Cómo obtener mejores sugerencias

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Invitar a sus empleados a comunicar sugerencias para el trabajo, es un reto.
Aquí encontrará algunas ideas que le ayudarán a abrir mejores canales de comunicación con sus colaboradores.

TIEMPO DE LECTURA

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¿Cómo se calcula?

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Los líderes suelen tener muchos problemas para lograr que los empleados hablen honestamente acerca de lo que está sucediendo en las organizaciones. Sin embargo, la investigación sugiere que cuando los empleados eligen hablar, puede suceder toda una hueste de cosas positivas, incluyendo un mayor compromiso de los empleados e incluso un mejor desempeño financiero.

La suposición implícita es que el problema se resolvería si los líderes dejaran en claro que el hablar es algo esperado, alentado y seguro y si los empleados trabajaran para superar su miedo, practicaran habilidades vocales y en el proceso adquirieran más confianza en su habilidad, los líderes escucharán todo lo que necesitan oír ¿cierto?

No tan rápido.

Revise los comentarios abiertos de una encuesta de empleados y rápidamente será claro que no todas las voces son iguales. Considere lo que sucede en las reuniones –los individuos suelen salirse por la tangente o compartir historias u opiniones personales e irrelevantes. Dicho simplemente, no toda la voz es buena y el solo incrementar la frecuencia y el volumen de las voces no es suficiente.

El primer paso para obtener retroalimentación útil y constructiva es admitir que usted como líder no siempre tiene las respuestas. Su enfoque debería centrarse en lograr la meta y no en promover su idea particular de cuál es la mejor forma de hacerlo. Sin embargo, para muchos líderes, ceder el compromiso hacia sus propias soluciones e ideas es difícil, en particular para aquellos que están inseguros acerca de sus propias habilidades o ven a sus seguidores como amenazas potenciales para su posición o estatus en la organización. Sin embargo esto es esencial al crear el ambiente para una voz constructiva.

Una vez que ha establecido las bases, hay varias formas de incrementar la probabilidad de que sus empleados hablen con ideas bien pensadas y bien informadas. He aquí nuestras recomendaciones:

+ Ponga límites al apoyo. Apoyar puede ser contraproducente, especialmente si usted, sin darse cuenta, envía el mensaje de que todas las voces son iguales. Deje en claro que usted valora más las aportaciones bien pensadas. Aliente a los empleados a pensar acerca de los temas desde su perspectiva, tomando en cuenta las potenciales limitaciones, los obstáculos y a las múltiples partes interesadas.

+ Sea accesible, pero demande una alta responsabilidad. Algunos empleados solo son reticentes a hablar en escenarios grupales como una junta. En estos casos, invitarlos personalmente a que compartan sus pensamientos y preocupaciones en privado podría brindar más y mejores percepciones. Al mismo tiempo, coloque altas expectativas para alentar las aportaciones de alta calidad.

+ Ayude a las personas a ver sus prejuicios. La mayoría de los empleados verán una política o proceso en particular desde una perspectiva angosta y funcional. Muy pocos reconocerán que tienen una visión tan sesgada de la situación. Usted obtendrá mejores aportaciones si ayuda a que los empleados entiendan la película completa antes de proponer una solución.

+ Encuentre “informantes” influyentes. Obtendrá mejores aportaciones si tiene a alguien que monitoree las ideas por usted. Reclute informantes de confianza para reunir retroalimentación de sus pares, integrar estos aportes y proveerlo con las mejores ideas. Ya que estos informantes están reuniendo retroalimentación informal de sus colegas y presentándosela anónimamente a usted, existe el plus de que los empleados seguramente serán más francos en sus observaciones.

+ Cierre el ciclo. Los empleados que se tomaron el tiempo de aprender el contexto más amplio y ofrecer sugerencias constructivas merecen retroalimentación respecto a lo que usted hizo –o no- con sus aportaciones y por qué. Cerrar el ciclo no solo alienta a los empleados a seguir hablando, sino que impulsa a los otros, cuando ven que el expresar constructivamente sus opiniones tiene un impacto significativo y positivo.

