Hablando para una audiencia pequeña

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M uchas reuniones o presentaciones de ventas incluyen a menos de 10 participantes en un cuarto, donde todos permanecen sentados y recorren el mismo conjunto de diapositivas. Al prepararse para una “presentación sentada”, cambie su enfoque haciéndose usted mismo estas cinco preguntas.

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Es fácil asociar el dar presentaciones con estar en frente de una audiencia y hacer gestos hacia diapositivas proyectadas. Sin embargo, muchas reuniones o presentaciones de ventas incluyen a menos de 10 participantes en un cuarto, donde todos permanecen sentados y recorren el mismo conjunto de diapositivas.
Este es un escenario muy diferente, con grandes limitaciones para el presentador y menos herramientas para atrapar a la audiencia. Sin embargo, la buena planeación y la atención a las señales no verbales pueden hacer un éxito de estas “nopresentaciones”.
Al prepararse para una presentación sentada, ciertas herramientas como un atril, un proyector o un micrófono, podrían no estar a la mano, como lo estarían si usted se estuviera presentando al frente de la sala. Cambie su enfoque haciéndose usted mismo estas cinco preguntas:

¿Cómo prepara su presentación impresa? Es importante que trabaje a partir del mismo documento (con los mismos números de página) que su audiencia. Al prepararlo use un número limitado de notas a mano (posiblemente incluso con lápiz de tono claro), de modo que no parezca depender excesivamente de ellas.

  1. ¿Cómo prepara la presentación impresa para su audiencia? Facilite que las personas sigan lo que usted dice, al guiarlas directamente a cada diapositiva. Use notas o texto destacado para enfatizar secciones importantes. O intente dejar a propósito una parte en blanco si quiere que la audiencia lo llene.
  2. ¿Qué más debería llevar con usted? Ya que típicamente cada miembro de la audiencia tendrá su propio juego impreso, yo trato de llevar alguna cosa que todos observemos juntos, por lo menos durante una parte de la presentación.
  3. ¿Cuándo debería levantarse? Los expertos en el comportamiento no verbal coinciden en que si puede pararse mientras los demás permanecen sentados, usted ganará algo de poder. Por ello decida, de ser posible, estar de pie durante la parte más formal de la presentación y luego siéntese al responder las preguntas. Si esto resulta demasiado extraño o fuera de lo normal, considere estar de pie durante algunos momentos, quizá para ilustrar algo en el pizarrón o rotafolio y después permanezca parado durante un poco más, mientras comenta sobre lo que acaba de ilustrar.
  4. ¿Dónde debería sentarse? La ubicación no debería ser accidental. Si usted es el presentador principal, colóquese al lado o en la esquina adyacente de la persona que tome decisiones. Las investigaciones demuestran que, si usted comparte una esquina o un lado de la mesa con quien decide, será más fácil alcanzar un acuerdo. Por el contrario, la posición más antagonista (piense en un juego de ajedrez) es directamente enfrente de alguien. Trate de sentarse donde pueda maximizar el contacto visual.
  5. ¿Cuándo debería distribuir el juego impreso? Retrase la entrega, de ser posible. Antes de comenzar, tómese un poco de tiempo para hablar acerca de las metas y esperanzas que la audiencia tiene puestas en la reunión. Una vez que ellos tengan los juegos de diapositivas, usted estará compitiendo por su atención.

Además de estas cinco preguntas también es importante considerar el efecto de su voz y de sus gestos –al igual que en una presentación de pie. Al estar sentados también necesitamos respirar completamente desde el diafragma y hablar con voz fuerte. Asegúrese de que aquellos que estén más lejos de usted puedan oírlo claramente. El estar sentados permite un tono más conversacional e informal, pero no se relaje en exceso, o podría perder su ventaja como autoridad.

“La buena planeación y la atención a las señales no verbales pueden hacer un éxito de estas “nopresentaciones”.

“Facilite que las personas sigan lo que usted dice, al guiarlas directamente a cada diapositiva”.

Los expertos en el comportamiento no verbal coinciden en que si puede pararse mientras los demás permanecen sentados, usted ganará algo de poder”.

Es fácil asociar el dar presentaciones con estar en frente de una audiencia. Sin embargo, muchas reuniones o presentaciones de ventas incluyen a menos de 10 participantes en un cuarto, donde todos permanecen sentados y recorren el mismo conjunto de diapositivas.

Al prepararse para una presentación cambie su enfoque haciéndose usted mismo estas cinco preguntas:

¿Cómo prepara su presentación impresa?

  1. ¿Cómo prepara la presentación impresa para su audiencia?
  2. ¿Qué más debería llevar con usted?
  3. ¿Cuando debería levantarse?
  4. ¿Dónde debería sentarse?
  5. ¿Cuando debería distribuir el juego impreso?

© 2017Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

Pitching to a Small Audience

It’s easy to associate delivering presentations with standing in front of an audience and gesturing toward projected slides. However, many meetings or pitches involve fewer than 10 participants in a room, where everyone remains seated and walks through the same slide deck together.

This is quite a different scenario with greater constraints on the presenter and fewer tools to engage the audience. But thoughtful planning and awareness of nonverbal cues can make these “nonpresentations” successful.

When preparing for a seated presentation, certain tools like a lectern, projector, or microphone may not be readily available, as they might if you were presenting in front of the room. Shift your focus by asking yourself these five questions:

How do you prepare your printed deck? It is important to work from the same printed deck (with the same page numbers) as the audience. When you assemble your deck, use a limited number of handwritten notes (possibly even in light pencil), so you don’t appear overly reliant on them.

How do you prepare the deck for your audience? Make it easy for people to follow what you’re saying by guiding them directly to each slide. Use highlights or sticky notes to emphasize important sections. Or try purposefully leaving something blank that you wish to have the audience fill in.

What else should you bring with you? Since typically every member of the audience will have their own copy of the deck, I try to bring one item that everybody will look at together for at least a portion of the presentation.

When should you stand? Nonverbal experts agree that if you can stand while others remain seated, you gain some power. So decide if you can stand for the more formal portion of the pitch and then sit to field questions. Should this prove too awkward or out-of-the-norm, consider standing for only a few moments. Perhaps stand to illustrate something on the whiteboard or flip-chart, then remain on your feet for a bit longer, as you facilitate some comments about what you’ve just illustrated.

Where should you sit? Seating should not be accidental. If you are the primary presenter, take a position beside or at a corner adjacent to the decision-maker. Research shows that if you share a corner or side of the table with the decision-maker, it will be easier to reach an agreement. Conversely, the most adversarial position (think of a chess game) is directly opposite someone. Try to sit where you can maximize eye contact.

When should you distribute the pitch book? Delay this if possible. Take some time to talk about the audience’s goals and hopes for the meeting before you begin. Once they have their slide decks, you will be competing for their attention.

Aside from these five questions, it’s also important to consider the effect of your voice and your gestures – just as in a standing presentation. When seated, we still need to breathe fully from the diaphragm and speak with a strong voice. Make sure that those furthest from you can clearly hear you. Being seated allows for a more conversational and informal tone, but don’t become too relaxed, or you may lose your edge as an authority.

(JD Schramm teaches communication at Stanford’s Graduate School of Business.)

© 2014 Harvard Business School Publishing Corp.