Cómo dominar la sesión de preguntas después de su presentación

Preparar tus presentaciones y estudiarlas, por supuesto que puede reducir los nervios. Sin embargo, puede que no nos sintamos preparados para la sesión de preguntas. Podríamos creer que no puedes estudiar y practicar para esto, pero te daremos algunas estrategias para llevar esta situación de una manera más acertada.


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Si a usted no le agrada mucho hablar en público, está bien acompañado. Esta es una fuente de ansiedad tan ampliamente compartida que cuando los psicólogos quieren generar estrés desagradable en una persona, con propósitos experimentales, suelen hacerla hablar en público.

Por supuesto, podemos reducir nuestros nervios preparándonos bien para nuestras presentaciones. Sin embargo, cuando ayudo a los profesionales a prepararse para una importante reunión, suelo escuchar una preocupación específica. Recientemente uno de mis clientes me dijo “conozco mis diapositivas, domino los números y he practicado mis anécdotas, pero no me gusta la sesión de preguntas. No sé qué es lo que van a preguntar las personas, así que me preocupa no tener una buena respuesta a sus cuestionamientos. O, peor aún, decir algo tonto.”

Para permitirse pensar con mayor claridad y creatividad al enfrentar preguntas que no son fáciles de responder, necesita reducir la sensación de amenaza y darse a usted mismo un sentido de control. He aquí cuatro enfoques a practicar:

1. APRECIE LA CONVERSACIÓN: Las preguntas son buenas. Significan que su auditorio ha puesto atención a lo que usted dijo y está reflexionando activamente respecto a su contenido. Reencuadre las preguntas como una satisfactoria conversación que indica un saludable involucramiento, y su cerebro tenderá menos a ponerse a la defensiva. Cuando termine de hablar, mientras la primer persona levanta la mano, dígase silenciosamente: “Ajá, bien — ¡están interesados!” Después comience su respuesta mostrando aprecio por la pregunta: “Gracias, ese es un tema importante.” Esto le da un momento extra para pensar en su respuesta y hace que su auditorio se sienta valorado.
2. ENCAUCE SU EMPATÍA: Durante las reuniones de trabajo, las personas usualmente no hacen preguntas para tratar de que usted tropiece, sino porque quieren entender el impacto práctico que sus ideas podrían tener en sus trabajos. Entonces, mientras prepara su presentación, asegúrese de dedicar tiempo a ver el contenido desde los ojos de su auditorio. Piense acerca de lo que usted preguntaría al final de su charla. Tomar en cuenta la perspectiva de su auditorio lo ayuda a mantenerse tranquilo, recordándole que está lidiando con seres humanos, no con soldados enemigos.
3. COMIENCE CON LA COINCIDENCIA: Algunas veces alguien hace una pregunta porque no está de acuerdo con usted. Este puede ser un momento particularmente delicado. Comience su respuesta enfocándose en lo que coinciden. Después céntrese en donde está el desacuerdo real y expliqué qué le dio forma su opinión.
4. DEFIÉNDASE CON CURIOSIDAD: Algunas veces la pregunta que le hacen se siente sorpresiva y puede hacer que incluso el más experimentado presentador tenga dificultades para responder. Esto puede pasar cuando un miembro del auditorio está tratando de ser divertido o informativo o, más a menudo, cuando alguien quiere ilustrar una situación muy específica con la que está lidiando. No puede preparar una respuesta para esta clase de pregunta impredecible. Sin embargo, puede estar listo con una mentalidad útil: curiosidad. Por ejemplo, podría decir: “Eso es intrigante – ¿es esto algo que has experimentado tú mismo?”

Y, si después de esa entrada sigue sin tener una respuesta, regrese a la primera de estas estrategias y muestre aprecio por un aporte que amplía los horizontes. “No estoy seguro al respecto, pero gracias – lo analizaré y te buscaré para responder.”

“No sé qué es lo que van a preguntar las personas, así que me preocupa no tener una buena respuesta a sus cuestionamientos. O, peor aún, decir algo tonto.””.

“Las preguntas son buenas. Significan que su auditorio ha puesto atención a lo que usted dijo y está reflexionando activamente respecto a su contenido.”.

“Las personas usualmente no hacen preguntas para tratar de que usted tropiece, sino porque quieren entender el impacto práctico que sus ideas podrían tener en sus trabajos.”.

