Lo que necesita saber sobre dirigir juntas productivas

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Las reuniones, generalmente, son un desperdicio de tiempo.
Aquí le mostramos cuándo y cómo debe realizarlas para alcanzar sus metas.

TIEMPO DE LECTURA

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¿Cómo se calcula?

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Levante su mano si piensa que la mayoría de las reuniones son un completo desperdicio de su tiempo –sin mencionar el tiempo de la organización. No necesita buscar muy lejos por la evidencia para confirmarlo.

Sin embargo, ¿qué podemos hacer acerca del aparentemente interminable ciclo de reuniones en los que todos estamos atrapados? Me acerqué a los archivos de Harvard Business Review para encontrar algunos de los mejores consejos sobre reuniones.

Por supuesto, hay momentos en los que las reuniones son necesarias. Estas son las tres razones que ameritan una reunión cara a cara:

+ Para informar a las personas y ponerlas en ritmo.

+ Para buscar aportaciones de las personas.

+ Para pedir aprobación.

No agende una reunión para algo que puede ser tratado en una llamada telefónica y no haga una llamada para algo que puede comunicarse vía correo electrónico. Si usted necesita agendar una reunión para alcanzar su meta, desafíese a hacerla rápida y eficiente y mantenga en mente estas mejores prácticas:

+ Comience con una agenda enfocada. Hable informalmente antes de tiempo con sus colegas para determinar los temas de discusión más importantes. Sea tan específico como pueda e incluya una línea de tiempo que destine un cierto número de minutos para cada asunto (asegúrese de seguirla durante su reunión). Envíe la agenda por adelantado a las personas, de modo que tengan tiempo de prepararse para la reunión.

+ Limite a los asistentes. Cuando usted está agendando una reunión comience por preguntarse cuáles son las prioridades y quien es absolutamente necesario que esté ahí. Es importante controlar el tamaño de su junta y tener en el salón a los tomadores de decisiones clave.

+ Manténgala en rumbo. Una vez que haya integrado a los jugadores críticos, evite que su junta se descarrile. Comience enviando la agenda y cualquier material de respaldo. Si las personas se están conectando para una video conferencia es imperativo que usted esté bien entrenado y se tenga confianza al usar las características de la herramienta. Si no lo está, asegúrese de traer a alguien que sí; no quiere desperdiciar los primeros 20 minutos averiguando cómo funcionan el audio o la cámara web.

+ Maneje a los asistentes. No importa que tan bien definida esté su agenda, siempre habrá dinámicas detrás del telón que pueden descarrilar la junta. Después de todo, cada quien llega con sus propias metas y ellas pueden influir el tono y dirección de la reunión. Algunos estarán muy comprometidos con el tema a tratar, mientras que otros están ahí solo porque apareció en su calendario. Depende de usted ser el guardia de todas las ideas en el salón, logrando el balance adecuado entre alentar a todas las voces a hablar, escuchar y no dejar que las personas se vayan por la tangente.

+ Ponga el tono adecuado. Sea consciente de lo que su lenguaje corporal le está comunicando a las personas – el cómo decimos las cosas es tan importante como lo que estamos diciendo. Por ejemplo, dese cuenta de si su postura es atenta o si se está inclinando hacia atrás con los brazos cruzados, lo que puede indicar impaciencia o escepticismo. El lenguaje corporal es especialmente importante cuando usted es el jefe, porque todos los demás estarán siguiendo cada movimiento de su ceja.

+ Defina los siguientes pasos y responsabilidades. Nunca termine una reunión sin definir los próximos pasos, las fechas límite y las responsabilidades individuales. Mantenga un registro de quién es responsable de qué –y para cuándo. Si la reunión descubrió temas que deben seguir siendo explorados, defina el tiempo para la discusión subsecuente.

“Si usted necesita agendar una reunión para alcanzar su meta, desafíese a hacerla rápida y eficiente”.

“El cómo decimos las cosas es tan importante como lo que estamos diciendo”.

“Si la reunión descubrió temas que deben seguir siendo explorados, defina el tiempo para la discusión subsecuente”.

Es necesario convocar a una reunión para:

+ Para informar a las personas y ponerlas en ritmo.

+ Para buscar aportaciones de las personas.

+ Para pedir aprobación.

Si usted necesita agendar una reunión, desafíese a hacerla rápida y eficiente tomando en cuenta las mejores prácticas:

  • Comience con una agenda enfocada. Sea tan específico como pueda e incluya una línea de tiempo.
  • Envíe la agenda por adelantado.
  • Limite a los asistentes. Tenga en el salón a los tomadores de decisiones clave.
  • Manténgala en rumbo. Comience enviando la agenda y cualquier material de respaldo.
  • Maneje a los asistentes. Debe alcanzar el balance adecuado entre alentar a todas las voces a hablar, escuchar y no dejar que las personas se vayan por la tangente.
  • Ponga el tono adecuado. El cómo decimos las cosas es tan importante como lo que estamos diciendo.
  • Defina los siguientes pasos y responsabilidades. Si en la reunión descubrió temas que deben seguir siendo explorados, defina el tiempo para la discusión subsecuente.

© 2015Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

What You Need to Know About Running Productive Meetings

Raise your hand if you think the majority of meetings are a complete waste of your time – not to mention your organization’s time. You don’t need to look far for confirming evidence.

But, what can we do about the seemingly endless cycle of meetings that we’re all caught up in? I reached into HBR’s archives to find some of our best advice on meetings.

There are, of course, times when meetings are necessary. These are the three reasons that warrant a face-to-face get-together:

+ To inform and bring people up to speed.

+ To seek input from people.

+ To ask for approval.

Don’t schedule a meeting for something that can be addressed in a phone call, and don’t make a phone call for something that can be communicated via email. If you need to schedule a meeting to accomplish your goal, challenge yourself to make it quick and efficient, and keep these best practices in mind:

+ Start with a focused agenda. Speak with colleagues informally ahead of time to determine the most important discussion items. Be as specific as you can, and include a timeline that allocates a certain number of minutes to each item (then be sure to stick to it during your meeting). Send the agenda to people in advance, so they have time to prepare for the meeting.

+ Limit attendees. When you’re scheduling a meeting, start by asking yourself what the priorities are, and who absolutely needs to be there. It’s important to control the size of your meeting and to have key decision makers in the room.

+ Keep it on track. Once you have the critical players assembled, keep your meeting from getting derailed. This starts when you send out the agenda and any background materials. If people are logging on for a video conference, it’s imperative that you’re well-trained and comfortable using the tool’s features. If you’re not, be sure to bring someone who is; you don’t want to waste the first 20 minutes figuring out how to work the audio or the webcam.

+ Manage attendees. No matter how well-defined your agenda is, there will always be behind-the-scenes dynamics that can throw your meeting off track. After all, everyone comes with his or her own goals and those can influence the tone and direction of the meeting. Some will be highly engaged in the topic at hand, while others are there just because it was on their calendar. It’s up to you to be a steward of all the ideas in the room, striking the right balance between encouraging all voices to speak up and be heard, listening and not letting people go off on tangents.

+ Set the right tone. Be cognizant of what your body language is communicating to people – how we say things is just as important as what we’re saying. For example, notice whether your pose is attentive or whether you’re leaning back with your arms folded, which can indicate impatience or withdrawn skepticism. Body language is especially important when you’re the boss, because everyone else will be following every arch of your eyebrow.

+ Define next steps and responsibilities. Never end a meeting without defining next steps, deadlines, and individual responsibilities. Keep a record of who’s responsible for what – and by when. If the meeting uncovered items that need to be further explored, set up a time for a follow-up discussion.

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