Escribiendo sobre negocios (sin ser aburrido)

Lo que escriba en el trabajo, hablará mucho de usted y de su empresa. Es por eso que es importante la redacción que utilice, pues así hará que su mensaje llegue de manera más eficiente. Te damos algunos consejos para eliminar la complejidad del mensaje e ir al grano.


Este artículo le será útil para:

TIEMPO DE LECTURA

texto alt

¿Cómo se calcula?

Descarga este Artículo

Correos electrónicos, reportes, publicaciones en blogs, tuits, artículos – lo que escriba en el trabajo dice mucho acerca de usted y de su empresa. Una redacción relevante y clara hace que las personas regresen buscando más. La redacción complicada y aburrida las aleja.
Probablemente ya tiene las habilidades para escribir en forma efectiva. Se trata de eliminar la complejidad e ir al grano. He aquí cómo hacerlo:

— HABLE COMO UN HUMANO, NO COMO UNA EMPRESA: La tradicional redacción empresarial está plagada de tiesa formalidad. ¿Una solución fácil? Escriba en primera persona. Esta se siente más personal y atractiva que cuando escribe en tercera persona. En lugar de “Humbert & Herbert es un agente de bienes inmobiliarios que le ofrece a sus clientes consejos amigables, claros y directos,” pruebe con “Te daremos los consejos claros y amigables que necesitas para comprar tu casa.” ¿Lo nota?
No tenga miedo de comenzar frases con imperativos como “obtenga,” “descargue” o “únase.” O con conjunciones (como acabo de hacerlo). Así es como hablamos en la vida real.
La mejor forma de eliminar el “idioma corporativo” consiste en leer su escrito en voz alta. Si a usted le suena natural (o extraño), probablemente le sonará del mismo modo a sus lectores.

— REDUZCA LA COMPLEJIDAD: A menudo, tenemos el hábito de usar expresiones complejas. Podríamos hablar acerca de “situaciones que potencialmente impacten la exitosa finalización de la fusión” en lugar de “cosas que podrían afectar la fusión.” Sin embargo, el lenguaje pretencioso es confuso y deja fríos a los lectores. Por lo tanto, prefiera palabras más cortas y familiares en lugar de otras que sean más largas y complicadas.

— HAGA QUE SU CONTENIDO SEA ATRACTIVO A PRIMERA VISTA: Estos días, la mayor parte de lo que escriba será leído en una pantalla — y lo más probable es que sea una pantalla de teléfono — a través del correo electrónico y las redes sociales. Las personas que lo lean se distraerán. El contenido atractivo le permite capturar la atención del lector y mantenerla.
El formato es una gran forma de ayudar a los lectores superficiales a entender su contenido. Pruebe usando subtítulos informativos, viñetas, diagramas y tablas. Las frases y párrafos cortos también ayudan. Una buena regla general es “un pensamiento por frase”.

— VAYA AL GRANO: Piense como periodista: ¿Cuál es la cosa #1 que su lector necesita saber? Dígala primero y construya a partir de ahí.

— EXPLIQUE LOS BENEFICIOS PARA LAS PERSONAS, NO LAS CARACTERÍSTICAS DEL PRODUCTO: Salpicar su texto con menciones de las características de su producto aleja a los lectores. Una “lujosa tela de cotton-merino” suena bien. ¿Pero por qué importa eso en una playera? Explicar los beneficios (en lugar de sólo enlistar las características) le facilita el trabajo a su lector: “Te mantiene cálido en invierno y fresco en verano, gracias a su mezcla cotton-merino.”

— VISUALICE A SUS LECTORES Y ESCRIBA PARA ELLOS: Antes de que comience a escribir, piense cuidadosamente acerca de para quién está escribiendo. Incluso si es un correo electrónico para 5,000 personas, imagine que se lo está escribiendo sólo a una persona. ¿Quién es y qué buscará al leer este correo – realmente?

Warren Buffett, el presidente y CEO de Berkshire Hathaway, es famoso por escribir la carta anual de su compañía teniendo en mente a sus hermanas, Doris y Bertie. Ellas son inteligentes, pero no expertas en inversiones o finanzas. Pensando en ellas, Buffet logra escribir una carta que sea accesible e informativa.
La próxima vez que escriba algo, encuentre a sus Doris y Bertie, y escriba para ellas.

