Prevenga el horror del correo electrónico retrasando su envío 2 minutos

texto alt

¿Cuándo fue la última vez que envió un correo que segundos después desearía no haber enviado?
En este artículo le decimos como evitar este desastroso envío.

TIEMPO DE LECTURA

texto alt

¿Cómo se calcula?

You must be logged into the site to download the file.

La gerente de mercadeo Grier estaba simplemente casado de que los colegas jugaran al experto en sus terrenos. Cuando un diseñador le envió un correo electrónico cuestionando su elección de frases para el folleto de un nuevo producto, ella explotó.

“¡Qué tal si tú haces tu trabajo y yo hare el mío!” escribió rápidamente e hizo clic en el botón de “enviar.” Un instante después deseó no haberlo hecho. Lo mejor de sí sabía que una dosis de prudencia la habría salvado del control de daños cara a cara que tendrá que hacer con un colega ofendido.

¿Cuándo fue la última vez que envió un correo que segundos después desearía no haber enviado? ¿Quizá olvidó el archivo adjunto? Tal vez se le olvidó revisar la ortografía o borrar el rastro electrónico de su mensaje que tenía comentarios personales –demasiado personales. ¿O quizá, como la ficticia (pero realista) persona a la que estoy llamado Grier, usted estaba irritado y se dio cuenta de que debió dejar que su respuesta reposara antes de lanzarla?

Es por esta clase de razones que hace muchos años decidí colocar un retraso de dos minutos en todos mis correos electrónicos de la oficina.
Prevenir un brete como el de Grier es solo una forma en que retrasar el envío puede salvarlo de usted mismo. Sin embargo, probablemente no es la más común. En mi experiencia, los 3 principales rescates son de mensajes cruzados, créditos olvidados e ingratitud.

Los mensajes cruzados ocurren cuando uno lee los mensajes en desorden, respondiendo a una pregunta que un correo electrónico subsecuente ya ha vuelto obsoleta. O, cuando, durante un vuelo, uno eficientemente responde montañas de correo electrónico fuera de línea –solo para sincronizarse horas después y darse cuenta de que el criterio cambió cuando usted volaba sobre Nebraska. Además también está el correo electrónico grupal, donde las respuestas se cruzan en el éter, con cada una llevando información que afecta a otra.

La exclusión puede suceder, involuntariamente, en mensaje de reconocimiento a equipos de base amplia. Es un problema si uno no se da cuenta, segundos después de hacer clic en el botón de enviar, que se olvidó de reconocer al asociado de redes sociales, ¡o al fundador de la compañía!

Mi salvamento favorito es el de sonar desagradecido. No importa qué tanto apreciemos los hombros sobre los que estamos parados, muchas veces nuestros correos electrónicos van directo al grano. Justamente mientras se alejan, nos damos cuenta de que queríamos empezar con un agradecimiento y terminar con un reconocimiento. Misericordiosamente, un retraso de dos minutos nos da una segunda oportunidad de hacer justo eso.

La desventaja: Ningún cambio carece de desventajas y he aquí por lo menos dos por lo que respecta a los envíos atrasados. En primera, en una reunión o llamada telefónica, no puede circular de inmediato algún documento. En nuestra era de gratificación instantánea, las personas pueden frustrarse de esperar a que su correo electrónico salga de la bandeja de salida (¡incluso si son solo dos minutos!). En segundo lugar, al responder correos electrónicos en aviones justo antes de que el asistente de vuelo pida que se apaguen los aparatos electrónicos, usted necesita encontrar formas de conseguir unos minutos extra de electricidad.

Sin embargo, estos reclamos palidecen en comparación con las ventajas. En un mundo digital, aún tenemos que pensar antes de hablar y, con un envío atrasado, podemos repensar después de mandar correos electrónicos.

“Los 3 principales rescates son de mensajes cruzados, créditos olvidados e ingratitud”.

“La exclusión puede suceder, involuntariamente, en mensaje de reconocimiento a equipos de base amplia”.

“En nuestra era de gratificación instantánea, las personas pueden frustrarse de esperar a que su correo electrónico salga de la bandeja de salida (¡incluso si son solo dos minutos!)”.

¿Cuándo fue la última vez que envió un correo que segundos después desearía no haber enviado? ¿Quizá olvidó el archivo adjunto? Tal vez se le olvidó revisar la ortografía o borrar el rastro electrónico de su mensaje que tenía comentarios personales –demasiado personales. ¿O quizá, como la ficticia (pero realista) persona a la que estoy llamado Grier, usted estaba irritado y se dio cuenta de que debió dejar que su respuesta reposara antes de lanzarla?

Es por esta clase de razones que hace muchos años decidí colocar un retraso de dos minutos en todos mis correos electrónicos de la oficina. Los 3 principales rescates son de mensajes cruzados, créditos olvidados e ingratitud.

En un mundo digital, aún tenemos que pensar antes de hablar y, con un envío atrasado, podemos repensar después de mandar correos electrónicos.

© 2015Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

Prevent Email Horror with a 2-Minute Send Delay

Marketing manager Grier was just plain tired of colleagues playing the expert in her domain. When a designer sent her an email questioning her choice of quotes for a new product brochure, she snapped.

“How about you do your job, and I’ll do mine!” she typed back rapidly and punched “send.” A split second later, she wished she hadn’t. Her better self knew that a dose of circumspection would have saved her from the now face-to-face damage control she had to do with an offended colleague.

When was the last time you sent an email that seconds later you wished you hadn’t? Maybe you forgot an attachment? Maybe you forgot to check spelling or to delete the e-trail below your message that had personal comments – too personal. Or just maybe, like the fictitious (but realistic) person I’m calling Grier, you were irritated, and you realized you should have slept on your response before firing it off?

It’s for these sorts of reasons that several years ago I decided to put a two-minute delay on all of my office emails.

Preventing a pickle like Grier’s is one way that a delayed send can save you from yourself. But it’s likely not the most common. In my experience, the top three rescues are from crossed messages, forgotten credits and ingratitude.

Crossed messages occur when one reads emails out of order, answering a question that a subsequent email has rendered obsolete. Or, when one efficiently answers screens full of email offline during a flight – only to sync up hours later and find the criteria changed when you were somewhere over Nebraska. Then there’s the group email, where replies cross in the ether, one carrying info that affects the other.

Exclusion can happen, unwittingly, in messages acknowledging broad-based teams. Darn it if one doesn’t realize, seconds after clicking send, that she forgot to acknowledge the social media associate, or the company founder!

My favorite save is from sounding ungrateful. No matter how much we appreciate the shoulders we stand on, too often our emails cut directly to the task at hand. Just as they sail away, we realize that we meant to open with thanks, and close with appreciation. Mercifully, a two-minute delay gives us a second chance to do just that.

THE DOWNSIDE

No change lacks drawbacks, and there are at least two when it comes to delayed sends. For one, in a meeting or on a conference call, you can’t circulate a document right away away. In our age of instant gratification, people can get frustrated waiting for your email to clear your inbox (even if it’s just two minutes!). For another, when responding to email on planes right up until the flight attendant calls for shutting down electronics, you have to find ways to sneak an extra few minutes of power.

But these grievances pale in comparison to the upside. In a digital world, we still need to think before we speak, but with a delayed send, we can rethink after we email.

¿Qué te ha parecido?

Si encontró algún error gramatical en este artículo, por favor notifíquelo a nuestros editores seleccionando el texto y presionando:“Ctrl + Enter”.

print

Comments are closed.