Cómo asignar su tiempo y su esfuerzo

Considerando el ritmo de trabajo que ahora enfrentamos, creemos que ya no podemos encontrar el tiempo para hacerlo todo. Y puede que sea verdad. Sin embargo, podemos asignar nuestro tiempo de manera estratégica para alcanzar esa meta personal del éxito. He aquí cuatro sencillos pasos.

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Cuando hablo con mis clientes en el entrenamiento para aprovechar el tiempo, surge un tema común: No pueden encontrar el tiempo para hacer todo. Tienen razón: Considerando el ritmo de trabajo y la cantidad de input en la sociedad moderna, ya no puede acomodarlo todo, sin importar qué tan eficiente sea.

En mi filosofía de inversión del tiempo, aliento a los individuos a asignarlo en una forma que esté alineada con su definición personal de éxito. He aquí cuatro pasos prácticos hacia esa meta:

— DECIDA EN DÓNDE NO GASTARÁ TIEMPO: Cuando acepta que no puede hacer todo lo que quisiera, instantáneamente reduce su estrés y sentimientos de deficiencia. Profesionalmente esto podría significar el reducir su involucramiento en comités, y personalmente podría implicar que contrate a alguien para encargarse de arreglar el jardín.
— DISTRIBUYA ESTRATÉGICAMENTE SU TIEMPO: Límites que definan cómo y cuándo invierte su tiempo en el trabajo y en su vida personal pueden ayudar a asegurarse de que está invirtiendo apropiadamente en cada categoría. Una convincente razón para no trabajar horarios extremadamente largos, por ejemplo, es que lo dejan con tiempo insuficiente para ejercitarse, dormir y relacionarse con otras personas.
— DEFINA INVERSIONES AUTOMÁTICAS DE TIEMPO: Sus rutinas diarias y semanales deberían hacer que la inversión de tiempo sea casi automática. En el trabajo podría tener una cita recurrente con usted mismo dos tardes a la semana para avanzar en proyectos clave; fuera del trabajo podría inscribirse en un entrenamiento donde sude tres veces a la semana.
— BUSQUE UN PRESUPUESTO DE TIEMPO CONSISTENTEMENTE BALANCEADO: En el curso de una a dos semanas, su inversión de tiempo debería reflejar sus prioridades. Una vez que haya asignado apropiadamente su tiempo, también necesita enfocar de manera diferenciada el trabajo dentro de cada categoría. Por ello desarrollé la técnica “INO” para ayudar a superar el perfeccionismo y la mala asignación de su 24/7.

He aquí como funciona: Considere si es que un tema pendiente es una actividad de “Inversión,” “Neutral” o de “Optimizar”. Las actividades de inversión son áreas donde una mayor cantidad de tiempo y calidad de trabajo pueden llevar a rendimientos exponenciales. Por ejemplo, la planeación estratégica es una actividad de inversión, como lo es el pasar tiempo libre de dispositivos electrónicos con las personas a quienes ama.

Busque un esfuerzo de nivel A en esas áreas. Las actividades neutrales sólo necesitan hacerse en forma adecuada y más tiempo no necesariamente significa un mayor pago. Un ejemplo podría ser el asistir a reuniones de proyecto o ir al gimnasio. Estas cosas necesitan hacerse, pero puede apuntar a un esfuerzo de nivel B. Las actividades a optimizar son aquellas para las cuales el tiempo adicional no añade valor y le impide hacer otras actividades que son más valiosas. Apunte a un esfuerzo de nivel C – entre más rápido las termine, mejor. La mayor parte del papeleo administrativo básico y los mandados entran en esta categoría.
La meta general consiste en minimizar el tiempo que pasa en las actividades optimizables, de forma que pueda maximizar el tiempo que pasa en actividades de inversión. Esta técnica le permite superar las tendencias perfeccionistas e invertir más en lo que realmente importa, para que pueda incrementar personal y profesionalmente su efectividad.

“La planeación estratégica es una actividad de inversión”.

“Lo dejan con tiempo insuficiente”.

“Ya no puede acomodarlo todo, sin importar qué tan eficiente sea.”.

