Cómo hacer que sus reuniones individuales con los empleados sean más productivas

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Es importante tratar regularmente con cada uno de sus empleados, sin embargo ¿cómo hacer el mejor uso del tiempo?
He aquí siete consejos para aprovechar al máximo esas reuniones.

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Las reuniones individuales con los subordinados directos suelen sentirse más apresuradas y desorganizadas de lo que deberían. Es importante tratar regularmente con cada uno de sus empleados, sin embargo ¿cómo hacer el mejor uso del tiempo?

En la era digital, tendemos a comunicarnos con los subordinados directos a través de correo electrónico, mensajería instantánea, teléfono y texto. Sin embargo, nada supera a una reunión individual cara a cara, dice Elizabeth Grace Saunders, fundadora de Real Life E Time Coaching & Training. “Las reuniones individuales son una de las herramientas de productividad más importantes con que usted cuenta como gerente,” explica. “Éstas son donde usted puede hacer preguntas estratégicas como, ¿estamos enfocados en las cosas correctas? Y, desde un punto de vista de buenas relaciones, estas son la forma en que usted le muestra los empleados que los valora y se preocupa por ellos.” A la luz de este propósito dual, dirigir una reunión individual efectiva “requiere de una verdadera agilidad cognitiva,” explica Margaret Moore, CEO de Wellcoaches Corporation. He aquí siete consejos para aprovechar al máximo esas reuniones.

  • Aparte un tiempo regular en sus agendas. La frecuencia de las reuniones individuales dependerá del tamaño de su equipo y organización, de qué tan experimentados sean sus empleados y de cuál sea el lugar que usted ocupe en la jerarquía, dice Saunders. No necesariamente importa qué tan seguido ocurran, pero es importante “que usted las asiente en su calendario como un evento recurrente,” dice. Cuando los empleados saben que tienen una junta pendiente, tienen menos probabilidades de acosarlo con un “constante río de interrupciones.”
  • Prepare puntos a discutir. “En un mundo ideal, usted y su colega colaborarían sobre una agenda previa,” dice Saunders., Sin embargo, las limitaciones de tiempo suelen derrotarnos. Una meta más realista podría ser apuntar una serie de puntos que quieran discutir. Usted necesita algo de estructura, pero no demasiada. Estas reuniones funcionan mejor cuando usted y su colega están en un “modo co-creativo,” dice Moore. Decidan juntos que es lo que razonablemente lograran en el tiempo designado: ¿hay temas que puedan esperar?
  • Esté plenamente presente. No piense en la reunión como sólo otro punto en su lista de pendientes; en lugar de ello, considérela un “precioso momento de conexión. Piense ‘estoy aquí para hacer una diferencia la vida de esta persona,’” dice Moore. Dedique toda su atención al empleado. Apague su teléfono, y ponga en silencio su computadora. “Es muy fácil enviar inadvertidamente el mensaje de que a usted no le importa la otra persona y de que lo que sea que esté en su teléfono es más importante,” explica Moore.
  • Comience con un tono positivo. Saunders sugiere comenzar la reunión “compartiendo una victoria.” Usted podría, por ejemplo, alabar a su colega sobre la presentación que ella dio. “Es una gran forma de comenzar una reunión individual, porque crea energía positiva.”
  • Atienda los problemas. Las reuniones individuales son buenos espacios para tratar grandes preguntas estratégicas y resolver problemas. Es importante que usted “alcance el equilibrio” entre hacer preguntas y escuchar lo que su colega tiene que decir, dice Moore. Recuerde, “usted está ahí para aprender.” Algunos gerentes piden a los empleados que diseñen una plantilla enlistando sus desafíos junto con soluciones potenciales antes de la reunión, dice Saunders. “Entonces usted, como gerente, puede ofrecer retroalimentación constructiva,” añade.
  • Haga preguntas respecto a los planes de carrera. Aunque usted debería priorizar los temas urgentes y aquellos de importancia estratégica, no desdeñe lo personal. Las reuniones individuales pueden ser una buena oportunidad para ayudar a los miembros de su equipo a pensar más acerca de sus carreras y sus vidas. “Usted necesita asumir a su colega como un ser humano completo,” dice Moore. aunque a algunos gerentes les gusta hablar acerca del desarrollo profesional en todas las reuniones, “otros prefieren hacerlo alternadamente,” dice Saunders. Si usted planea tocar los planes de carrera, es prudente comentárselo de antemano a su empleado, porque esas conversaciones “requieren reflexión y pensamiento,” explica. Una vez que esté cada cara, Saunders recomienda hacer preguntas directas pero abiertas acerca de las metas de su subordinado.
  • Exprese gratitud. Termine la reunión en la forma en que la inició -con algo positivo. Moore recomienda “terminar con una nota de aprecio y gratitud.” Saunders coincide. “No diga algo si no es genuino o no se siente auténtico para usted, pero si puede hablar acerca de algo que la persona esté haciendo bien, o decir algo como, ‘aprecio y valoro lo que estás haciendo” es poderoso.

“Las reuniones individuales son una de las herramientas de productividad más importantes con que usted cuenta como gerente”.

“No diga algo si no es genuino o no se siente auténtico para usted, pero si puede hablar acerca de algo que la persona esté haciendo bien, o decir algo como, ‘aprecio y valoro lo que estás haciendo”.

