Los principios fundamentales del trabajo a distancia

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El trabajo exitoso a distancia se basa en tres principios centrales. Aquí se los presentamos.

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Desde que las personas comenzaron a trabajar a distancia, hace algunas décadas, las compañías han estado interesadas en los prospectos de incrementar la productividad, reducir costos y obtener acceso a un banco de talentos mucho más grande.

Entonces, ¿por qué algunas organizaciones están cosechando los beneficios del teletrabajo, pero otras no? Las condiciones son aparentemente ideales: más y más personas están escogiendo laborar en forma remota y los avances en la tecnología mantienen el ritmo.

Aproximadamente el 94 por ciento de los hogares estadounidenses tiene acceso a internet de banda ancha – uno de los habilitadores más importantes para el trabajo a distancia. Los trabajadores también tienen acceso a una gama de herramientas que les permiten hacer videoconferencia, colaborar en documentos compartidos y manejar complejos flujos de trabajo con colegas alrededor del mundo.

Entonces ¿Cuál es el problema?

La respuesta es simple: Muchas compañías se enfocan demasiado en la tecnología y no lo suficiente en el proceso. Esto es semejante a tratar de mejorar el desempeño de un plantel deportivo comprando mejor equipamiento. Esos ajustes, por sí mismos, podrían resultar en avances menores, pero el cambio real requiere un retorno a lo fundamental.

El trabajo exitoso a distancia se base en tres principios centrales:

+ Comunicación: Puede ser difícil explicar ideas complejas en un ambiente virtual, especialmente si las personas no pueden hacer preguntas y discutir en tiempo real. La falta de interacción cara a cara limita las señales sociales, lo que puede llevar a malos entendidos y generar conflictos. Muchas veces, para compartir en forma efectiva información que es compleja o personal, usted necesita observar el lenguaje corporal, el tono y la inflexión de la voz y ser capaz de ver aquello sobre lo que se habla. Para estos propósitos, la videoconferencia es el mejor substituto de hablar personalmente.

La frecuencia de la comunicación también importa. Ofrecer actualizaciones habituales, responder rápidamente a los mensajes y estar disponible en momentos importantes (especialmente cuando los colegas están ubicados en diferentes zonas horarias) reduce la probabilidad de obstáculos y desarrolla la confianza.

+ Coordinación. En ocasiones, coordinar trabajadores remotos puede sentirse como coreografiar a un grupo de nado sincronizado cuyos integrantes llevan vendas sobre los ojos. Todos deberían trabajar armónicamente, pero las personas suelen no saber qué están haciendo las otras y cómo todo se une en una rutina mayor. Por eso es importante crear procesos formales que simulen los modos informales en que tocamos base cuando estamos cerca físicamente –llegar al escritorio de un colega, por ejemplo, o almorzar juntos. Estas interacciones sirven como correctores de curso. En ausencia de ellos, es mucho más probable que las personas se descarrilen.

Sin embargo, el sólo tener procesos no es suficiente. Los gerentes deben diseñarlos e imponerlos hasta que sean completamente asimilados. También necesitan evaluar a los miembros del equipo con base en qué tan bien se adhieren al protocolo. De otro modo, regresarán a sus antiguos hábitos.

+ Cultura. Este principio es especialmente importante para los equipos virtuales, pero también para los individuos que trabajan a distancia. Ya que estas personas raramente se encuentran cara a cara con sus compañeros, tienden a enfocarse en las tareas e ignorar al equipo. Esto puede funcionar durante algún tiempo, pero usted debe desarrollar una cultura para alentar el compromiso y sostener su desempeño en el largo plazo.

Si las reuniones en persona no son posibles y un “dispensador de agua” virtual se siente forzado, usted puede agendar regularmente llamadas informales –ya sea individuales o en grupo. Estas podrían no ser tan efectivas como el pasar tiempo juntos personalmente, pero tienen los mismos objetivos: reconocer a los miembros remotos del equipo como seres humanos, entender cómo se sienten y conocer sus vidas fuera de la oficina.

