Reuniones que funcionan tanto para los gerentes como para los creadores

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En organizaciones donde los empleados son tanto “creadores” como “gerentes” es importante que las reuniones produzcan resultados y se ejecuten de manera efectiva.


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Cuando se trata de dirigir reuniones que produzcan resultados, el cuándo se reúnen importa tanto como la forma en que lo hacen. Eso es particularmente cierto en organizaciones donde los empleados son tanto “creadores” como “gerentes.”

Los creadores, también conocidos como contribuidores individuales, son los diseñadores de software, ingenieros, arquitectos, escritores e investigadores que producen conocimiento. Los gerentes, por otra parte, son los líderes que integran las diversas disciplinas y sirven como interfase entre las necesidades del consumidor y la estrategia de la organización. Debido a estos diferentes roles, los dos grupos tienen necesidades muy distintas para su ritmo diario y sus calendarios.

Los creadores necesitan grandes espacios de tiempo sin interrupciones para resolver problemas complejos e imaginar nuevas soluciones. Los gerentes operan en el centro de una compleja red de consumidores, socios externos y partes interesadas internas, de forma que suelen dividir sus días en reuniones de 30 o 60 minutos.

Considerando estas diferencias, las agendas ideales para cada grupo suelen entrar en conflicto. Entonces, ¿cómo pueden estos dos grupos apoyarse entre sí para maximizar el valor de su tiempo?

Los creadores necesitan ser protectores incansables del tiempo de trabajo continuo, para asegurar que pueden sumergirse en un problema sin que los interrumpan. Si usted es un creador, intente lo siguiente:

  • Sea extremadamente disciplinado acerca de usar su tiempo para entregar las prioridades esenciales. Manténgase tan lejos de las distracciones como pueda. Bloquee en su calendario el tiempo de trabajo como si fuera una reunión.
  • Alinee su “tiempo de crear” con su biorritmo natural. Para las aves nocturnas, esto podría significar agendar varias veces a la semana un horario de 8:00 de la noche a 2:00 de la mañana, y acordar con su jefe que le permita llegar tarde los días siguientes.
  • Apagar el Wi-Fi, poner el estatus de mensajería en “no disponible” y poner una señal en la puerta de su oficina que diga algo como “Resolviendo grandes problemas. Por favor no interrumpa.”

Por su parte, los gerentes necesitan cumplir con sus propias necesidades sin afectar el horario de los creadores. Si es un gerente, usted debería:

  • Establecer un protocolo de comunicación con los creadores clave de su equipo, para brindar actualizaciones regulares sobre el estatus de los temas urgentes y los proyectos de largo plazo.
  • Respetar las fronteras que los creadores ponen respecto a su tiempo y tener requerimientos muy estrictos respecto a lo que amerita una interrupción.
  • Diseñar y dirigir reuniones de alta calidad, que alcancen los objetivos necesarios y sean una buena inversión del tiempo de todos.
  • Debido a que los calendarios fragmentados son extremadamente disruptivos para los creadores, agende las reuniones en bloque, ya sea al inicio de la mañana, alrededor de la hora del almuerzo o al final del día.
  • Cuando sea posible, brinde actualizaciones y comparta información a través de correos electrónicos concisos y bien redactados, de forma que sea fácil para los creadores el acceder a información importante en sus propios horarios.

Las organizaciones necesitan tanto creadores como gerentes. Los líderes sabios no dejan que la necesidad de compartir información y supervisar bloqueen la productividad de sus recursos más importantes. En lugar de ello, buscan maneras de respaldarlos.

“Los creadores necesitan grandes espacios de tiempo sin interrupciones para resolver problemas complejos e imaginar nuevas soluciones”.

“Los gerentes operan en el centro de una compleja red de consumidores, socios externos y partes interesadas internas, de forma que suelen dividir sus días en reuniones de 30 o 60 minutos”.

“Los líderes sabios no dejan que la necesidad de compartir información y supervisar bloqueen la productividad de sus recursos más importantes”.

Cuando se trata de dirigir reuniones que produzcan resultados, el cuándo se reúnen importa tanto como la forma en que lo hacen. Eso es particularmente cierto en organizaciones donde los empleados son tanto “creadores” como “gerentes. Los creadores, también conocidos como contribuidores individuales. Los gerentes, por otra parte, son los líderes que integran las diversas disciplinas y sirven como interfase entre las necesidades del consumidor y la estrategia de la organización.

Si usted es un creador, intente lo siguiente:

  • Sea extremadamente disciplinado acerca de usar su tiempo para entregar las prioridades esenciales
  • Alinee su “tiempo de crear” con su biorritmo natural.
  • Apagar el Wi-Fi

Los gerentes necesitan cumplir con sus propias necesidades sin afectar el horario de los creadores. Si es un gerente, usted debería:

  • Establecer un protocolo de comunicación con los creadores clave de su equipo
  • Respetar las fronteras que los creadores ponen respecto a su tiempo y tener requerimientos muy estrictos respecto a lo que amerita una interrupción.
  • Diseñar y dirigir reuniones de alta calidad, que alcancen los objetivos necesarios y sean una buena inversión del tiempo de todos.
  • Debido a que los calendarios fragmentados son extremadamente

Cuando sea posible, brinde actualizaciones y comparta información a través de correos electrónicos concisos y bien redactados

© 2017Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

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Meetings That Work for Both Managers and Makers

When it comes to leading meetings that produce results, when you meet matters just as much as how you meet. This is particularly true in organizations where employees are both “makers” and “managers.”

Makers, also known as individual contributors, are the software developers, engineers, architects, writers and researchers who produce knowledge. Managers, on the other hand, are the leaders who integrate across disciplines and serve as the interface between customer needs and the organization’s strategy. Because of these distinct roles, the two groups have very different needs for their daily rhythm and calendars.

Makers need large blocks of uninterrupted time in order to solve complex problems and imagine new solutions. Managers operate at the center of a complex web of customers, external partners and internal stakeholders, so they often break their days into 30- or 60-minute meeting increments.

Given these differences, the ideal schedules for each group often conflict. So how can these two groups support each other in maximizing the value of their time?

Makers need to be relentlessly protective of uninterrupted work time to ensure that they can dive deep into a problem without getting interrupted. If you’re a maker, try the following:

• Be extremely disciplined about using your time to deliver on essential priorities. Stay as far away from distractions as possible. Block working time on your calendar as an appointment.

• Align your “make time” with your natural biorhythm. For night owls, that might mean making an appointment from 8 p.m. to 2 a.m. several times a week and agreeing with your manager to come in late the following days.

• Turn off Wi-Fi, set messaging status to “Unavailable” and post a sign on your office door to the tune of “Solving big problems. Please do not disturb.”

Meanwhile, managers need to meet their own needs without disrupting the maker schedule. If you are a manager, you should:

• Establish a communication protocol with the key makers on your team to provide regular updates on the status of urgent issues and longer-term projects.

• Respect the boundaries makers put around their time and have a high bar for what merits an interruption.

• Design and lead high quality meetings that accomplish the necessary objectives and are a good investment of everyone’s time.

• Because fragmented calendars are extremely disruptive for makers, schedule meetings in clusters, either first thing in the morning, around lunchtime or at the end of the day.

• When possible, provide updates and share information through concise and well-crafted emails so that it’s easy for makers to access important information on their own timelines.

Organizations need both makers and managers. Wise leaders don’t let the need for information sharing and oversight block the productivity of their most critical resources. Instead, they look for ways to support them.

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