La administración del tiempo no solo se trata de trucos de vida

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Tanto en el trabajo como en la vida cotidiana podemos experimentar una lista de pendientes que cada vez se alarga más, esto puede ser abrumador. ¿Pero cómo ser un mejor administrador de nuestro tiempo? He aquí algunas tácticas que te damos para lograrlo.

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Los atrasos en los proyectos, las fechas de entrega y las listas de pendientes que parecen alargarse todos los días – estas experiencias son demasiado comunes tanto en la vida como en el trabajo. ¿Cómo podemos convertirnos en mejores administradores del tiempo?

Hay muchas tácticas basadas en evidencias para mejorar las habilidades de manejo del tiempo. Estas tácticas funcionan para desarrollar sus habilidades subyacentes, lo que eventualmente mejorará su administración del tiempo. He aquí algunos ejemplos:

1. DESARROLLANDO HABILIDADES DE CONCIENCIA
— ENCUENTRE SU HORA DE MEJOR DESEMPEÑO: Divida su Día típico en 3 o cuatro bloques de tiempo y, durante una semana, enlístelos del más al menos productivo.
— TRATE A SU TIEMPO COMO SI FUERA DINERO: Cree un presupuesto de tiempo que detalle cómo pasa sus horas durante una semana típica. Categorice el tiempo entre fijo (“lo que debe hacer”) y discrecional (“lo que quiere hacer”).
— PRUEBE CONTAR EL TIEMPO: Registre cuánto tiempo ha pasado en tareas con fechas de entrega muy claras, en lugar de cuánto tiempo le queda.
— EVALÚE QUÉ TAN REALISTAMENTE EVALÚA EL TIEMPO: Después de terminar un proyecto, evalúe cuánto tiempo pensó que le tomaría y cuánto requirió realmente.
— TOME UNA “PERSPECTIVA DE TIEMPO FUTURO”: Por ejemplo, ¿cómo influirán las tareas de esta semana en las de la siguiente?
— EVITE “LA FALACIA DE LOS COSTOS HUNDIDOS”: Cuando piense que podría estar dedicando demasiado tiempo a una actividad, de un paso atrás y evalúe su importancia. ¿Qué tan valioso es el resultado? ¿Quién se verá afectado si no se concluye?

2. DESARROLLANDO HABILIDADES DE ACOMODO
— PRIORICE ACTIVIDADES Y OBLIGACIONES: No basta con simplemente escribir sus tareas, listas de pendientes y reuniones.
— EVITE EL ‘EFECTO DE LA MERA URGENCIA’: Las tareas urgentes requieren acción inmediata, mientras que las tareas importantes tienen consecuencias más significativas a largo plazo. Las tareas que son tanto urgentes como importantes deberían hacerse primero.
— USE UNA APP DE CALENDARIO: Registre las fechas de entrega de las tareas y las citas – y hágalo de inmediato, cuando son planeadas o solicitadas.
— AGENDE TIEMPO PROTEGIDO: Calendarice citas con usted mismo para asegurar tiempo ininterrumpido y dedicarlo a sus proyectos más importantes.
— REDUZCA LOS ERRORES DE SUBESTIMACIÓN: Al formar planes, pídale retroalimentación a alguien neutral acerca de sus proyecciones del tiempo que necesitará.
— INTENTE METAS A MEDIAS: Cuando tenga dificultades para alcanzar una meta que parezca demasiado desafiante, defina una versión menos difícil de esta.

3. DESARROLLANDO HABILIDADES DE ADAPTACIÓN
— PRUEBE ‘APILAR HÁBITOS’: Vincule sus comportamientos de administración de tiempo con hábitos que ya posea (por ejemplo, registre el progreso diario todas las tardes, cuando se sienta para comer).
— USE EXPLOSIONES DE ESFUERZO: Cuando las tareas parezcan abrumadoras, haga el máximo esfuerzo en intervalos de 15 a 30 minutos, para ayudarlo a evitar la procrastinación.
— PRUEBE UN REGISTRADOR DE TIEMPO O APPS PARA LISTAS DE PENDIENTES: Cuando use estas herramientas, las ganancias deberían ser mayores al tiempo que gasta usando la app.
— NO SEA UN ‘RECORDADOR TACAÑO’: Las notas para recordar deberían tener descripciones o explicaciones detalladas, no una o dos palabras que no logren describir la importancia o calidad esperada de la tarea.
— CREE PLANES DE CONTINGENCIA: Piense acerca de los mejores y peores escenarios cuando bosqueje los posibles resultados de sus planes.
— REDUZCA LOS DESPERDICIOS DE TIEMPO: Cree bloques de tiempo de no molestar y bloquee los sitios web de redes sociales durante el tiempo crítico de trabajo.

¿Por qué el mejorar la administración del tiempo sigue siendo una meta tan persistente para tantos de nosotros? La ironía es que necesitamos ser mejores para administrar el tiempo de nuestros propios esfuerzos para administrar el tiempo. Este camino comienza rechazando soluciones rápidas y desarrollando nuestras habilidades subyacentes de manejo del tiempo.

