No deje que el correo electrónico controle sus decisiones laborales

El correo electrónico es una de las principales causas de que los empleados perciban sentirse estresados o abrumados. Las compañías necesitan poner atención: No es de sorprender que niveles elevados de estrés, percibidos o no, se correlacionen con menor desempeño.

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El correo electrónico es una de las principales causas de que los empleados perciban sentirse estresados o abrumados, de acuerdo con un estudio del 2011: la bandeja de entrada se ha convertido en un símbolo de estrés y sobrecarga. Las compañías necesitan poner atención: No es de sorprender que niveles elevados de estrés, percibidos o no, se correlacionen con menor desempeño.

Claramente, necesitamos aprender a hacer que el correo electrónico trabaje para nosotros y reencuadrarlo como una herramienta para ejecutar nuestras prioridades. Sin embargo, el primer paso es tener prioridades claras.

Lo primero a hacer es un inventario de todas las tareas que conforman su día, desde responder llamadas hasta trabajar en ese enorme proyecto. Divida los temas amplios en otros más pequeños. Una vez que tenga el inventario, puede comenzar a categorizarlo en base a su nivel de urgencia e importancia.

El beneficio de hacer este inventario y categorización es que lo prepara para formar listas significativas de pendientes y responder de mejor forma a la pregunta, “¿cuál es el mejor uso de mi tiempo en este momento?”

También hace que las conversaciones con compañeros acerca de la carga de trabajo sean mucho más productivas. Al tomar otro proyecto, su equipo será más efectivo si todos saben cuáles son las prioridades de los compañeros.

Con sus prioridades y metas claras, su lista de pendientes refinada y su calendario sintiéndose ligeramente más bajo control, es momento de voltear a la bandeja de entrada. El correo electrónico no es como una conversación cara a cara, considerando la naturaleza asincrónica de la interacción. Tampoco es una forma larga de comunicación, sino un sistema de entrega para la información. Además, definitivamente no es la mejor elección para todas sus comunicaciones diarias, aunque la mayoría de nosotros lo tratemos como tal. Más que cualquier otra cosa, es una herramienta de comunicación a ser desplegada en la ejecución de una estrategia.

Por ende, cuando envíe un correo electrónico de trabajo, debería pensar en términos de estrategia de comunicación: ¿quién es mi audiencia, qué mensaje necesito trasmitir, qué respuesta quiero y cuál es el mejor canal para llegar a esa audiencia? Estos son temas separados a considerar, pero cada uno influye en los otros. El mensaje correcto enviado a través del canal erróneo seguramente no le dará la respuesta que necesita, y el mensaje equivocado a la persona correcta es simplemente un desperdicio de tiempo.

Mientras considera estos aspectos, también evalué lo siguiente: ¿Debería siquiera enviar un correo electrónico? ¿No será más efectivo enviar un mensaje de texto, hacer una llamada rápida o incluso atravesar el pasillo para atender la situación en persona?

En una era de oficinas de ritmo rápido y acceso constante, una de las cosas más importantes que podemos hacer es dar un paso atrás. Tomar el tiempo para ser reflexivos acerca de nuestras acciones puede dejarnos con más tiempo y más margen de maniobra para hacer bien nuestros trabajos -y ser más felices fuera de ellos.

“Lo primero a hacer es un inventario de todas las tareas que conforman su día, desde responder llamadas hasta trabajar en ese enorme proyecto”.

“El beneficio de hacer este inventario y categorización es que lo prepara para formar listas significativas de pendientes”.

“Al tomar otro proyecto, su equipo será más efectivo si todos saben cuáles son las prioridades de los compañeros”.

El correo electrónico es una de las principales causas de que los empleados perciban sentirse estresados o abrumados Las compañías necesitan poner atención: No es de sorprender que niveles elevados de estrés, percibidos o no, se correlacionen con menor desempeño.

Lo primero a hacer es un inventario de todas las tareas que conforman su día, desde responder llamadas hasta trabajar en ese enorme proyecto. Divida los temas amplios en otros más pequeños. Una vez que tenga el inventario, puede comenzar a categorizarlo en base a su nivel de urgencia e importancia.

Con sus prioridades y metas claras, su lista de pendientes refinada y su calendario sintiéndose ligeramente más bajo control, es momento de voltear a la bandeja de entrada. En una era de oficinas de ritmo rápido y acceso constante, una de las cosas más importantes que podemos hacer es dar un paso atrás.

© 2018 Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

Stop Letting Email Control Your Workday

Email is a major contributor to employees’ perceptions of feeling stressed or overwhelmed, according to a 2011 study: The email inbox has become a symbol of stress and overload. Companies need to pay attention: It should come as no surprise that high levels of stress, perceived or otherwise, correlate with lower performance.

Clearly, we need to learn to make email work for us and reframe it as a tool for executing on our priorities. But the first step is having clear priorities.

The first thing to do is to take an inventory of all the tasks that make up your day, from answering phone calls to tackling that huge project. Break down large items into smaller ones. Once you have this inventory, you can begin to categorize it by level of urgency and importance.

The benefit of doing this inventory and categorization is that it prepares you to make meaningful to-do lists and better answer the question, “How is my time best spent right now?”

It also makes conversations with colleagues about workload much more productive. If faced with taking on another project, your team will be more effective if everyone knows what other teammates’ priorities are.

With your priorities and goals clear, your to-do list refined and your calendar feeling slightly more like your own, it’s time to turn to the inbox. mail isn’t like a face-to-face conversation, given the asynchronous nature of the interaction. It’s also not a long form kind of communication, but rather a delivery system for information. And finally, it’s definitely not the best choice for all of your daily communications, although most of us treat it as such. More than anything else, it’s a communications tool to be deployed in the execution of strategy.

And so, when you’re sending a work-related email, you should think in terms of communication strategy: Who is my audience, what message do I need to convey, what response do I want and what channel is best for reaching this audience? These are all discrete issues to consider, but each informs the other. The right message sent through the wrong channel is unlikely to get you the response you need, and the wrong message to the right person is simply a waste of time.

As you consider these aspects, assess this as well: Should you even send an email? Might it not be more efficient to send a text, make a quick call or even walk down the hall to address a question in person?

In an era of fast-paced offices and constant access, one of the most important things we can do is take a step back. Taking the time to be thoughtful about our actions can ultimately leave us with more time and more bandwidth to do our jobs well — and be happier outside of work.

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