Sea un mejor escucha en las reuniones tomando notas

Los problemas de comunicación en una reunión desperdician dinero y energía -y suelen sólo llevar a más reuniones. Sin embargo, hay una cosa que usted puede hacer para mejorar la calidad del tiempo que pasa en reuniones: escuchar. Para ello proponemos una técnica simple que puede: notas al margen. Vea en este articulo como funciona.

TIEMPO DE LECTURA

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¿Cómo se calcula?

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Las dinámicas de equipo pueden ser el éxito o fracaso de una reunión. ¿Alguna vez ha estado en una junta donde las personas se interrumpen entre sí, introducen nuevas ideas cuando deberían estar desarrollando la conversación y repiten el argumento de alguien más sólo para ser escuchados? Estos problemas de comunicación desperdician dinero y energía -y suelen sólo llevar a más reuniones.

Sin embargo, hay una cosa que usted puede hacer para mejorar la calidad del tiempo que pasa en reuniones: escuchar. Al mejorar la forma en que escucha y entender a los demás en las reuniones, puede reducir la repetición y los malos entendidos.

Si el simplemente escuchar puede resolver tantos problemas, ¿por qué es tan difícil de practicar? Una razón es porque estamos escuchando para interrumpir con nuestras ideas o réplicas. Nos enfocamos en nuestra propia comunicación, en lugar de escuchar para entender a los otros.

A lo largo de mi trabajo con equipos ejecutivos, he desarrollado una técnica simple que puede ayudar a cualquiera a escuchar de forma más efectiva en las reuniones: notas al margen. Usted quizá ya toma notas durante las juntas, pero a menos que las use sabiamente para entender a los otros y planear su respuesta, quizá siga cayendo en la misma trampa de hablar antes de pensar.

He aquí cómo funciona.

Defina su página con un amplio margen y tome notas cundo alguien más habla. En el cuerpo principal de sus notas, capture los puntos clave de lo que la otra persona está diciendo.

En el margen, capture sus ideas, juicios, réplicas y preguntas para cada uno de los puntos que escribió. Al marcarlos al lado, usted pone de lado (literalmente) su propia voz, lo que le da espacio fresco a los otros.

Cuando hable, sólo refiérase a puntos de sus propias notas al margen, que no hayan sido previamente tratados y que sean de la mayor prioridad, y táchelos conforme avance. Si no logra plantear algunos temas durante la reunión, y los puntos son importantes para usted, márquelos para darle seguimiento.

Mientras toma estas notas, no sólo escriba los hechos de la discusión. He aquí algunas cosas a considerar cuando toma notas al margen, de forma que pueda escuchar mejor.

  • Trace temas: Cuando escucha a través de los puntos, ¿cuál es un tema común? ¿Cuál es la película completa que están contando?
  • Examine suposiciones: Cuando alguien hace una declaración general por primera vez en una reunión, examínela desde todos los ángulos antes de considerar una acción.
  • Ponga atención a lo que no se dice: Hay una riqueza de información en lo que se deja fuera de una discusión y lo que se dice en forma no verbal. Anote señales como el contacto visual, el lenguaje corporal y el tono de voz, para obtener el pleno significado de lo que se está comunicando.
  • Sea prudente respecto a lo que comparte: Determine qué puntos deben ser tratados durante la junta, y cuáles pueden esperar hasta que se completen los temas de alta prioridad.

Permitirse escuchar más profundamente las reuniones le da la oportunidad de conectar los puntos, presentar sus ideas en forma más convincente y lograr más trabajo real en las juntas.

“Al mejorar la forma en que escucha y entender a los demás en las reuniones, puede reducir la repetición y los malos entendidos”.

“Cuando alguien hace una declaración general por primera vez en una reunión, examínela desde todos los ángulos antes de considerar una acción”.

“Permitirse escuchar más profundamente las reuniones le da la oportunidad de conectar los puntos, presentar sus ideas en forma más convincente y lograr más trabajo real en las juntas”.

Hay una cosa que usted puede hacer para mejorar la calidad del tiempo que pasa en reuniones: escuchar. Para ello proponemos una técnica simple que puede: notas al margen. He aquí cómo hacerlo.

Defina su página con un amplio margen y tome notas cundo alguien más habla. En el cuerpo principal de sus notas, capture los puntos clave de lo que la otra persona está diciendo.

En el margen, capture sus ideas, juicios, réplicas y preguntas para cada uno de los puntos que escribió. Al marcarlos al lado, usted pone de lado (literalmente) su propia voz, lo que le da espacio fresco a los otros.

Cuando hable, sólo refiérase a puntos de sus propias notas al margen, que no hayan sido previamente tratados y que sean de la mayor prioridad, y táchelos conforme avance. Si no logra plantear algunos temas durante la reunión, y los puntos son importantes para usted, márquelos para darle seguimiento.

© 2017 Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

Become a Better Listener by Taking Notes

Team dynamics can make or break a meeting. Have you ever been in a meeting in which people interrupt each other, introduce new ideas when they should be building on the conversation and repeat someone else’s point just to be heard? These communication issues waste time and energy — and often just lead to more meetings.

But there is one thing you can do to improving the quality of time you spend in meetings: listen. By improving the way you listen and understand others in meetings, you can reduce repetition and misunderstandings.

If simply listening can solve so many problems, why is it so hard to practice? One reason is we’re listening to interrupt with our ideas or rebuttals. We focus on our own communication, rather than listening to understand others.

Through my work with executive teams, I’ve developed a simple technique that can help anyone listen more effectively in meetings: margin notes. You may already take notes during meetings, but unless you’re using them wisely to understand others and plan your response, you may still fall into the same trap of speaking before you think.

Here’s how it works.

Set your page with a wide margin and take notes when someone else is talking. In the main body of your notes, capture the key points of what the other person is saying.

In the margin, capture your ideas, judgments, rebuttals and questions for each of the points you’ve written down. By marking them to the side, you set aside (literally) your own voice, which gives you space to listen to others.

When you speak, only bring up items from your margin notes that haven’t already been addressed and are the highest priority, and cross them off as you go. If you’re unable to raise some topics during the meeting and the items are important to you, tag them for follow-up.

As you take these notes, don’t just write down the facts of the discussion. Here are some things to consider when taking margin notes so you can listen better.

— TRACE THEMES: When you listen across topics, what is a common theme? What’s the bigger story they’re telling?

— TEST ASSUMPTIONS: When someone makes a general statement for the first time in a meeting, examine it from all angles before considering action.

— PAY ATTENTION TO WHAT’S NOT SAID: There’s rich data in what’s left out of the discussion and what is said nonverbally. Note cues like eye contact, body language and tone of voice to get the full meaning of what’s being communicated.

— BE DISCERNING ABOUT WHAT YOU SHARE: Determine which points must be addressed during the meeting and which ones can wait until high priority items are completed.

Allowing yourself to listen more deeply to meetings gives you the opportunity to connect the dots, present your ideas more convincingly and get more real work done in meetings.

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