Dominando a la épica lista de pendientes

La mayoría de las listas están repletas de prioridades urgentes que debemos hacer de inmediato, tareas importantes que tenemos miedo de olvidar porque no tienen una fecha de entrega específica y labores básicas que añadimos a la lista porque nos hace sentir bien el marcar algo como completado.

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La lista de pendientes puede ser una herramienta indispensable cuando maneja de forma razonada su tiempo. Sin embargo, cuando la usa de manera indiscriminada puede convertirse en su sirviente. La mayoría de las listas están repletas de prioridades urgentes que debemos hacer de inmediato, tareas importantes que tenemos miedo de olvidar porque no tienen una fecha de entrega específica y labores básicas que añadimos a la lista porque nos hace sentir bien el marcar algo como completado.

Para evitar este problema, uso tres listas y un calendario. Cada una tiene su propia función específica. La lista número 1 es para temas importantes, pero no urgentes. La lista número 2 es para temas que necesitan estar completos hoy. La tercera es una lista de no hacer, para recordarme de cosas que conscientemente he decidido que no ameritan mi tiempo. El calendario es para bloquear el tiempo para lograr temas importantes en la agenda. Por ejemplo, en lugar de poner “escribir discurso” en mi lista de pendientes, lo pongo en mi calendario, bloqueando el tiempo necesario para tenerlo listo.

Tomar el tiempo para desarrollar una misión clara y una visión de cómo se ve el éxito también es esencial. Comience observando lo que ya está en su lista de pendientes. Pregúntese cómo cada tarea contribuye o no a lograr sus metas. ¿Realmente necesita hacerse? De ser el caso, ¿debe hacerla usted? Si la respuesta a cualquiera de las dos es “no”, esos elementos pueden salir de su lista.

A continuación, cree su lista de no hacer. Darse cuenta de que tiene más cosas que tiempo lo obliga a reconocer que hay temas menos prioritarios que seguramente nunca completará. Borre esos elementos no esenciales y comprométase a dejarlos ir.

Conforme surgen nuevas tareas, determine si es que contribuyen a su misión y cumplen su visión de éxito. Si la respuesta es no (y no lo despedirán por no hacerlas), deberían ir a su lista de no hacer. Los temas que no son ni importantes ni urgentes también pertenecen a esa lista.

Una vez que su lista esté arreglada y priorizada, estime qué tanto tiempo tomará cada tarea para completarse. Querrá atender todos los temas importantes, urgentes o no. Considere poner en su calendario los puntos importantes que no son urgentes si es que requerirán un tiempo significativo.

Si el empezar a eliminar puntos de su lista es un desafío para usted, busque una tarea que sea fácil de completar y hágalo. Lograr varias tareas simples puede construir un sentido de impulso y mantenerlo en avance. Para proyectos más complejos, el dividir una labor grande en tareas pequeñas puede ayudar a reducir el agobio y la resistencia que suele acompañar a ese sentimiento.

¿El obtener más control sobre cómo pasa su tiempo se siente urgente e importante? Si es así, marque una cita en su calendario para revisar y priorizar su lista de pendientes. Hoy.

“Tomar el tiempo para desarrollar una misión clara y una visión de cómo se ve el éxito también es esencial”.

“Darse cuenta de que tiene más cosas que tiempo lo obliga a reconocer que hay temas menos prioritarios que seguramente nunca completará”.

“Considere poner en su calendario los puntos importantes que no son urgentes si es que requerirán un tiempo significativo”.

Cuando algo ha salido mal en el trabajo, se cree que el problema es de comunicación y los directivos buscan nuevos modos de comunicarse, para asegurar que la información se brinde. Crea nuevos correos electrónicos, boletines, reuniones o tableros de avisos. La suposición es que más información es la respuesta. Sin embargo, la falta de comunicación es una señal de que algo está mal, pero probablemente no son el problema en sí mismo.

Para abordar el problema comience involucrando más específicamente a las personas, haciendo que piensen sobre cosas específicas que han salido mal. Aunque la mala comunicación suele ser, en mi experiencia, el chivo expiatorio al que las personas apuntan con más facilidad, suele no ser el problema real.

© 2018 Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

Taming the Epic To-Do List

The to-do list can be an indispensable tool when used to mindfully manage your time. But used indiscriminately, you become its servant. Most lists are crammed with urgent priorities we must get done immediately, important tasks we’re afraid of forgetting because they have no specific due date and basic tasks that we add to the list because it makes us feel good to check something off.

To avoid this problem, I use three lists and a calendar. Each has its own specific function. List No. 1 is for important but non-time-sensitive projects. List No. 2 is for items that need to be completed today. The third list is a not-to-do list, to remind me of things I’ve consciously decided aren’t worth my time. The calendar is for blocking out time to accomplish important matters on schedule. For example, instead of putting an item like “write speech” on my to-do list, I put it on my calendar, blocking out the necessary prep time to get it done.

Taking the time to develop a clear mission and a vision of what success looks like is also essential. Start by looking at what’s already on your to-do list. Ask yourself how each task does or does not contribute to accomplishing your goals. Does it really need to be done? If so, does it have to be done by you? If the answer to either of those is no, these items can come off your list.

Next, create your not-to-do list. Realizing that you have more to do than time to do it all forces you to acknowledge there are lower priority items that you will likely never complete. Delete those nonessentials and commit to letting them go.

As new tasks arise, determine if they contribute to your mission and fulfill your vision of success. If the answer is no (and you won’t get fired for not doing them), they should go on your not-to-do list. Items that are neither important nor urgent also belong on your not-to-do list.

Once your list is pruned and prioritized, estimate how long you expect each task will take to complete. You will want to address all important items, urgent or not. Consider putting important items that are not time-sensitive on your calendar if they will take significant time to complete.

If getting started with crossing items off your list is a challenge for you, look for a task that will be quick to complete and just do it. Accomplishing several simple tasks can build a sense of momentum and keep you moving forward. For more complex projects, breaking a large undertaking into small, bite-size tasks can help reduce overwhelm and the resistance that often goes along with that feeling.

Does gaining more control over how you spend your time feel both urgent and important? If so, put an appointment on your calendar to review and prioritize your to-do list. Today.

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