Cómo aprovechar mejor su día y su tiempo

texto alt

Si usted trabaja con un equipo, lo más probable es que su bandeja de entrada esté comúnmente inundada con invitaciones. Sin embargo, raramente la mayoría consideramos en nuestro criterio para la toma de decisiones la hora del día en que somos más productivos

TIEMPO DE LECTURA

texto alt

¿Cómo se calcula?

You must be logged into the site to download the file.

Si usted trabaja con un equipo, lo más probable es que su bandeja de entrada esté comúnmente inundada con invitaciones: juntas internas, llamadas con los clientes, la ocasional invitación a almorzar. Asumiendo que usted tenga control sobre su agenda, el cómo responda a estas ofertas generalmente depende de dos factores: el valor de asistir a la reunión y su disponibilidad.

Sin embargo, raramente la mayoría consideramos un tercer factor en nuestro criterio para la toma de decisiones: la hora del día en que somos más productivos.

A esta hora, probablemente se habrá dado cuenta de que la persona que es a mitad de la tarde no es la misma que llegó a primera hora de la mañana. Las investigaciones demuestran que nuestro funcionamiento cognitivo fluctúa a lo largo del día. Si usted es como la mayoría de las personas, descubrirá que puede hacer mucho entre las 9 y las 11 de la mañana, pero no tanto a las 2:30 de la tarde. Conforme avanza el día, comúnmente sentimos como si nos moviéramos a una fracción de nuestro ritmo matutino.

Esto no es una ilusión. Estudios recientes han demostrado que, en promedio, las personas son considerablemente peores para absorber nueva información, planear a futuro y resistir las distracciones conforme avanza el día.

La razón de que esto ocurra no es simplemente motivacional. Es biológica. Nuestros cuerpos funcionan en un rimo circadiano que afecta nuestra producción hormonal, la actividad de las ondas cerebrales y la temperatura corporal. Cada una de estas variantes altera nuestro nivel de energía, impactando nuestra alerta y productividad. Para aprovechar mejor cada día, usted necesita conocer las horas en las que es más productivo. Recuerde ayer y anteayer ¿en qué puntos del día se sintió con más energía?

Lo más probables es que esos sean los momentos con mayor potencial de productividad.

Una vez que ya ha identificado las horas de alto potencial, considere tratarlas diferente, por ejemplo, bloqueándolas de su calendario. Esto desalienta a los colegas con acceso a su agenda de sugerirle esas horas para realizar reuniones. Una ventaja adicional de bloquear las horas de alto potencial es que lo alienta a usted mismo a pensarlo dos veces antes de sugerir reuniones no esenciales en ese horario.

Separar proactivamente las mejores horas para realizar el trabajo le ahorra el tener que acelerarse más tarde para compensar. Use esas horas para trabajar en proyectos de alta prioridad, tomar decisiones que ha estado evitando o iniciar una conversación difícil.

Y, si usted es el organizador de una aburrida junta de staff a las 10 de la mañana, hágale un favor a su equipo y agéndela después del almuerzo. Tras el medio día los niveles de energía de la mayor parte de las personas se reducen naturalmente. Bajos niveles de energía pueden ser desastrosos para trabajos que requieren alta concentración, pero son considerablemente menos dañinos en el contexto de otras personas. Tener gente cerca también incrementa naturalmente nuestros niveles de alerta, ayudando a contrarrestar el bajón de energía.

La fatiga, vale la pena decirlo, no es completamente mala. De hecho, los hallazgos de un estudio realizado en el 2011 sugieren que, cuando nuestras mentes están cansadas, nos distraemos con más facilidad y tendemos menos a filtrar ideas aparentemente irrelevantes. La libre asociación resultante hace de estas horas el momento ideal para encontrar nuevas soluciones.

Finalmente, la mejor forma de agendar es tomar en cuanta nuestras variaciones naturales de energía. Usted puede maximizar su productividad calibrando las actividades en el momento apropiado. Si una tarea requiere voluntad y pensamiento complejo, planee hacerlo cuando está más alerta. Por el contrario, si lo que busca es una perspectiva fresca, utilice la fatiga a su favor buscando soluciones cuando baja su energía.