“Decidan juntos que es lo que razonablemente lograran en el tiempo designado: ¿hay temas que puedan esperar?”.

Las reuniones individuales con los subordinados directos suelen sentirse más apresuradas y desorganizadas de lo que deberían. Es importante tratar regularmente con cada uno de sus empleados, sin embargo ¿cómo hacer el mejor uso del tiempo? He aquí siete consejos para aprovechar al máximo esas reuniones.

  • Aparte un tiempo regular en sus agendas: Cuando los empleados saben que tienen una junta pendiente, tienen menos probabilidades de acosarlo con un “constante río de interrupciones.”
  • Prepare puntos a discutir: Una meta más realista podría ser apuntar una serie de puntos que quieran discutir. Usted necesita algo de estructura, pero no demasiada.
  • Esté plenamente presente: Dedique toda su atención al empleado. Apague su teléfono, y ponga en silencio su computadora
  • Comience con un tono positivo: Saunders sugiere comenzar la reunión “compartiendo una victoria.”
  • Atienda los problemas: Es importante que usted “alcance el equilibrio” entre hacer preguntas y escuchar lo que su colega tiene que decir
  • Haga preguntas respecto a los planes de carrera: no desdeñe lo persona. Las reuniones individuales pueden ser una buena oportunidad para ayudar a los miembros de su equipo a pensar más acerca de sus carreras y sus vidas.
  • Exprese gratitud. Termine la reunión en la forma en que la inició -con algo positivo. Moore recomienda “terminar con una nota de aprecio y gratitud.”

© 2017Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

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How to make your one-on-ones with employees more productive

One-on-one meetings with direct reports often feel more hurried and disorganized than they should be. It’s important to check in regularly with each of your employees, but how can you make the best use of the time?

In the digital age, we tend to communicate with direct reports via email, instant messenger, phone and text. But nothing beats a face-to-face, one-on-one meeting, says Elizabeth Grace Saunders, the founder of Real Life E Time Coaching & Training. “One-on-ones are one of the most important productivity tools you have as a manager,” she says. “They are where you can ask strategic questions such as, are we focused on the right things? And from a rapport point of view, they are how you show employees that you value them and care about them.” In light of this dual purpose, running an effective one-on-one meeting “requires real cognitive agility,” says Margaret Moore, CEO of Wellcoaches Corporation. Here are seven tips to get the most out of these meetings.

— BLOCK REGULAR TIME IN YOUR SCHEDULES. The frequency of one-on-ones will depend on the size of your team and organization, how high-maintenance or experienced your employees are, and where you are in the hierarchy, Saunders says. It doesn’t necessarily matter how often they occur, but it’s important “that you schedule them on your calendar as a repeating event,” she says. When employees know they have a standing meeting, they are less likely to barrage you with a “constant stream of interruptions.”

— PREPARE DISCUSSION POINTS. “In an ideal world, you and your colleague would collaborate on an agenda ahead of time,” Saunders says. But time constraints often get the better of us. A more realistic goal may be to jot down a list of bullet points that you want to discuss. You need some structure, but not too much. These meetings are best when you and your colleague are in “co-creative mode,” Moore says. Decide together what you’ll reasonably accomplish in the time allotted: Are there items that can wait?

— BE FULLY PRESENT. Don’t think of the meeting as just another item on your to-do list; instead, consider it a “precious moment of connection. Think, ‘I’m here to make a difference in the life of this person,’” Moore says. Devote your full attention to your employee. Turn off your phone, and mute your computer. “It’s so easy to send a message inadvertently that you don’t care about the other person and that whatever is on your phone is more important,” Moore says.

— START ON A POSITIVE NOTE. Saunders suggests beginning the meeting “by sharing a win.” You might, for instance, compliment your colleague on a presentation she gave. “It’s a great way to start a one-on-one because it creates positive energy.”

— ADDRESS PROBLEMS. One-on-one meetings are good venues to take on big strategic questions and do problem-solving. It’s important that you “strike a balance” between asking questions and listening to what your colleague has to say, Moore says. Remember, “You are there to learn.” Some managers ask employees to create a template listing their challenges along with potential solutions before the meeting, Saunders says. “Then you, as the manager, can offer constructive feedback,” she adds.

— ASK QUESTIONS ABOUT CAREER PLANS. Although you should prioritize pressing issues and those of strategic importance, don’t neglect the personal. One-on-ones can be a good opportunity to help your team members be more thoughtful about their careers and lives. “You need to take in your colleague as a whole human being,” Moore says. While some managers like to talk about professional development at every meeting, “others like to do it at every other,” Saunders says. If you plan to touch on career plans, it’s prudent to tell your employee in advance because those conversations “require reflection and thought,” she says. Once you’re face-to-face, Saunders recommends asking direct but open-ended questions about your report’s goals.

— EXPRESS GRATITUDE. Finish the meeting the way you began it — with something positive. Moore recommends “ending with a note of appreciation and gratitude.” Saunders agrees. “Don’t say something if it’s not genuine or doesn’t feel authentic to you, but if you can talk about something they’re doing well or say something like, ‘I appreciate and value what you’re doing,’” it’s powerful.

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