Qué hacer cuando alguien interrumpe su reunión

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Tratar con los interruptores durante una junta es desafiante. He aquí como manejar esta frustrante situación.


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Usted hizo todo lo que se supone que tenía que hacer: Invitó a las personas correctas, envió previamente la agenda y obtuvo el acuerdo de todos en el proceso. A pesar de su diligencia, la junta está siendo secuestrada. ¿Cómo debería manejar a un interruptor persistente?

Tratar con los interruptores durante una junta es desafiante. “Es el equivalente laboral de que alguien robe el lugar de estacionamiento que usted esperaba, o lo brinque en la fila del supermercado, dice Judith White, profesora asociada visitante en la Tuck School of Business. “Cuando alguien lo interrumpe, lo bloquea o de algún otro modo impide la acción que intenta realizar, es natural sentirse molesto,” señala. “Este es un instinto básico y usted siempre tendrá ese flash de molestia.”

La clave para tratar exitosamente con los interruptores es suprimir su frustración y “operar con una mentalidad curiosa,” dice Roger Schwarz, un psicólogo organizacional y autor of “Smart Leaders, Smarter Teams.”

He aquí como manejar esta frustrante situación:

– Vaya preparado: Una “agenda bien diseñada” provee “una estructura para la reunión y sirve como punto de referencia,” de acuerdo Schwarz. Es menos probable que las personas alteren una junta si sienten que participaron para darle forma. Envíe previamente una propuesta de agenda y pida los aportes de su equipo. Deles un rango de tiempo para que hagan recomendaciones y pídales que incluyan una razón del por qué piensan que vale la pena discutir el tema.

– Manténgase calmado: Es importante responder en forma de líder cuando alguien lo interrumpe o lo desafía en una reunión, dice White. “No se ponga emocional – si se ve amenazado o enojado, perderá la confianza de todos en la sala.”

– Escuche, valide, redirija: No caiga en la tentación de ignorar la interrupción y continuar como si nada. En el momento de la interrupción, “usted necesita dejar de hablar y escuchar lo que la persona tiene que decir,” señala White. Después resuma lo que él dijo “para que sepa que lo han escuchado.”

– Investigue más: Pídale a su colega que desarrolle el punto; si incluso así usted no está seguro de cómo este se relaciona con el tema a tratar, pida el apoyo de otras personas presentes en la reunión.

– Sea resuelto y directo: Cuando un colega insiste en interrumpir, se va por la tangente, o sigue planteando el mismo punto una y otra vez, sea directo y firme, dice White. Ella sugiere decir algo como: “Rich, ya has tratado este tema antes y te escuchamos, si quieres quedarte después de la junta y hablar conmigo, estaré feliz de discutir el asunto, pero ahora necesitamos regresar al camino.”

– Use el lenguaje corporal para recuperar el control: “Si ya está de pie, de un paso o dos hacia la persona que lo interrumpe,” dice White. “Dirija la mirada a esa persona y manténgala por cinco segundos – se sentirá como una eternidad.” Nunca cruce los brazos. Dice que “Usted debe parecer abierto.”

– Considere tener una conversación individual: después de una reunión llena de tensas y numerosas interrupciones, usted debería pasar un poco de tiempo a solas “reflexionando sobre si usted está haciendo algo que contribuya” al problema, dice Schwarz. También podría ser valioso el acercarse al interruptor para una conversación individual. “No discuta con él después de la junta y nunca regañe,” dice White. “Él quiere sentirse escuchado.” En lugar de ello haga preguntas y escuche. Pregunte: ¿Qué piensas sobre este tema? ¿Qué te gustaría que se hiciera en forma diferente? ¿Qué es importante para ti?

“Cuando alguien lo interrumpe, lo bloquea o de algún otro modo impide la acción que intenta realizar, es natural sentirse molesto”.

“La clave para tratar exitosamente con los interruptores es suprimir su frustración y “operar con una mentalidad curiosa”.

“No caiga en la tentación de ignorar la interrupción y continuar como si nada”.