Cuando hablo con mis clientes en el entrenamiento para aprovechar el tiempo, surge un tema común: No pueden encontrar el tiempo para hacer todo.

En mi filosofía de inversión del tiempo, aliento a los individuos a asignarlo en una forma que esté alineada con su definición personal de éxito. He aquí cuatro pasos prácticos hacia esa meta:

— DECIDA EN DÓNDE NO GASTARÁ TIEMPO: Cuando acepta que no puede hacer todo lo que quisiera, instantáneamente reduce su estrés y sentimientos de deficiencia.
— DISTRIBUYA ESTRATÉGICAMENTE SU TIEMPO: Límites que definan cómo y cuándo invierte su tiempo en el trabajo y en su vida personal pueden ayudar a asegurarse de que está invirtiendo apropiadamente en cada categoría.
— DEFINA INVERSIONES AUTOMÁTICAS DE TIEMPO: Sus rutinas diarias y semanales deberían hacer que la inversión de tiempo sea casi automática.
— BUSQUE UN PRESUPUESTO DE TIEMPO CONSISTENTEMENTE BALANCEADO: Su inversión de tiempo debería reflejar sus prioridades.

He aquí como funciona: Considere si es que un tema pendiente es una actividad de “Inversión,” “Neutral” o de “Optimizar”. La meta general consiste en minimizar el tiempo que pasa en las actividades optimizables, de forma que pueda maximizar el tiempo que pasa en actividades de inversión. Esta técnica le permite superar las tendencias perfeccionistas e invertir más en lo que realmente importa, para que pueda incrementar personal y profesionalmente su efectividad.

© 2018 Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

How to Allocate Your Time, and Your Effort

When I talk with my time-coaching clients, a common theme comes up: They can’t find time to do everything. And they’re right: Given the pace of work and the level of input in modern society, you can no longer fit everything in, no matter how efficient you are.

In my time-investment philosophy, I encourage individuals to allocate time in alignment with one’s personal definition of success. Here are four practical steps toward that goal:

— DECIDE WHERE YOU WON’T SPEND TIME: When you accept that you can’t do everything you’d like to do, you instantly reduce your stress and feelings of inadequacy. Professionally this could mean reducing your involvement in committees, and personally this could mean hiring someone to handle lawn maintenance.

— STRATEGICALLY ALLOCATE YOUR TIME: Boundaries defining how and when you invest time at work and in your personal life can help you ensure that you are investing properly in each category. A compelling reason for not working extremely long hours, for example, is that it leaves you with insufficient time for exercise, sleep and relationships.

— SET UP AUTOMATIC TIME INVESTMENT: Your daily and weekly routines should make your time investment close to automatic. At work you could have a recurring appointment with yourself two afternoons a week to move forward on key projects; outside work you could sign up for a fitness boot camp where you sweat three times a week.

— AIM FOR A CONSISTENTLY BALANCED TIME BUDGET: Over the course of a one- to two-week period, your time investment should reflect your priorities. Once you have allocated your time properly, you also need to approach the work within each category differently. That’s why I developed the “INO” technique to help overcome perfectionism and misallocation of your 24/7.

Here’s how it works: Consider whether a to-do item is an “Investment,” “Neutral” or “Optimize” activity. Investment activities are areas where an increased amount of time and a higher quality of work can lead to an exponential payoff. For instance, strategic planning is an investment activity; so is spending time, device-free, with the people you love. Aim for A-level work in these areas. Neutral activities just need to get done adequately; more time doesn’t necessarily mean a significantly larger payoff. An example might be attending project meetings or going to the gym. These things need to get done, but you can aim for B-level work. Optimize activities are those for which additional time spent leads to no added value and keeps you from doing other, more valuable activities. Aim for C-level work in these — the faster you get them done, the better. Most basic administrative paperwork and errands fit into this category.

The overall goal is to minimize the time spent on optimize activities so that you can maximize your time spent on investment activities. This technique allows you to overcome perfectionist tendencies and invest in more of what actually matters, so you can increase your effectiveness personally and professionally.

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