“¿Por qué el mejorar la administración del tiempo sigue siendo una meta tan persistente para tantos de nosotros”.

“No basta con simplemente escribir sus tareas”.

“¿Cómo podemos convertirnos en mejores administradores del tiempo?”.

Hay muchas tácticas basadas en evidencias para mejorar las habilidades de manejo del tiempo. Estas tácticas funcionan para desarrollar sus habilidades subyacentes, lo que eventualmente mejorará su administración del tiempo. He aquí algunos ejemplos:

1. DESARROLLANDO HABILIDADES DE CONCIENCIA
— Encuentre su hora de mejor desempeño
— Trate a su tiempo como si fuera dinero
— Pruebe contar el tiempo
— Evalúe qué tan realistamente evalúa el tiempo
— Tome una “perspectiva de tiempo futuro
— Evite “la falacia de los costos hundidos”

2. DESARROLLANDO HABILIDADES DE ACOMODO
— Priorice actividades y obligaciones
— Evite el ‘efecto de la mera urgencia’
— Use una app de calendario
— Agende tiempo protegido
— Reduzca los errores de subestimación:
— Intente metas a medias

3. DESARROLLANDO HABILIDADES DE ADAPTACIÓN
— Pruebe ‘apilar hábitos’
— Use explosiones de esfuerzo
— Pruebe un registrador de tiempo o apps para listas de pendientes
— No sea un ‘recordador tacaño’
— Cree planes de contingencia:
— Reduzca los desperdicios de tiempo

Necesitamos ser mejores para administrar el tiempo de nuestros propios esfuerzos para administrar el tiempo. Este camino comienza rechazando soluciones rápidas y desarrollando nuestras habilidades subyacentes de manejo del tiempo.

© 2018 Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

Time Management Is About More Than Life Hacks

Project creep, slipping deadlines and a to-do list that seems to get longer each day — these experiences are all too common in both life and work. How can we become better time managers?

There are several evidence-based tactics for enhancing time-management skills. These tactics are for developing your underlying skills, which will ultimately improve your time management. Here are some examples:

1. DEVELOPING AWARENESS SKILLS

— FIND YOUR PEAK PERFORMANCE TIME: Break your typical day into three to four time slots and, over the course of a week, rank-order these slots from your most to least productive.

— TREAT YOUR TIME LIKE MONEY: Create a time budget that details how you spend your hours during a typical week. Categorize time into fixed time (“must do’s”) and discretionary time (“want to do’s”).

— TRY TIMING UP: Record how long you’ve spent on tasks with very clear deadlines, rather than how much time you have left.

— EVALUATE HOW REALISTICALLY YOU ASSESS TIME: After finishing a project, evaluate how long you thought it would take and how long it actually took.

— TAKE A ‘FUTURE TIME PERSPECTIVE’: For example, how do today’s project tasks affect next week’s tasks?

— AVOID ‘SUNK COST FALLACY’: When you think you might be spending too much time on an activity, step back and evaluate its importance. How valuable is the outcome? Who will be affected if it’s not finished?

2. DEVELOPING ARRANGEMENT SKILLS

— PRIORITIZE ACTIVITIES AND OBLIGATIONS: It’s not enough to simply write down your tasks, to-do lists and meetings.

— AVOID THE ‘MERE URGENCY EFFECT’: Urgent tasks require immediate action, whereas as important tasks have more significant long-term consequences. Tasks that are both urgent and important should be done first.

— USE A CALENDAR APP: Record due dates for tasks and appointments — and do this immediately, when they are planned or requested.

— SCHEDULE PROTECTED TIME: Make calendar appointments with yourself to ensure uninterrupted time to dedicate to your most important projects.

— REDUCE UNDERESTIMATION ERRORS: When forming plans, ask a neutral party for feedback about your forecast time requirements.

— TRY HALF-SIZED GOALS: When struggling to achieve a goal that seems to be too challenging, set a less difficult version of it.

3. DEVELOPING ADAPTATION SKILLS

— TRY ‘HABIT STACKING’: Tie your time-management behaviors to habits you already exhibit (e.g., track daily progress every evening when you sit down for dinner).

— USE BURSTS OF EFFORT: When tasks seem overwhelming, put forth maximum effort for 15- to 30-minute intervals to help avoid procrastination.

— TRY A TIME TRACKER OR CHECKLIST APPS: When using these tools, gains should outweigh the time spent using the app.

— DON’T BE A ‘REMINDER MISER’: Reminders should have detailed explanations or descriptions, not one or two words that fail to describe the task’s importance or expected quality.

— CREATE CONTINGENCY PLANS: Think about best-case and worst-case scenarios when you outline possible outcomes of your plans.

— REDUCE TIME WASTERS: Create do-not-disturb time slots and block social media sites during critical work time.

Why does improving time management remain such a persistent goal for so many of us? The irony is that we need to become better time managers of our own efforts to improve time management. This path begins with rejecting quick fixes and building our underlying time-management skills.

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