Cómo dar un Coaching efectivo a distancia

Mark Rosen fue diagnosticado con la enfermedad de Lou Gehrig en 2001. Para el 2003 ya no podía hablar de forma entendible o caminar. “Sabía que no podría seguir facilitando reuniones de equipo ni dar presentaciones estratégicas- pilares de los servicios de consultoría que había proveído por muchos años. Sin embargo, aun así, amaba mi trabajo y necesitaba seguir activo, y mis clientes estaban abiertos a probar un nuevo enfoque”.


Este artículo le será útil para:

TIEMPO DE LECTURA

texto alt

¿Cómo se calcula?

Descarga este Artículo

Fui diagnosticado con la enfermedad de Lou Gehrig en 2001. Para el 2003 ya no podía hablar de forma entendible o caminar. Sabía que no podría seguir facilitando reuniones de equipo ni dar presentaciones estratégicas- pilares de los servicios de consultoría que había proveído por muchos años. Sin embargo, aun así amaba mi trabajo y necesitaba seguir activo, y mis clientes estaban abiertos a probar un nuevo enfoque, así que comencé a instruir exclusivamente a través de diálogo escrito en mensajes instantáneos, correos y otros documentos electrónicos.

Esto comenzó como un experimento. Mis clientes y yo estábamos escépticos de qué tanto funcionaría. Suponíamos que la falta de integración personal dificultaría un diálogo abierto. Sin embargo, este no ha sido el caso. De hecho, hemos descubierto muchas ventajas inesperadas. Aquí describo estos beneficios y comparto guías prácticas, de forma que otros puedan aplicarlas a una variedad de contextos de instrucción — desde el desarrollo de liderazgos hasta la mentoría profesional- incluso si no están constreñidos por una limitación.

¿Por qué hacerlo?

La comunicación escrita mejora la accesibilidad, porque las personas pueden lanzar un correo electrónico y después agendar una charla de seguimiento en caso de ser necesario. Las ganancias son tanto tangibles (retroalimentación y acción más rápida) como intangibles (el incremento en la confianza y la tranquilidad que brinda el sentirse inmediatamente validado).

Sin embargo, también hay otros beneficios más sorprendentes. Instruir a través de la escritura puede incrementar la seguridad psicológica, lo que lleva a una mayor apertura y confianza. Antes de mi diagnóstico, solía tomar de 2 a 3 meses para establecer una colección cercana. Ahora los clientes se abren más rápidamente. Sin que alguien los observe, se sienten más libres para expresarse y menos preocupados respecto a la crítica.

El comunicarse enteramente a través de la escritura también inhibe los estereotipos basados en el atractivo físico, el lenguaje corporal y demás. Incluso cuando me dicen que un nuevo cliente es desagradable, inaccesible o negativo, puedo construir una conexión fuerte. Atribuyo esto principalmente a la reducción en el ruido interpersonal. Hay menos “empaque” que prejuicie la percepción de usted o su cliente respecto a los mensajes intercambiados.

Además, muchos de nosotros escuchamos mejor cuando nos involucramos en comunicación escrita. Sin las distracciones visuales o auditivas de tener alguien más en la sala podemos enfocarnos de mejor forma en lo que se está diciendo. Inicialmente pensaba que los mensajes instantáneos podrían ser demasiado lentos, pero los clientes dicen que les gusta tener más tiempo para escuchar, absorber, pensar y responder, incluso en culturas que aprecian la velocidad y la urgencia. Hace que la comunicación sea más precisa, lo que previene confusiones y malos entendidos más adelante, y acelera el alineamiento para una solución efectiva de problemas.

Finalmente, es el impacto en la responsabilidad: tenemos más probabilidades de alcanzar nuestras metas cuando las escribimos. El poder de la declaración escrita podría parecer volátil en los mensajes instantáneos, pero las notas dificultan el olvidar o distorsionar lo que se dijo. Los clientes me dicen que les gustan estas conversaciones de las que queda más registro, porque quieren avanzar en sus metas. El registro escrito también me hace responsable por cualquier regla de trabajo que hayamos establecido o compromisos de seguimiento que haya asumido.

Cómo hacerlo

Ya sea que usted quiera incrementar el entrenamiento que hace por escrito para cosechar estos beneficios, o que haya decidido hacerlo de esta forma por completo debido a circunstancias de vida, he aquí algunos principios que he descubierto a lo largo de los últimos 14 años. Aunque estas guías pueden aplicarse a todas las relaciones laborales, me han ayudado especialmente en mi trabajo a distancia.

