Repensando el entrenamiento para la administración del tiempo

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Aunque el trabajo ha cambiado, el entrenamiento que recibimos acerca de cómo manejar nuestro tiempo es básicamente el mismo de antes.

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Actualmente los trabajadores del conocimiento usan dispositivos y plataformas con las que no hubiéramos soñado hace 15 años. Sin embargo, aunque el trabajo ha cambiado, el entrenamiento que recibimos acerca de cómo manejar nuestro tiempo es básicamente el mismo de antes.

La administración tradicional del tiempo nos enseña a “comenzar cada mañana haciendo una lista de cosas por hacer en el día”. Sin embargo, una vez que revisa su correo electrónico, la lista ya está tristemente desactualizada. La administración del tiempo nos enseña “Priorice A, B, C.” Pero en estos días todo parece urgente y compite por la más alta prioridad.

El problema no es solo que nos estamos distrayendo del trabajo, sino que nos distraemos del trabajo importante a causa de otras labores. En mi experiencia, he descubierto que la mayoría de los trabajadores del conocimiento pasan sus días en un estado de distracción constante y de cambio de tareas. Los resultados son estrés perpetuo y estar ocupados en lugar de ser productivos.

La distracción cobra estragos en la calidad del trabajo. Los empleados que administran pobremente su atención están de forma constante en modo reactivo. Esto no les deja tiempo para reflexionar y aplicar razonadamente su conocimiento y experiencia, para ofrecerle a usted una ventaja en su negocio –es decir, las razones mismas por las que los contrató en primer lugar.

La verdad es que ahora debemos trabajar en forma diferente y necesitamos una nueva clase de entrenamiento para ser verdaderamente efectivos. Las compañías necesitan ofrecer entrenamiento en habilidades de productividad que empoderen a los empleados para superar estos nuevos desafíos.

Este entrenamiento debería incluir tres componentes:

– Claridad acerca de las prioridades del rol, en lugar de prioridades en tareas específicas.

– Habilidades de manejo de la atención, en lugar de habilidades de “administración del tiempo”.

– Un sistema completo de administración del flujo de trabajo.

Con solicitudes provenientes de todos los niveles, dentro y fuera de la organización, es fácil que los empleados caigan en ser reactivos todo el día. Sin embargo, cuando tienen claro cuáles son las partes más importantes de su trabajo y cuál es la dirección de la compañía, ganan claridad para saber qué priorizar. El liderazgo debe ser claro acerca de cómo los comportamientos cotidianos se alinean con los diversos roles laborales y cómo cada rol se relaciona con la misión de la firma.

El entrenamiento para el manejo de la atención enseña la habilidad de controlar las distracciones, lo que debería ser parte de casi todos los días. La educación y la concientización son un gran elemento de este entrenamiento. Por ejemplo, enséñele a su equipo que, aunque podría parecer que el hacer varias tareas a la vez nos ayuda a lograr más, las investigaciones muestran lo contrario. Además, llamar la atención acerca de comportamientos improductivos, como el ser constantemente reactivo, en lugar de razonadamente proactivo, le ayuda a los empleados a reconocer cuándo están cayendo en ellos.

Finalmente, las habilidades de administración del flujo del trabajo no se enseñan en la escuela y, como resultado, los trabajadores suelen quedar solo con sus propios recursos (Notas, señales de correos electrónicos destacados), con resultados ambivalentes. Actualmente, la complejidad del trabajo de conocimiento requiere una metodología de flujo de trabajo que nos permita ser intencionales, proactivos y racionales.

La base de una metodología útil para la administración del flujo de trabajo consiste en la habilidad de hacer que las tareas y responsabilidades sean fáciles de organizar, rastrear y actuar. La mayoría de los empleados mantienen parte o toda su carga de trabajo en la cabeza, pero solo pueden administrar verdaderamente lo que ven, y solo pueden ver lo que está fuera de ella, donde se vuelve tangible, centralizado, accionable y rastreable. Una metodología del flujo de trabajo le permite a los individuos retomar el control, sentirse menos dispersos y experimentar menor estrés.

Ser más productivos y efectivos en estos espacios de trabajo, tan cambiantes y ricos en información, no es algo instintivo. Sin embargo, puede aprenderse si dejamos de lado conceptos anticuados como la administración del tiempo, substituyéndolos con ideas más modernas acerca de la productividad, que incorporen el manejo de la atención y ayuden a los empleados a recuperar el control.