Tratar con los interruptores durante una junta es desafiante. “Cuando alguien lo interrumpe, lo bloquea o de algún otro modo impide la acción que intenta realizar, es natural sentirse molesto”. La clave para tratar exitosamente con los interruptores es suprimir su frustración y “operar con una mentalidad curiosa”.
He aquí como manejar esta frustrante situación:
• Vaya preparado: Es menos probable que las personas alteren una junta si sienten que participaron para darle forma.
• Manténgase calmado: Es importante responder en forma de líder cuando alguien lo interrumpe o lo desafía en una reunión.
• Escuche, valide, redirija: No caiga en la tentación de ignorar la interrupción y continuar como si nada.
• Investigue más: Pídale a su colega que desarrolle el punto.
• Sea resuelto y directo: Cuando un colega insiste en interrumpir, se va por la tangente, o sigue planteando el mismo punto una y otra vez, sea directo y firme,
• Use el lenguaje corporal para recuperar el control: “Si ya está de pie, de un paso o dos hacia la persona que lo interrumpe.
• Considere tener una conversación individual: después de una reunión llena de tensas y numerosas interrupciones, usted debería pasar un poco de tiempo a solas “reflexionando sobre si usted está haciendo algo que contribuya”.

© 2017Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

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What to Do When Someone Interrupts Your Meeting

You did everything you were supposed to do: You invited all the right people, sent out an agenda in advance and got everyone’s agreement on the process. Despite your diligence, your meeting is being hijacked. How should you handle a persistent interrupter?

Dealing with interrupters during a meeting is challenging. “It’s the workplace equivalent of having someone steal the parking spot you were aiming for, or jumping ahead of you in the line at the grocery store,” says Judith White, visiting associate professor at the Tuck School of Business. “When someone interrupts you, blocks you, or otherwise thwarts your intended action, it’s natural to feel upset,” she says. “This is a basic instinct and you will always have a flash of annoyance.”

The key to successfully dealing with interrupters is to quash your frustration and instead “operate from a mindset of curiosity,” says Roger Schwarz, an organizational psychologist and the author of “Smart Leaders, Smarter Teams.”

Here’s how to handle this often frustrating situation:

– Go in prepared: A “well-designed agenda” provides both “a structure for the meeting and serves as a point of reference,” according to Schwarz. People are less likely to disrupt a meeting if they feel like they had a hand in shaping it. Send out a proposed agenda ahead of time and ask your team for input. Give them a time frame within which to make recommendations and ask that they include a reason why they think the item is worthy of discussion.

– Stay calm: When someone interrupts or challenges you in a meeting, it’s important to respond in “a leaderly way,” says White. “Don’t get emotional – if you look threatened or angry, you will lose the trust of everyone in the room.”

– Listen, validate, redirect: Don’t be tempted to ignore the interruption and move on. At the point of interruption, “you need to stop talking and listen to what the person has to say,” says White. Then summarize his points “to let him know he’s been heard.”

– Probe further: Ask your colleague to elaborate on his point; if you’re still unsure how his point relates to the topic at hand, ask others at the meeting for help.

– Be resolute and direct: When a colleague persists in interrupting, is off on a tangent, or keeps on making the same point over and over, be direct and firm, says White. She suggests saying something like: “Rich, you’ve brought this issue up before and we heard you. If you would like to stay after the meeting and talk with me, I’d be happy to discuss the matter further, but now we need to get back on track.”

– Use body language to take back control: “If you’re already standing, take a step or two toward the person who’s interrupting you,” says White. “Face that person and hold his gaze for five seconds – it will feel like an eternity.” Never cross your arms. “You should appear open,” she says.

– Consider having a one-on-one conversation: After a meeting filled with tense and numerous interruptions, you might spend a little time alone “reflecting on whether you’re doing anything to contribute” to the problem, says Schwarz. It might also be worth approaching the interrupter for a one-on-one conversation. “Don’t argue with him after the meeting and never scold,” says White. “He wants to feel heard.” Instead, pose questions and listen. Ask: What is your thinking on this issue? What would you like done differently? What’s important to you?

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