Señale acceso abierto y flexibilidad. En el inicio de cualquier relación de coaching es esencial transmitir un compromiso y una preocupación creíble. Antes de la primera sesión, envío mi biografía y una agenda propuesta, y después dejo tiempo suficiente para que un nuevo cliente pregunte sobre mis antecedentes, mi perspectiva respecto al entrenamiento y mi experiencia con los mensajes instantáneos. También invito a que las personas me hagan preguntas personales. A continuación, señalo que estoy disponible en cualquier momento para mostrar mi compromiso. El entrenar por escrito facilita cumplir esa promesa, y el estar siempre disponible le da tranquilidad al cliente.

Administre la confidencialidad. He observado que los clientes se preocupan menos acerca de los temas de confidencialidad cuando reciben entrenamiento a través de intercambios escritos, y eso tiene que ver con definir expectativas claras. Nunca hago una promesa generalizada de quedarme en silencio. En lugar de ello, al inicio de la relación, le pido a mis clientes que confíen en mi juicio para compartir cualquier cosa que vea como una ganancia potencial para ellos. Sin embargo, también digo que si el cliente quiere que algo específico quede entre nosotros, honraré esa solicitud. Se puede pensar que las personas se sentirían vulnerables en un acuerdo como este, pero la mayoría dicen sentirse cómodas dándome espacio para tomar esas decisiones.

Pula su voz escrita. El lenguaje informal por escrito puede desarrollar camaradería, pero sólo si se siente natural. Imagine en su cabeza cómo le sonarán las palabras al lector, y a continuación escríbalas como las hablaría. Toma tiempo desarrollar esta habilidad, pero lo obliga a empatizar con las personas, y ellas lo notarán. La ortografía y las mecánicas no importan tanto en los mensajes instantáneos, porque dichos errores son fácilmente perdonados y olvidados en las pláticas en tiempo real -pero en los correos electrónicos y otros documentos formales, tener cuidado con esos detalles es esencial para la credibilidad.

En las primeras etapas de una relación de entrenamiento usualmente me limito al lenguaje descriptivo. Los nuevos clientes generalmente son más receptivos ante “esto es lo que veo que está pasando” que ante “esto lo que creo que deberías estar haciendo en forma distinta”, y les muestra, por ejemplo, cómo pensar de forma menos crítica y más objetiva. Una vez que ha construido una relación más fuerte, tendrá más libertad para ofrecer críticas constructivas.

Póngase cómodo con la divulgación personal. Esta podría ser la parte más importante de desarrollar una relación abierta y de confianza. Si un individuo discute abiertamente sus pensamientos y sentimientos con otros, la otra parte tiene más probabilidades de abrirse. Una relación productiva de apertura requiere autenticidad -de ambos lados. Si usted modela eso como instructor, y es correspondido, los clientes pueden transferir lo que han aprendido a toda clase de situaciones y relaciones.

“Instruir a través de la escritura puede incrementar la seguridad psicológica, lo que lleva a una mayor apertura y confianza”.

“Finalmente, es el impacto en la responsabilidad: tenemos más probabilidades de alcanzar nuestras metas cuando las escribimos”.

“El registro escrito también me hace responsable por cualquier regla de trabajo que hayamos establecido o compromisos de seguimiento que haya asumido”.

Fui diagnosticado con la enfermedad de Lou Gehrig en 2001. Para el 2003 ya no podía hablar de forma entendible o caminar, aun así amaba mi trabajo y necesitaba seguir activo, y mis clientes estaban abiertos a probar un nuevo enfoque, así que comencé a instruir exclusivamente a través de diálogo escrito en mensajes instantáneos, correos y otros documentos electrónicos. Esto comenzó como un experimento. Mis clientes y yo estábamos escépticos de qué tanto funcionaría.

¿Por qué hacerlo? La comunicación escrita mejora la accesibilidad, porque las personas pueden lanzar un correo electrónico y después agendar una charla de seguimiento en caso de ser necesario.

¿Cómo hacerlo? Señale acceso abierto y flexibilidad. Administre la confidencialidad. Pula su voz escrita. Póngase cómodo con la divulgación personal.

© 2018 Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

What I Learned About Coaching After Losing the Ability to Speak

I was diagnosed with Lou Gehrig’s disease in 2001. By 2003 I could no longer speak intelligibly or walk. I knew I couldn’t keep facilitating team meetings and giving strategy presentations — staples of the consulting services I had provided for many years. But I still loved my work and needed to stay active, and my clients were open to trying a new approach, so I began coaching exclusively through written dialogue in instant messages, emails and other electronic documents.