“Las investigaciones demuestran que nuestro funcionamiento cognitivo fluctúa a lo largo del día”.

“Una vez que ya ha identificado las horas de alto potencial, considere tratarlas diferente, por ejemplo, bloqueándolas de su calendario”.

“Separar proactivamente las mejores horas para realizar el trabajo le ahorra el tener que acelerarse más tarde para compensar”.

La mejor forma de agendar es tomar en cuenta nuestras variaciones naturales de energía. Usted puede maximizar su productividad calibrando las actividades en el momento apropiado.

Si una tarea requiere voluntad y pensamiento complejo, planee hacerlo cuando está más alerta. Por el contrario, si lo que busca es una perspectiva fresca, utilice la fatiga a su favor buscando soluciones cuando baja su energía.

© 2015Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

How to Get the Most Out of Your Day

If you work with a team, chances are your inbox is often flooded with invitations. Internal meetings, client conference calls, the occasional lunch request. Assuming you have some control over your calendar, how you respond to these offers generally depends on two factors: the value of attending the meeting and your availability.

Rarely, however, do most consider a third factor in our decision-making criteria: the time of day when you are at your most productive.

By now, you’ve probably noticed that the person you are midway through the afternoon is not the same person who arrived first thing in the morning. Research shows our cognitive functioning fluctuates throughout the day. If you’re like most people, you’ll find that you can get a lot done between 9 a.m. and 11 a.m. Not so at 2:30 p.m. Later in the day, it often feels like we’re moving at a fraction of our morning pace.

That’s not an illusion. Recent studies have found that on average, people are considerably worse at absorbing new information, planning ahead and resisting distractions as the day progresses.

The reason this happens is not merely motivational. It’s biological. Our bodies run on a circadian rhythm that affects our hormone production, brain wave activities and body temperature. Each of these variations tinker with our energy level, impacting our alertness and productivity.

To get the most out of every day, you need to guard the hours when you are at your most productive. Think back to yesterday and the day before. At which points of your day did you feel at your most energetic? Chances are, these are times with the highest productivity potential.

Once you’ve identified high-potential hours, consider treating them differently-for example, by blocking them off on your calendar. This discourages colleagues with access to your availabilities from suggesting these times for meetings. An additional advantage of having high-potential hours blocked off is that it prompts you to think twice before suggesting your own nonessential meetings at that time.

Proactively setting aside your best hours to get work done saves you from having to scramble later on to compensate. Use these hours for working on high-priority projects, making decisions you’ve been avoiding, or initiating a difficult conversation.

And, if you’re the owner of a dull, 10 a.m. staff meeting, do your team a favor and reschedule it for after lunch. The afternoon is when most people’s energy levels naturally dip. Lower energy levels can be disastrous for work that requires deep focus, but is considerably less detrimental in the context of other people. Having others around also naturally increases our alertness levels, helping counteract the slump in energy.

Fatigue, it’s worth noting, is not all bad. In fact, the findings of a 2011 study suggest that when our minds are tired, we are more distractible and less adept at filtering out seemingly irrelevant ideas. The free association that ensues makes “off-peak” hours an ideal time for finding novel solutions.

Ultimately, the best way to schedule is to take our natural energy fluctuations into account. You can maximize your productivity by calibrating activities to the right time of day. If a task requires willpower and complex thinking, plan to do it when you are at your most alert. In contrast, if what you’re after is a fresh perspective, use fatigue to your advantage by looking for solutions when your energy drops.

(Ron Friedman is the founder of ignite80 and the author of “The Best Place to Work: The Art and Science of Creating an Extraordinary Workplace.”)

© 2014 Harvard Business School Publishing Corp.

¿Qué te ha parecido?

Si encontró algún error gramatical en este artículo, por favor notifíquelo a nuestros editores seleccionando el texto y presionando:“Ctrl + Enter”.

print

Comments are closed.