Cómo prepararse para una crisis que no podría predecir

Durante los últimos cinco años hemos estudiado docenas de crisis inesperadas en toda clase de organizaciones y entrevistado a un amplio grupo de personas que han descubierto lecciones valiosas acerca de cómo prepararse para lo inesperado. He aquí tres de esas lecciones:

TIEMPO DE LECTURA

texto alt

¿Cómo se calcula?

Descarga este Artículo

Tarde o temprano, todo equipo enfrenta una crisis. Algunos equipos son buenos para manejar lo inesperado, pero la mayoría no. Bajo estrés y presión de tiempo es difícil mantenerse tranquilo, diagnosticar un problema y plantear soluciones.

Durante los últimos cinco años hemos estudiado docenas de crisis inesperadas en toda clase de organizaciones y entrevistado a un amplio grupo de personas que han descubierto lecciones valiosas acerca de cómo prepararse para lo inesperado. He aquí tres de esas lecciones:

1. Aprenda a detenerse: Cuando enfrentamos un evento sorpresivo, muchas veces queremos superarlo y seguir avanzando. Sin embargo, aferrarse al plan a la luz de sorpresiva nueva información puede ser una receta para el desastre. En lugar de ello, los gerentes deben alentar normas que ayuden a las personas a superar la sensación de derrota que acompaña al detener un proceso o renunciar a un curso de acción. Reconocer a las personas por hacer una pausa crea normas que, algún día, podría prevenir que un evento inesperado se convierta en un colapso. Es incluso mejor si el reconocimiento es en público.

2. Actúe, supervise, diagnostique: Algunas veces detenerse no es opción. Si no continuamos las cosas colapsarán de inmediato. ¿Qué podemos hacer entonces? Un patrón específico identificado por la profesora de la Universidad de Toronto, Marlys Christianson, mientras estudiaba a equipos de emergencia, podría ayudar. El ciclo inicia con una tarea, como el entubar al paciente. El siguiente paso es supervisar: Revisar si la tarea realizada tuvo el efecto esperado. Si no fue así, entonces avanzar al siguiente paso y crear un nuevo posible diagnóstico. A continuación, regresar a las tareas porque necesita hacer algo –por ejemplo, administrar medicamentos o reemplazar la bolsa — para probar su nueva teoría.

3. Conozca algo sobre el trabajo de todos los demás: Algunos equipos enfrentan sorpresas todo el tiempo. Cuando se va la electricidad en una locación cinematográfica, por ejemplo, los equipos de filmación encuentran la forma de reiniciar grabaciones tan pronto como sea posible. ¿Cómo lo hacen? Un factor crítico que le permite a estos equipos manejar sorpresas es que los integrantes están familiarizados con el trabajo de todos los demás. En la industria cinematográfica, este conocimiento se deriva de cómo las personas progresan a lo largo de sus carreras. Muchos novatos inician como asistentes de producción y trabajan en tareas que abarcan distintos departamentos, desde vestuario hasta iluminación y sonido. Es un enfoque inusual. La mayoría de las organizaciones enfatizan la especialización en el propio trabajo en lugar de la familiaridad con el de todos los demás. Sin embargo, el entrenamiento cruzado ayuda a que los equipos cambien sus planes en el momento, porque les permite a sus integrantes cambiar de responsabilidades y entrar al rol de sus compañeros. También significa que las personas saben cómo los trabajos del resto de los miembros se integra en el trabajo conjunto.

“Un factor crítico que le permite a estos equipos manejar sorpresas es que los integrantes están familiarizados con el trabajo de todos los demás.”.

“El siguiente paso es supervisar: Revisar si la tarea realizada tuvo el efecto esperado.”.

“Reconocer a las personas por hacer una pausa crea normas que, algún día, podría prevenir que un evento inesperado se convierta en un colapso.”.

Bajo estrés y presión de tiempo es difícil mantenerse tranquilo, diagnosticar un problema y plantear soluciones.

1. Aprenda a detenerse:
Aferrarse al plan a la luz de sorpresiva nueva información puede ser una receta para el desastre.
2. Actúe, supervise, diagnostique:
El ciclo inicia con una tarea, como el entubar al paciente. El siguiente paso es supervisar: Revisar si la tarea realizada tuvo el efecto esperado.
3. Conozca algo sobre el trabajo de todos los demás:
Un factor crítico que le permite a estos equipos manejar sorpresas es que los integrantes están familiarizados con el trabajo de todos los demás.

© 2018 Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

How to Prepare for a Crisis You Couldn’t Possibly Predict

Sooner or later, every team faces a crisis. Some teams are good at handling the unexpected, but most aren’t. Under stress and time pressure, it’s difficult to stay calm, diagnose a problem and come up with solutions.

Over the past five years, we have studied dozens of unexpected crises in all sorts of organizations and interviewed a broad swath of people who have discovered valuable lessons about how to prepare for the unexpected. Here are three of those lessons:

1. LEARN TO STOP: When faced with a surprising event, we often want to push through and keep going. But sticking to a plan in the face of surprising new information can be a recipe for disaster. Instead, managers need to foster norms that help people overcome the sense of defeat that comes from halting an ongoing process or giving up on a planned course of action. Praising people for pressing pause helps create norms that, one day, might prevent an unexpected event from turning into a meltdown. It’s even better if the praise is public.

2. DO, MONITOR, DIAGNOSE: Sometimes stopping isn’t an option. If we don’t keep going, things will fall apart right away. What can we do then? A specific pattern identified by University of Toronto professor Marlys Christianson while studying emergency department teams might help. The cycle starts with a task, such as intubating the patient. The next step is monitoring: You check if performing the task had the expected effect. If it didn’t, then you move onto the next step and come up with a new possible diagnosis. And then you go back to tasks because you need to do something — for example, administer medications or replace the bag — to test your new theory.

3. KNOW SOMETHING ABOUT EVERYBODY ELSE’S JOB: Some teams face surprises all the time. When the power goes out at a filming location, for example, film crews figure out how to resume shooting as soon as possible. How do they do it? One critical factor that enables these teams to handle surprises is that members are familiar with everyone else’s work. In the film industry, this knowledge comes from how people progress through their careers. Many rookies start as production assistants and work on tasks that cut across different departments, from costumes to lightning and sound. It is an unusual approach; most organizations emphasize deep specialization in one’s work rather than familiarity with everyone else’s. But cross-training helps teams change their plans on the fly because it allows team members to shift responsibilities and step into each other’s roles. It also means that people know how the jobs of different team members fit into the bigger picture.

Si encontró algún error gramatical en este artículo, por favor notifíquelo a nuestros editores seleccionando el texto y presionando:“Ctrl + Enter”.