opportunities is a lot lower. If you can’t afford to ignore email or other low-value tasks entirely, and your options for delegating are limited, here are three techniques to get things done:

— BATCH YOUR LESS IMPORTANT TASKS. When you do these in one fell swoop, you create a sense of momentum. You can do this solo or, in some cases, communally. In New York, for example, you can attend a “Cave Day,” an event that allows professionals to spend a Sunday at a co-working facility and plow through tasks such as cleaning your inbox and writing thank-you cards.

— TRY THE “SMALL-DRIP STRATEGY.” This incremental approach involves identifying small blocks of time in your schedule — typically 15–30 minutes per day — and matching them with low-value tasks. I recently had to look up how much I paid my virtual assistant last year and send the information to my accountant. It’s a boring, but mandatory, task that’s easy to put off. But when I reviewed my calendar and saw a 15-minute window between two calls, I slotted it and accomplished it. You can look for these holes in your schedule, or set aside a half-hour for grunt work, perhaps at the end of the workday when your energy and ability to think creatively have tapered off.

— PROCRASTINATE STRATEGICALLY. Weigh the value of an opportunity that someone has offered you and set your own timeline for handling it. If the timeline happens to work for the other person, it’s a happy coincidence. If it doesn’t, you’ve already reconciled yourself to the possibility of missing out. I often take this approach when it comes to requests from bloggers. If someone is writing a post for a personal blog, I’d like to help out, but don’t want to sacrifice an important task to do so. I write back eventually, but it may take me days, or even weeks. If the blogger can still use my quote, fantastic. If not, it’s only a minor loss.

¿Qué te ha parecido?

Si encontró algún error gramatical en este artículo, por favor notifíquelo a nuestros editores seleccionando el texto y presionando:“Ctrl + Enter”.

print

Comments are closed.