No desperdicie esos espacios entre reuniones

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¿Qué hacer con esos 30 minutos en nuestra agenda entre reunión y reunión?
Aprenda cómo recuperar ese tiempo.

TIEMPO DE LECTURA

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¿Cómo se calcula?

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Todos tenemos espacios de 30 minutos, que no planeamos y con los que no estuvimos de acuerdo, en nuestras agendas laborales. Podemos culpar de ello a las plataformas automatizadas de agenda que las compañías implementaron en los 1990s y los 2000s.

Estos sistemas –el más notable es Microsoft Office- han tenido consecuencias no previstas sobre nuestro tiempo: La reuniones suelen agendarse con mucha antelación, más personas asisten y –posiblemente la más frustrante de todas las consecuencias- los espacios de 30 minutos están desperdigados a lo largo de nuestro día. Los sistemas que fueron desarrollados para mejorar nuestra eficiencia están, de hecho, matando nuestra productividad. Hemos literalmente cedido el control de lo que está en nuestro calendario cotidiano, a quién veremos el lunes en la mañana, en qué orden o cadencia avanzamos en nuestro día laboral. Es tiempo de retomar el control –al menos en lo que podemos.

Solemos no ponerle atención a los espacios de 30 minutos atravesados entre dos reuniones. Para la mayoría solo significan algo de espacio para respirar antes de que comience la siguiente reunión. Tiempo para conseguir un café rápido y quizá responder algunos correos electrónicos. En un día cualquiera, esto podría parecer inocuo, pero si usted ve a largo plazo su mes, su trimestre o año, esos espacios de 30 minutos pueden tener un costo real en nuestra productividad: cuatro espacios de 30 minutos en su agenda pueden significar hasta un 25% de su día. Vale la pena pensar de forma diferente acerca de este espacio de tiempo flotante. Está disponible para nosotros si elegimos usarlo; descartarlo como un desperdicio de tiempo es perder una oportunidad.

He aquí cómo recuperar algo de su tiempo:

+ Tome algunos minutos al comienzo de cada día para identificar los espacios en su agenda.

+ Organice qué es lo que quiere lograr en cada espacio ahí mismo en su calendario. Puede ser cualquier cosa, desde trabajo de bajo valor, que debe realizarse (como reportes de gastos), hasta tareas mayores y finitas a las que les ha estado temiendo (como hacer el bosquejo de su próxima presentación).

+ Hágase responsable a usted mismo. Al final del día, vuelva la vista hacia sus tareas de 30 minutos y tome nota de cuales ha logrado.

Estos pequeños espacios de tiempo también son buenos para la clase de trabajo en que usted quiere retomar y reflexionar más adelante, como escribir un artículo, o una actividad creativa. Por ejemplo, recientemente comencé a planear un gran proyecto. Usé un bloque de 30 minutos para hacer el borrador de los lineamientos generales. Más tarde esa misma semana, revisité el borrador. El paso de unos pocos días me ayudó a ganar perspectiva. Cuando revise los lineamientos, fui capaz de reformar parte del alcance del proyecto.

Así que deje de ver a esos espacios de 30 minutos en su día como una pérdida de tiempo. Ellos pueden ser la clave para turbocargar su productividad.

“Cuatro espacios de 30 minutos en su agenda pueden significar hasta un 25% de su día”.

“Estos espacios de tiempo también son buenos para la clase de trabajo en que usted quiere retomar y reflexionar más adelante”.

“Los espacios de tiempo pueden ser la clave para turbocargar su productividad”.

Todos tenemos espacios de 30 minutos, que no planeamos y con los que no estuvimos de acuerdo, en nuestras agendas laborales. Estos espacios de 30 minutos están desperdigados a lo largo de nuestro día. Los sistemas que fueron desarrollados para mejorar nuestra eficiencia están, de hecho, matando nuestra productividad.

Es tiempo de retomar el control. Si usted ve a largo plazo su mes, su trimestre o año, esos espacios de 30 minutos pueden tener un costo real en nuestra productividad: cuatro espacios de 30 minutos en su agenda pueden significar hasta un 25% de su día.

He aquí cómo recuperar algo de su tiempo:

  • Tome algunos minutos al comienzo de cada día para identificar los espacios en su agenda.
  • Organice qué es lo que quiere lograr en cada espacio ahí mismo en su calendario.
  • Hágase responsable a usted mismo. Identifique qué logró en esos espacios conforme lo planeó.

Estos pequeños espacios de tiempo también son buenos para la clase de trabajo en que usted quiere retomar y reflexionar más adelante.

Ellos pueden ser la clave para turbocargar su productividad.

© 2015Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

Don’t Waste Those Gaps Between Meetings

We all have 30-minute gaps in our work schedules that we neither planned nor agreed to. We can blame the automated scheduling platforms that companies implemented in the 1990s and 2000s for that.

These systems – most notably Microsoft Office – have had unintended consequences on our time: Meetings are often scheduled far into the future, more people attend and – possibly the most frustrating consequence of all – 30-minute gaps are scattered throughout our day. The systems that were developed to improve our efficiency are, in fact, killing our productivity. We have literally handed over control of what is on our daily calendar, who we meet with Monday morning, in what order or cadence we go about our work day. It is time to take back control – at least where we can.

We don’t often pay attention to the 30-minute gaps sandwiched between two meetings. For most, they just mean there’s some breathing room before the next meeting starts. Time to grab a quick coffee and maybe answer a few emails. On any given day, that might seem harmless, but if you take a long-term view of your month, quarter, or year, these 30-minute spaces can have a real toll on your productivity: four 30-minute gaps in your schedule can add up to 25% of your day. It pays to think differently about this floating space of time. It is there for us if we choose to use it; to write it off as a waste of time is a missed opportunity.

Here’s how to take some of your time back:

+ Take a few minutes at the start of each day to identify the gaps in your schedule.

+ Schedule what you want to accomplish in each gap right on your calendar. This can be anything from lower-value work that needs to get done (such as expense reports) to larger, finite tasks you’ve been dreading (such as outlining your next presentation).

+ Hold yourself accountable. At the end of the day, look back on your 30-minute tasks and note which ones you’ve accomplished.

These small spaces of time are also good for the kind of work you want to come back to and reflect on, like writing an article, or a creative pursuit. For instance, I recently started planning for a large project. I used a 30-minute block to start to draft the project charter statement. Later in the week, I revisited the draft. The passage of just a few days helped me gain perspective. When I revisited the charter, I was able to reshape part of the scope.

So stop looking at those 30-minute gaps in your day as a waste of time. They may be the key to turbocharging your productivity.

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