“Los empleados que administran pobremente su atención están de forma constante en modo reactivo”.

“La base de una metodología útil para la administración del flujo de trabajo consiste en la habilidad de hacer que las tareas y responsabilidades sean fáciles de organizar, rastrear y actuar”.

“Ser más productivos y efectivos en estos espacios de trabajo, tan cambiantes y ricos en información, no es algo instintivo”.

Aunque el trabajo ha cambiado, el entrenamiento que recibimos acerca de cómo manejar nuestro tiempo es básicamente el mismo de antes.

La verdad es que ahora debemos trabajar en forma diferente y necesitamos una nueva clase de entrenamiento para ser verdaderamente efectivos. Las compañías necesitan ofrecer entrenamiento en habilidades de productividad que empoderen a los empleados para superar estos nuevos desafíos.

Este entrenamiento debería incluir tres componentes:

– Claridad acerca de las prioridades del rol, en lugar de prioridades en tareas específicas.
– Habilidades de manejo de la atención, en lugar de habilidades de “administración del tiempo”.
– Un sistema completo de administración del flujo de trabajo.

El entrenamiento para el manejo de la atención enseña la habilidad de controlar las distracciones, lo que debería ser parte de casi todos los días. La educación y la concientización son un gran elemento de este entrenamiento.La base de una metodología útil para la administración del flujo de trabajo consiste en la habilidad de hacer que las tareas y responsabilidades sean fáciles de organizar, rastrear y actuar.

Rethinking Time Management Training

Today, knowledge workers use devices and platforms we wouldn’t have dreamed of 15 years ago. But while work has changed, the training we get about how to manage our time looks pretty much the same as it always has.

Traditional time management teaches us to “start every morning making a list of things to do that day.” But once you check your email, that list is already woefully outdated. Time management teaches “Prioritize A, B, C.” But these days, everything seems urgent and competes for the highest priority.

The problem’s not just that we’re getting distracted from work, it’s that we’re getting distracted from important work by other work. In my experience, I’ve found that most knowledge workers spend their days in a state of constant distraction and task switching. The results are perpetual stress, and being busy instead of being productive.

This distraction takes a toll on the quality of work. Employees who manage their attention poorly are constantly in reactive mode. That leaves them no time to reflect and thoughtfully apply their knowledge and experience to offer you an edge in your business – the very reasons you hired them in the first place.

The truth is that we have to work differently now. And we need a new kind of training to be truly effective. Companies need to offer training on productivity skills that empower employees to overcome these new challenges.

This training should have three components:

– Clarity around role priorities rather than specific task priorities.

– Attention management skills rather than “time management” skills.

– A comprehensive workflow management system.

With requests coming from all levels inside and outside the organization, it’s easy for employees to get caught up in being reactive all day. But when they are clear about the most important parts of their job and the direction of the company, they gain clarity over what to prioritize. Leadership needs to be clear on how day-to-day behaviors align with various job roles, and how each role relates to the mission of the firm.

Attention management training teaches the ability to control distractions, which should be a part of almost every day. Education and awareness is a big part of this training. For example, teach your staff that while it may seem that multitasking helps us get more done, the research shows otherwise. And calling attention to unproductive behaviors, such as being constantly reactive rather than thoughtfully proactive, helps employees recognize when they are engaging in them.

Lastly, workflow management skills are not taught in school and as a result, workers are often left to their own devices (sticky notes, flags in email), with mixed results. The complexity of knowledge work today requires a workflow methodology that allows us to be intentional, proactive and thoughtful.

The basis of a useful workflow management methodology is the ability to make tasks and responsibilities easy to organize, track and act upon. Most employees do keep some or all of their workload in their head. But employees can only truly manage what they can see, and they can only see what is outside their head, where it becomes tangible, centralized, actionable and trackable. A workflow methodology allows individuals to regain control, feel less scattered and experience less stress.

Being our most productive and effective in this information-rich, ever-changing workplace isn’t instinctual. But it can be learned if outdated concepts like time management are tossed aside for more modern ideas on productivity that incorporate attention management and help employees to regain control.

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