“Cuando los empleados eligen hablar, puede suceder toda una hueste de cosas positivas, incluyendo un mayor compromiso”.

“No toda la voz es buena y el solo incrementar la frecuencia y el volumen de las voces no es suficiente”.

“Los empleados merecen retroalimentación respecto a lo que usted hizo –o no- con sus aportaciones y por qué”.

Los líderes suelen tener muchos problemas para lograr que los empleados hablen honestamente acerca de lo que está sucediendo en las organizaciones. Y cuando los empleados eligen hablar, puede suceder toda una hueste de cosas positivas, incluyendo un mayor compromiso

El primer paso para obtener retroalimentación útil y constructiva es admitir que usted como líder no siempre tiene las respuestas. Aunque para muchos líderes, ceder el compromiso hacia sus propias soluciones e ideas es difícil.

Recomendaciones:

  • Ponga límites al apoyo. Aliente a los empleados a pensar acerca de los temas desde su perspectiva.
  • Sea accesible, pero demande una alta responsabilidad. Aliente las aportaciones de alta calidad.
  • Ayude a las personas a ver sus prejuicios. Usted obtendrá mejores aportaciones si ayuda a que los empleados entiendan la película completa antes de proponer una solución.
  • Encuentre “informantes” influyentes.
  • Cierre el ciclo. Los empleados merecen retroalimentación respecto a lo que usted hizo –o no- con sus aportaciones.

© 2015Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

How to Get Better Suggestions

Leaders often have a hard time getting their employees to speak up honestly about what’s really going on in their organizations. Yet when employees do choose to speak up, research suggests that a host of positive things can happen, including higher employee engagement and even better financial performance.

The implicit assumption here is that the problem would be solved if leaders made it clear that speaking up is expected, encouraged and safe, and if employees worked to overcome their fear, practiced speaking up skills, and in the process became more confident in their ability, the problem would be solved. Leaders would hear all they need to hear, right?

Not so fast.

Review the open-ended comments on an employee survey, and it quickly becomes clear that all voice is not created equal. Consider meetings – individuals often go off on tangents or share personal, irrelevant opinions or stories. Simply put, not all voice is good voice, and merely increasing the frequency and volume of speaking up is not enough.

The first step to getting helpful, constructive feedback is to admit that you as a leader don’t always have the answers. Your focus should be on accomplishing the goal, not advocating for your particular idea about how best to achieve it. Yet, for many leaders, relinquishing commitment to their own solutions and ideas is difficult, particularly for those who are insecure about their own abilities or view their followers as a potential threat to their position or status in the organization. In order to create an environment for constructive voice, however, it’s essential.

Once you’ve established that foundation, there are several ways to increase the probability that your employees will speak up with thoughtful, well-informed ideas. Here are our recommendations:

+ Put limits on your supportiveness. Being supportive can backfire, especially if you unintentionally send the message that all voice is equal. Make clear that you value thoughtful input more than just any input. Encourage employees to think about issues from your perspective, factoring in potential constraints, obstacles and multiple stakeholders.

+ Be accessible, but demand high accountability. Some employees are only reluctant to speak up in group settings such as meetings. In such cases, personally inviting them to share their thoughts and concerns with you privately may yield more and better insights. At the same time, set high expectations to encourage high-quality input.

+ Help people see their biases. Most employees will view a particular policy or process from a narrow, functional perspective, and very few recognize that they have such a biased view of the situation. You’ll get better input if you help employees understand the bigger picture before proposing a solution.

+ Find influential “informants.” You’ll get better input if you have someone screen ideas for you. Recruit trusted informants to collect feedback from their peers, aggregate this input and provide you with the best ideas. Since these informants are gathering informal feedback from their peers and presenting it to you anonymously, there’s the added bonus that employees likely will be more forthcoming in their observations.

+ Close the loop. Employees who take the time to learn the broader context and voice constructive suggestions deserve feedback on what you did – or didn’t do – with their input and why. Closing the loop not only encourages employees to continue to speak up, but encourages others as well, when they see that voicing opinions constructively has a meaningful, positive impact.

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