“Puede ser difícil explicar ideas complejas en un ambiente virtual, especialmente si las personas no pueden hacer preguntas y discutir en tiempo real”.

“También necesitan evaluar a los miembros del equipo con base en qué tan bien se adhieren al protocolo”.

“Si las reuniones en persona no son posibles y un “dispensador de agua” virtual se siente forzado, usted puede agendar regularmente llamadas informales –ya sea individuales o en grupo”.

Muchas compañías se enfocan demasiado en la tecnología y no lo suficiente en el proceso. Esto es semejante a tratar de mejorar el desempeño de un plantel deportivo comprando mejor equipamiento. Esos ajustes, por sí mismos, podrían resultar en avances menores, pero el cambio real requiere un retorno a lo fundamental.

El trabajo exitoso a distancia se basa en tres principios centrales:

Comunicación: Muchas veces, para compartir en forma efectiva información que es compleja o personal, usted necesita observar el lenguaje corporal, el tono y la inflexión de la voz y ser capaz de ver aquello sobre lo que se habla. Para estos propósitos, la videoconferencia es el mejor substituto de hablar personalmente.

Coordinación:es importante crear procesos formales que simulen los modos informales en que tocamos base cuando estamos cerca físicamente –llegar al escritorio de un colega, por ejemplo, o almorzar juntos. Estas interacciones sirven como correctores de curso. En ausencia de ellos, es mucho más probable que las personas se descarrilen.

Cultura:usted debe desarrollar una cultura para alentar el compromiso y sostener su desempeño en el largo plazo.

© 2017Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

The Core Principles of Remote Work

Since people began telecommuting decades ago, companies have been excited about the prospects to increase productivity, reduce costs and gain access to a much larger talent pool.

But why are some organizations reaping benefits of telecommuting, but others not? Conditions are seemingly ideal: More and more people are choosing to work remotely. And advances in technology are keeping pace. About 94% of U.S. households have access to broadband Internet – one of the most important enablers of remote work. Workers also have access to an array of tools that allow them to videoconference, collaborate on shared documents and manage complex workflows with colleagues around the world.

So what’s the problem?

The answer is simple: Many companies focus too much on technology and not enough on process. This is akin to trying to fix a sports team’s performance by buying better equipment. These adjustments alone might result in minor improvements, but real change requires a return to fundamentals.

Successful remote work is based on three core principles:

+ COMMUNICATION: In a virtual environment, it can be difficult to explain complex ideas, especially if people aren’t able to ask questions and have discussions in real time. The lack of face-to-face interaction limits social cues, which may lead to misunderstandings and conflict. To effectively share information that is complex or personal, you often need to observe body language, hear tone and inflection and be able to see what you’re talking about. For those purposes, videoconferencing is the next best thing to talking face-to-face.

Frequency of communication also matters. Providing regular updates, responding to messages promptly and being available at important times (especially when colleagues are located in different time zones) reduces the likelihood of roadblocks and builds trust.

+ COORDINATION. At times, coordinating remote workers can feel like choreographing a troupe of blindfolded synchronized swimmers. Everyone should be working in harmony, but people often don’t know what others are doing and how everything fits together into a larger routine. That’s why it’s important to create formal processes that simulate the informal ways we touch base when we are physically co-located – stopping by a colleague’s desk, for example, or eating lunch together. These interactions serve as course corrections. In their absence, it’s much more likely that people will wander astray.

But merely having processes isn’t enough. Managers must model and enforce them until they are completely assimilated. They also need to evaluate team members on how well they adhere to protocol. Otherwise, they’ll revert to old habits.

+ CULTURE. This principle is especially critical for virtual teams but also important for individuals who work remotely. Since these folks rarely meet with their teammates face-to-face, they tend to focus on tasks and ignore the team. This may work for a while, but you must develop a culture in order to foster engagement and sustain their performance over the long term.

If in-person meetings aren’t possible and a virtual water cooler seems contrived, you can schedule regular informal calls – either one-on-one or as a group. They may not be as effective as spending time together in person, but they have the same objectives: to recognize remote team members as human beings, understand how they are feeling and learn about their lives outside the office.

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