La forma correcta de comenzar una reunión

¿Alguna vez piensa acerca de la primera impresión que dejan sus reuniones? Si quiere tener una junta más productiva, enfóquese en una entrada fuerte. Un buen inicio de reunión define el tono, introduce los temas principales y brinda una vista previa de lo que puede esperarse. He aquí algunas mejores prácticas para comenzar su próxima reunión.


Este artículo le será útil para:

TIEMPO DE LECTURA

texto alt

¿Cómo se calcula?

Descarga este Artículo

Todos sabemos que hay un precio a pagar por dar una mala primera impresión: un saludo de manos flojo transmite poca confianza; un traje arrugado lo hace parecer perezoso; compartir en exceso se percibe como inestabilidad emocional. Sin embargo, ¿alguna vez piensa acerca de la primera impresión que dejan sus reuniones?

Si quiere tener una junta más productiva, enfóquese en una entrada fuerte. Un buen inicio de reunión define el tono, introduce los temas principales y brinda una vista previa de lo que puede esperarse. He aquí algunas mejores prácticas para comenzar su próxima reunión:

  • Deje en claro el propósito de la reunión: Explique el propósito de la reunión en la agenda y reitérelo al inicio de la junta. Distinga entre las sesiones de generación de ideas y los foros de toma de decisiones; separe las reuniones de pensamiento estratégico de largo plazo de aquellas que buscan acción y responsabilidad a corto plazo.
  • Sea específico acerca del propósito de cada punto en la agenda: Antes de cada punto de la agenda, tome un momento para clarificar la meta, y a continuación facilite el debate con ello en mente. Si está tratando de alentar pensamiento original, no permita que los integrantes del equipo orientados a la acción converjan demasiado rápido. Si un punto requiere de una decisión, sea claro sobre los criterios del proceso de toma de decisiones.
  • Pídales a las personas que filtren sus contribuciones: Otra forma de definir el tono al inicio de una junta es decirles a las personas qué nivel de involucramiento espera de cada uno de ellos. Pídales a los participantes que modulen sus contribuciones, de forma que ocupen aproximadamente el mismo tiempo que los demás y se abstengan de simplemente coincidir entre sí.
  • Reitere cualquier regla importante: Si su equipo ha pasado tiempo desarrollando reglas del juego (lo que recomiendo mucho que hagan), use el tiempo al inicio de la reunión para recordarle a todos cualquier regla que siga siendo aspiracional. No exagere, pero elija una regla que crea que será particularmente destacada para la discusión.
  • Desvíe el comportamiento pasivo agresivo: Las reuniones tienden a alargarse, pero no exponen los problemas reales que necesitan resolverse. Atienda explícitamente el riesgo del comportamiento pasivo agresivo al pedir que incluso los temas espinosos se atiendan en la junta, no después. Referirse a las discusiones difíciles o polémicas al inicio de la reunión y pedirles a las personas que compartan sinceramente sus puntos de vista, incrementará la probabilidad de que tenga los temas en la mesa, en lugar de dejarlos para el chisme de pasillo posterior.

Probablemente usted asiste a demasiadas reuniones. Es incluso más probable que asista a demasiadas malas reuniones. Si usted dirige el show, asegúrese de que su reunión provoque una gran primera impresión al enfocar a todos en el singular valor que se supone que ofrecen, enfatizar la diversidad de pensamiento y filtrar las pérdidas de tiempo. Hágalo y verá que sus reuniones se ganan una gran reputación y realmente ayudan a hacer el trabajo.

“Explique el propósito de la reunión en la agenda y reitérelo al inicio de la junta”.

“Pídales a los participantes que modulen sus contribuciones, de forma que ocupen aproximadamente el mismo tiempo que los demás y se abstengan de simplemente coincidir entre sí”.

“Atienda explícitamente el riesgo del comportamiento pasivo agresivo al pedir que incluso los temas espinosos se atiendan en la junta, no después”.

¿Alguna vez piensa acerca de la primera impresión que dejan sus reuniones? Si quiere tener una junta más productiva, enfóquese en una entrada fuerte. Un buen inicio de reunión define el tono, introduce los temas principales y brinda una vista previa de lo que puede esperarse. He aquí algunas mejores prácticas para comenzar su próxima reunión.

  • Deje en claro el propósito de la reunión
  • Sea específico acerca del propósito de cada punto en la agenda
  • Pídales a las personas que filtren sus contribuciones
  • Reitere cualquier regla importante
  • Desvíe el comportamiento pasivo agresivo

Si usted dirige el show, asegúrese de que su reunión provoque una gran primera impresión al enfocar a todos en el singular valor que se supone que ofrecen, enfatizar la diversidad de pensamiento y filtrar las pérdidas de tiempo.

© 2017 Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

The Right Way to Start a Meeting

We all know there’s a price to pay for a making bad first impression: A limp handshake conveys low confidence; a wrinkled suit makes you seem lazy; oversharing comes across as emotional instability. But do you ever think about the first impression your meetings make?

If you want to have a more productive meeting, focus on a strong opening. A good start to a meeting sets the tone, introduces the major themes and provides a preview of what you can expect. Here are some best practices for starting your next meeting:

— MAKE THE PURPOSE OF THE MEETING CLEAR: State the purpose of the meeting in the agenda and then reiterate it at the start of the meeting. Differentiate between idea-generation sessions and decision-making forums; separate meetings driving long-term strategic thinking from those driving short-term action and accountability.

— BE SPECIFIC ABOUT THE PURPOSE OF EACH AGENDA ITEM: Before each agenda item, take a moment to clarify the goal, then facilitate the discussion with that in mind. Don’t allow action-oriented team members to converge too quickly if you’re trying to foster original thinking. If an item requires a decision, be clear on the decision criteria and the decision-making process.

— ASK PEOPLE TO FILTER THEIR CONTRIBUTIONS: Another way to set the tone at the start of a meeting is to tell people what level of engagement you expect from each of them. Ask participants to modulate their contributions so that they take up about as much airtime as everyone else and refrain from simply agreeing with one another.

— REITERATE ANY IMPORTANT GROUND RULES: If your team has spent time developing ground rules (which I highly recommend that you do), use the time at the beginning of the meeting to remind everyone about any that are still aspirational. Don’t overdo it, but pick one ground rule that you think will be particularly salient for your discussion.

— HEAD OFF PASSIVE-AGGRESSIVE BEHAVIOR: Meetings tend to go on and on but don’t expose the real problems that need to be solved. Address the risk of passive-aggressive behavior explicitly by asking that even prickly issues be addressed in the meeting, not after it. Calling out difficult or contentious discussions at the start of a meeting and asking for people to share their points of view candidly will increase the likelihood that you get the issues on the table rather than leaving them for hallway gossip later.

It’s likely that you attend too many meetings. It’s even more likely that you attend too many bad meetings. If you’re running the show, make sure your meeting makes a great first impression by focusing everyone on the unique value they’re supposed to be adding, emphasizing diversity of thought and filtering out time-sucks. Do that and you’ll find that your meetings earn a sterling reputation and actually help get work done.

¿Qué te ha parecido?

Si encontró algún error gramatical en este artículo, por favor notifíquelo a nuestros editores seleccionando el texto y presionando:“Ctrl + Enter”.