Cuando ayudo a los profesionales a prepararse para una importante reunión, suelo escuchar una preocupación específica: la sesión de preguntas.

Para permitirse pensar con mayor claridad y creatividad al enfrentar preguntas que no son fáciles de responder, necesita reducir la sensación de amenaza y darse a usted mismo un sentido de control. He aquí cuatro enfoques a practicar:

1. APRECIE LA CONVERSACIÓN:
Reencuadre las preguntas como una satisfactoria conversación que indica un saludable involucramiento, y su cerebro tenderá menos a ponerse a la defensiva.

2. ENCAUCE SU EMPATÍA:
Tomar en cuenta la perspectiva de su auditorio lo ayuda a mantenerse tranquilo, recordándole que está lidiando con seres humanos, no con soldados enemigos.

3. COMIENCE CON LA COINCIDENCIA:
Algunas veces alguien hace una pregunta porque no está de acuerdo con usted. Comience su respuesta enfocándose en lo que coinciden. Después céntrese en donde está el desacuerdo real y expliqué qué le dio forma su opinión.

4. DEFIÉNDASE CON CURIOSIDAD:
Algunas veces la pregunta que le hacen se siente sorpresiva y puede hacer que incluso el más experimentado presentador tenga dificultades para responder. No puede preparar una respuesta para esta clase de pregunta impredecible. Sin embargo, puede estar listo con una mentalidad útil: curiosidad.

Si después de esa entrada sigue sin tener una respuesta, regrese a la primera de estas estrategias y muestre aprecio por un aporte que amplía los horizontes.

© 2018 Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

How to Nail the Q&A After Your Presentation

If you’re not a huge fan of public speaking, you’re in good company. It’s such a widely shared source of anxiety that when psychologists want to induce unpleasant stress in a person for experimental purposes, they often use public speaking.

Of course, we can reduce our nerves by preparing well for our presentations. But when I help professionals get ready for a big meeting, I often hear about a specific concern. One of my clients recently told me, “I know my slides. I’m on top of the numbers and I’ve practiced my anecdotes. But I don’t look forward to the Q&A. I don’t know what people are going to ask, so I worry I won’t have a good answer for their questions. Or worse, that I’ll say something dumb.”

To allow yourself to think more clearly and creatively when faced with questions that aren’t easy to answer, you need to reduce the sense of threat and give yourself back a sense of control. Here are four approaches to practice:

1. APPRECIATE THE CONVERSATION: Questions are good. They mean your audience has paid attention to what you’ve said and is now actively reflecting on your content. Reframe the Q&A as a rewarding conversation that signals healthy engagement, and your brain is less likely to be on the defensive. When you finish speaking, as the first person raises her hand, tell yourself silently: “Aha, good — they’re interested!” Then start your answer by appreciating the question: “Thank you, that’s an important topic.” This gives you an extra moment to think about your reply and makes your audience feel valued.

2. CHANNEL YOUR EMPATHY: During work meetings, people usually ask questions not because they’re trying to trip you up, but because they want to understand the practical impact your ideas may have on their own job. So as you prepare your presentation, make sure to spend time seeing the content through the eyes of your audience. Think about what you would ask at the end of your talk if you were in their shoes. Considering your audience’s perspective helps you stay calm by reminding you that you’re dealing with human beings, not enemy combatants.

3. START WITH AGREEMENT: Sometimes someone asks a question because he disagrees with you. This can be a particularly delicate moment to handle. Start your answer by focusing on where you agree. Then home in on where your real disagreement lies, and explain what’s shaped your point of view.

4. PARRY WITH CURIOSITY: Sometimes the question you are asked feels truly out of left field, and it can make even the savviest presenter scramble for a response. This can happen when an audience member is trying to be entertaining or informative, or, more commonly, when someone wants to shine a light on a very specific situation that they’re dealing with. You can’t prepare an answer for this sort of unpredictable question. But you can be ready with a helpful state of mind: curiosity. For example, you might say: “That’s intriguing — is this something you’ve experienced yourself?”

And if you’re still left scratching your head after that gambit, go back to the first strategy above and appreciate the horizon-broadening input. “I’m not sure about that, but thank you — I’ll look into it and get back to you.”

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