Cómo lograr que su equipo dé seguimiento después de una reunión

Lo que sucede entre las reuniones es lo que hace o deshace un proyecto. Sin embargo, suele ser desafiante mantener a un equipo motivado y enfocado en realizar las tareas acordadas. En este artículo le presentamos algunas estrategias para dar un mejor seguimiento después de una reunión.

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Cualquier líder de equipo sabe que lo que sucede entre las reuniones es lo que hace o deshace un proyecto. Sin embargo, suele ser desafiante mantener a un equipo motivado y enfocado en realizar las tareas acordadas. Idealmente, usted habrá verificado que todos estén alineados y de acuerdo en los siguientes pasos, pero asignar tareas y fechas de entrega usualmente no es suficiente.

Después de todo, una vez que han dejado la reunión, surgen cosas. Las circunstancias cambian. Las prioridades se mueven. Además, en muchos lugares es generalmente aceptado que las personas no harán todo lo que han acordado en una reunión.

Comience terminando la reunión con acuerdos claros sobre acciones específicas y fechas de entrega para cada punto. No considere automáticamente la fecha de su siguiente reunión como la fecha de entrega de cada tema a realizar. Elija una fecha que tenga sentido para el proyecto y cree un sentido de urgencia. Recuérdele a las personas que pueden negociar las fechas hasta que se sientan cómodos en cuanto a ser capaces de entregar lo que prometen.

A continuación, pídale a las personas que comuniquen si uno de sus pendientes está en riesgo de no entregarse. Esto no se trata de perfección en la entrega; se trata de perfección en la comunicación.

De ser posible, durante la hora siguiente al término de la reunión tenga listo un resumen de una página sobre lo acordado, de forma que la discusión y los próximos pasos se mantengan en el radar de todos. A continuación, asigne a alguien para dar seguimiento a los puntos a realizar entre las reuniones.

Mantenga un conteo de qué puntos se cumplen. ¿Cuántas de las acciones se completaron en las fechas acordadas? Este registro de su tasa de cumplimiento de las acciones -su “índice de decir/hacer”- le dirá qué tal lo está haciendo. Defina un objetivo. Sin embargo, no espere perfección- lo que importa es el patrón general.

No deje que el registro lo convierta en un capataz. Cada persona de su equipo tiene una vida compleja -buena parte de la cual usted desconoce. Al interesarse en cada uno de sus colegas y trabajar para entender sus realidades actuales, puede ganarse su respeto y el permiso de pedirles que hagan lo que dijeron que harían, confiablemente -casi todo el tiempo.

Por supuesto, cuando alguien queda mal, no deje que pase inadvertido, pero discútalo en una conversación gentil. No debería pensar menos de la persona porque no cumplió su palabra. Ejemplifique el comportamiento deseado y continuamente recuérdele a las personas lo que se espera.

Si todo lo anterior no está funcionando y usted no está logrando una tasa de entrega con la que se sienta cómodo, quizá quiera tratar directamente el tema con su equipo. Una conversación abierta y honesta acerca de cumplir los compromisos acordados es constructiva.

Esta discusión sobre la solución de problemas incrementará el nivel de conciencia de todos respecto a hacer y cumplir compromisos, además de traer a la superficie los problemas que les impiden lograrlo.

Llegar a un nivel más alto de cumplimiento de acciones lleva no sólo a un progreso exponencial hacia las metas, sino también a un enorme sentido de logros -tanto personalmente como para el grupo.

“Idealmente, usted habrá verificado que todos estén alineados y de acuerdo en los siguientes pasos, pero asignar tareas y fechas de entrega usualmente no es suficiente”.

“Una conversación abierta y honesta acerca de cumplir los compromisos acordados es constructiva”.

“Llegar a un nivel más alto de cumplimiento de acciones lleva no sólo a un progreso exponencial hacia las metas, sino también a un enorme sentido de logros -tanto personalmente como para el grupo”.

Lo que sucede entre las reuniones es lo que hace o deshace un proyecto. Sin embargo, suele ser desafiante mantener a un equipo motivado y enfocado en realizar las tareas acordadas. A continuación, algunas estrategias para dar un mejor seguimiento después de una reunión:

  1. Comience terminando la reunión con acuerdos claros sobre acciones específicas y fechas de entrega para cada punto.
  2. Pídale a las personas que comuniquen si uno de sus pendientes está en riesgo de no entregarse. Esto no se trata de perfección en la entrega; se trata de perfección en la comunicación
  3. De ser posible, durante la hora siguiente al término de la reunión tenga listo un resumen de una página sobre lo acordado, de forma que la discusión y los próximos pasos se mantengan en el radar de todos.
  4. Asigne a alguien para dar seguimiento a los puntos a realizar entre las reuniones.
  5. Mantenga un conteo de qué puntos se cumplen.
  6. No deje que el registro lo convierta en un capataz.
  7. Cuando alguien queda mal, no deje que pase inadvertido, pero discútalo en una conversación gentil.

© 2017 Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

How to Get Your Team to Follow Through After a Meeting

Any team leader knows that it’s what happens between project meetings that makes or breaks a project. And yet it’s often challenging to keep a team motivated and focused on getting agreed upon tasks done. Ideally you’ve checked that everyone is aligned and agreed on next steps, but assigning tasks and deadlines is usually not enough.

After all, once you’ve left the meeting, things come up. Circumstances change. Priorities shift. And in many places, it’s generally accepted that people won’t do everything they’ve agreed to in a meeting.

Start by ending the meeting with clear agreements on specific actions and completion dates for each item. Don’t automatically default to your next meeting date as the completion date for each action item. Choose a date that makes sense to the project and creates a sense of urgency. Remind people that they can negotiate on dates until they feel comfortable being able to deliver as promised.

Then ask people to communicate if one of their action items becomes at risk of nondelivery. This is not about perfection in delivery; it is about perfection in communication.

Get a one-page summary of the meeting out within an hour if possible, so the discussion and next steps stay on everyone’s radars. Then assign someone to track and follow up on action items between the meetings.

Keep a running tally of which items get done. How many of the agreed-upon action items are completed by the dates agreed upon? This record of your action item completion rate — your “say/do ratio” — will tell you how you are doing. Set a target. But don’t expect perfection — it’s the overall pattern that matters.

Don’t let the tracking turn you into a task master. Each person on your team has a complex life — much of which is unknown to you. By being interested in each of your colleagues and working to understand their current realities, you can gain their respect and permission to ask them to do what they say they will do, reliably — almost every time.

Of course, when someone does drop the ball, don’t let it go unchallenged, but make it a gentle conversation when you discuss it. You shouldn’t think less of the person because they didn’t keep their word. Role model the desired behavior and continually remind people of what is expected.

If all of the above isn’t working and you’re not hitting a completion rate that you’re comfortable with, you may want to address the issues head-on with your team. An open and honest conversation about keeping the agreed-upon commitments is constructive.

This problem-solving discussion will increase everyone’s level of awareness for making and keeping commitments as well as surface problems that keep them from doing so.

Getting to a higher level of completion on action items leads not only to exponential progress toward goals, but also to a tremendous sense of accomplishment — both personally and for the group.

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