This started out as an experiment. My clients and I were skeptical about how it would go. We assumed that the lack of in-person interaction would get in the way of open dialogue. But that hasn’t been the case. In fact, we’ve discovered several unexpected advantages. Here I describe these benefits and share practical guidelines so that others can apply them in a variety of coaching contexts — from leadership development to professional mentoring — even if they aren’t constrained by a handicap.

WHY DO IT?

Written communication enhances accessibility, because people can fire off an email and then schedule a follow-up chat session if one is needed. The gains are both tangible (quicker feedback and action) and intangible (the increased confidence and peace of mind that come with feeling immediately validated).

But there are some more surprising benefits, too. Coaching through writing can increase psychological safety, which leads to greater disclosure and trust. Before my diagnosis, it often took two to three months to establish a close connection. Now clients open up more quickly. Without someone looking at them, they feel freer to express themselves and less concerned about criticism.

Communicating entirely through writing also inhibits stereotyping based on physical attractiveness, body language and so on. Even when I’m told that a new client is unlikable, unapproachable or negative, I can build a strong connection. I attribute this largely to limited interpersonal noise. There’s less “packaging” to skew your or your client’s perception of the messages exchanged.

And many of us do a better job of listening when we engage in written communication. Without the visual or auditory distractions of having someone else in the room, we can better focus on what’s being said. I initially expected that instant messaging might be too slow. But clients say that they like having more time to listen, absorb, think and respond, even in cultures that prize speed and urgency. It makes the communication more precise, which prevents confusion and misunderstandings later on and speeds up alignment for effective problem-solving.

Finally, there’s the impact on accountability: We’re more likely to achieve our goals when we write them down. The power of written declaration may seem fleeting in instant messaging, but the notes make it harder to forget or distort what was said. Clients tell me they welcome these conversations that feel more on the record, because they want to make progress on their goals. The written record also holds me accountable for any ground rules we’ve established or follow-up commitments I’ve made.

HOW TO DO IT

Whether you want to increase the coaching you do through writing to reap these benefits or you’ve decided to go all-in because of life circumstances, here are some principles I’ve gleaned over the past 14 years. Though these guidelines can be applied to all business relationships, they’ve especially helped me in my remote work.

— SIGNAL OPEN ACCESS AND FLEXIBILITY. On the front end of any coaching relationship, it’s essential to convey credible commitment and caring. Before a first session, I send my bio and a proposed agenda, and then allow plenty of time for a new client to ask about my background, my perspective on coaching and my experience with instant messaging. I invite people to ask personal questions, too. Next, I say that I am available anytime to signal my commitment. Coaching through writing makes it easier to deliver on that promise, and making myself always available provides peace of mind for the client.

— MANAGE CONFIDENTIALITY. I’ve observed that clients worry less about confidentiality issues when they’re coached through written exchanges, and that has to do with setting clear expectations. I never make a blanket promise to keep mum. Rather, at the beginning of an engagement, I ask my clients to trust my judgment to share anything that I see as a potential win for them. But I also say that if the client wants something specific to be kept between us, I’ll honor that request. You might think people would feel vulnerable in an arrangement like that, but most say they are comfortable giving me latitude to make judgment calls.

— HONE YOUR WRITTEN VOICE. Informal language in writing can build camaraderie, but only if it feels natural. Imagine in your head how the words will sound to the receiver, and then write how you would speak them. It takes time to develop this skill, but it forces you to empathize with people, and they’ll pick up on that. Spelling and mechanics don’t matter much in instant messaging, because such mistakes are easily forgiven and forgotten in real-time chats — but in emails and other formal documents, attending to those details is essential for credibility.

In the early stages of a coaching engagement, I usually stick with descriptive language. New clients are generally more receptive to “This is what I see happening” than to “This is what I think you should be doing differently,” and it shows them, by example, how to think less judgmentally and more objectively. Once you’ve built a stronger relationship, you’ll have more latitude in offering constructive criticism.

— GET COMFORTABLE WITH PERSONAL DISCLOSURE. This may be the most important part of developing an open, trusting relationship. If an individual openly discloses thoughts and feelings to others, the other party is more likely to open up too. A productive relationship of disclosure requires authenticity — on both sides. If you model that as a coach, and it’s reciprocated, clients can transfer what they’ve learned to all kinds of situations and relationships.

¿Qué te ha parecido?

Si encontró algún error gramatical en este artículo, por favor notifíquelo a nuestros editores seleccionando el texto y presionando:“Ctrl + Enter”.