Mientras no tenga habilidades de productividad, las herramientas para ello serán inútiles

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Muchas veces descubrimos rápidamente el verdadero problema con la administración del tiempo y la elección de un software para apoyar en esta tares es que no hay proceso de administración del flujo de trabajo.

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En las épocas de los planificadores impresos en papel, yo dependía del mío para ayudarme a mantenerme al ritmo de mi lista de pendientes y compromisos. Hacer el cambio a las herramientas electrónicas fue difícil y disruptivo, e inicialmente no quería hacerlo. Sin embargo, una vez que lo hice, me di cuenta de lo mucho que el software y los dispositivos me ayudaron a elevar mi productividad.

Sin embargo, la verdad es que no fueron las herramientas por sí solas: también fue el proceso de administración del flujo de trabajo -o metodología- que apliqué a las herramientas. Un proceso de administración del flujo de trabajo mantiene el enfoque en la película completa, al tiempo que ofrece una estructura sobre la cual organizar y administrar los detalles. Éste es un punto importante, que suele ser omitido cuando las personas prueban nuevas herramientas de productividad, y cuando las organizaciones introducen nuevas herramientas para los empleados.

Por ello, cuando las personas me piden consejo acerca de elegir software para mejorar la productividad de sí mismos o sus organizaciones, les hago esta pregunta: “¿cómo se ajustará el software al proceso existente de administración del flujo de trabajo?” Muchas veces descubrimos rápidamente el verdadero problema: no hay proceso de administración del flujo de trabajo.

La productividad es una combinación de habilidad y herramientas, tanto para las organizaciones como para los individuos. Sin importar el software, aplicaciones y dispositivos en que una compañía invierta para sus empleados, estas herramientas no van a volver a los trabajadores más productivos, a menos que también se les enseñe una sólida metodología para usarlas.

Un mejor enfoque consiste en enfocarse primero en la metodología, antes que hacerlo hacia la herramienta en sí misma. Cuando usted tiene la metodología, la necesidad de la herramienta se vuelve evidente.

Si los individuos y las organizaciones en su conjunto tienen buenas metodologías del flujo de trabajo, muchas veces no se requiere nuevo software. Sin embargo, definir un proceso claro para obtener los resultados deseados resolverá el problema usando las herramientas existentes o iluminará los requisitos de un nuevo software -o ambos. Si está considerando adquirir nuevo software, o pasar de uno a otro en un esfuerzo para mejorar la productividad para usted mismo, o para su organización, hágase primero las siguientes preguntas:

  • ¿Cuáles específicamente son los problemas que se espera que resuelva el software?
  • ¿Qué se está haciendo actualmente? ¿Cómo se está administrando la carga de trabajo? ¿En qué forma los monitorean actualmente las tareas relacionadas con proyectos, y cuál es el modo en que los líderes definen calendarios y registran proyectos?”
  • Si no hay un proceso discernible de administración del flujo de trabajo, el software no brindará uno, y ese es el primer problema a resolver. Si hay un proceso, pregunte “¿Cómo apoyará esta nueva herramienta al proceso existente?”
  • Si usted es un líder y tiene empleados que se destacan en el área donde percibe un problema, examine sus procesos, y pregunte qué es lo que necesitan en una herramienta.

No hay duda de que la tecnología puede mejorar la productividad de los trabajadores del conocimiento. Sin embargo, cuando invierte sus recursos propios o los de su compañía en herramientas tecnológicas, recuerde que la herramienta sólo es parte de la solución.

“La productividad es una combinación de habilidad y herramientas, tanto para las organizaciones como para los individuos”.

“Un mejor enfoque consiste en enfocarse primero en la metodología, antes que hacerlo hacia la herramienta en sí misma”.

“Cuando invierte sus recursos propios o los de su compañía en herramientas tecnológicas, recuerde que la herramienta sólo es parte de la solución”.

La productividad es una combinación de habilidad y herramientas, tanto para las organizaciones como para los individuos. Sin importar el software, aplicaciones y dispositivos en que una compañía invierta para sus empleados, estas herramientas no van a volver a los trabajadores más productivos, a menos que también se les enseñe una sólida metodología para usarlas.

Si está considerando adquirir nuevo software, o pasar de uno a otro en un esfuerzo para mejorar la productividad para usted mismo, o para su organización, hágase primero las siguientes preguntas:

  • ¿Cuáles específicamente son los problemas que se espera que resuelva el software?
  • ¿Qué se está haciendo actualmente? ¿Cómo se está administrando la carga de trabajo? ¿En qué forma los monitorean actualmente las tareas relacionadas con proyectos, y cuál es el modo en que los líderes definen calendarios y registran proyectos?”
  • Si no hay un proceso discernible de administración del flujo de trabajo, el software no brindará uno, y ese es el primer problema a resolver. Si hay un proceso, pregunte “¿Cómo apoyará esta nueva herramienta al proceso existente?”
  • Si usted es un líder y tiene empleados que se destacan en el área donde percibe un problema, examine sus procesos, y pregunte qué es lo que necesitan en una herramienta.

© 2015Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

Until You Have Productivity Skills, Productivity Tools Are Useless

Back in the days of paper-based planners, I depended on mine to help me stay on top of my to-do list and commitments. Making the switch to electronic tools was difficult and disruptive, and initially I didn’t want to do it. But once I had, I realized how much the software and gadgets helped me to kick my productivity into high gear.

But the truth is, it wasn’t the tools alone: It was also the workflow management process — or methodology — I applied to the tools. A workflow management process keeps the focus on the big picture while offering a structure in which to organize and manage the details. This is an important point that is often overlooked when people try new productivity tools and when organizations introduce new tools to employees.

So when people ask me for advice about choosing software to improve productivity for themselves or their organizations, I ask them this question: “How will the software fit into the existing workflow management process?” And often, we quickly uncover the real problem: There is no workflow management process.

Productivity is a combination of skill and tools for both organizations and individuals. Regardless of the software, apps and gadgets that a company invests in for its employees, those tools aren’t going to make the employees more productive unless they are also taught a solid methodology with which to use those tools.

A better approach is to focus first on the methodology before the tool itself. When you have the methodology, the requirements for the tool become apparent.

If individuals and organizations as a whole have good workflow methodologies, often new software isn’t needed. But setting out a clear process for getting the desired results will either solve the problem using existing tools or illuminate the requirements for new software — or both. If you are considering purchasing new software or switching from one to another in an effort to improve productivity for yourself or for your organization, first ask the following questions:

— What specifically are the problems the software is expected to solve?

— What is currently being done? How is the workload being managed now? How do individuals currently track tasks related to projects, and how do project leaders set timelines and track projects currently?”

— If there is no discernible workflow management process, the software will not provide one, and that is the first problem to be solved. If there is one, ask “How will this new tool support the existing process?”

— If you’re a leader and you have employees who excel in the area where you perceive a problem, examine their process, and ask what they need in a tool.

There is no question that technology can improve knowledge-worker productivity. But when investing your own or your company resources into technology tools, remember that the tool is just one part of the solution.

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