“El contenido atractivo le permite capturar la atención del lector y mantenerla.”.

“Tenemos el hábito de usar expresiones complejas.”.

“La tradicional redacción empresarial está plagada de tiesa formalidad.”.

Lo que escriba en el trabajo dice mucho acerca de usted y de su empresa. Una redacción relevante y clara hace que las personas regresen buscando más. La redacción complicada y aburrida las aleja.

Probablemente ya tiene las habilidades para escribir en forma efectiva. Se trata de eliminar la complejidad e ir al grano. He aquí cómo hacerlo:

— Hable como un humano, no como una empresa. Piense que así es como hablamos en la vida real.
— Reduzca la complejidad; el lenguaje pretencioso es confuso y deja fríos a los lectores. Por lo tanto, prefiera palabras más cortas y familiares en lugar de otras que sean más largas y complicadas.
— Haga que su contenido sea atractivo a primera vista. El formato es una gran forma de ayudar a los lectores superficiales a entender su contenido.
— Vaya al grano.
— Explique los beneficios para las personas, no las características del producto.
— Visualice a sus lectores y escriba para ellos. Piense cuidadosamente acerca de para quién está escribiendo

Warren Buffett, el presidente y CEO de Berkshire Hathaway, es famoso por escribir la carta anual de su compañía teniendo en mente a sus hermanas, Doris y Bertie. Ellas son inteligentes, pero no expertas en inversiones o finanzas. Pensando en ellas, Buffet logra escribir una carta que sea accesible e informativa.
La próxima vez que escriba algo, encuentre a sus Doris y Bertie, y escriba para ellas.

© 2018 Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

Writing About Business (Without Being a Bore)

Emails, reports, blog posts, tweets, articles — whatever you write at work says a lot about you and your business. Clear, relevant writing keeps people coming back for more. Complicated, dull writing drives them away.

You probably already have the skills to write effectively. It’s about stripping out complexity and getting to the point. Here’s how to do it:

— TALK LIKE A HUMAN, NOT A BUSINESS: Traditional business writing is plagued by stiff formality. One easy fix? Write in the first person. It feels personal and inviting compared with third person. Instead of “Humbert & Herbert is a residential estate agent offering customers friendly, clear and straightforward advice,” try “We’ll give you the clear, friendly homebuying advice you need.” See?

Don’t be afraid to start sentences with imperatives like “Get,” “Download” or “Join.” Or conjunctions (as I just did). It’s how we speak in real life.

The best way to weed out “corporate-speak” is to read your writing aloud. If it sounds natural (or awkward) to you, it’ll probably sound the same to your readers.

— CUT COMPLEXITY: Often, we use complex expressions out of habit. We might talk about “issues potentially impacting the successful completion of the merger” instead of “things that could affect the merger.” But overblown language is confusing, and it leaves readers cold. So favor shorter, more familiar words over longer, more complicated ones.

— MAKE YOUR CONTENT GLANCEABLE: These days, most of your writing will be read on a screen — most likely a phone screen — through email and social media. The people who read it will be distracted. Glanceable content lets you catch readers’ attention and keep it.

Formatting is a great way to help skim-readers understand your content. Try using informative subheads, bullet points, diagrams and tables. Short sentences and paragraphs help too. A good rule of thumb is “one thought per sentence.”

— GET TO THE POINT: Think like a journalist: What’s the No. 1 thing your reader needs to know? Say that first, then build from there.

— SPELL OUT THE HUMAN BENEFITS, NOT PRODUCT FEATURES: Peppering your copy with product features puts readers off. A “luxurious cotton-merino blend fabric” sounds nice enough. But why does it matter in a T-shirt? Spelling out the benefits (instead of just listing features) does the hard work for your reader: “Keeps you warm in winter and cool in summer, thanks to its cotton-merino blend.”

— VISUALIZE YOUR READER, AND WRITE FOR THEM: Before you start writing, think carefully about who you’re writing for. Even if it’s an email to 5,000 people, imagine you’re writing to just one person. Who are they, and what do they want from this email — really?

Warren Buffett, the chairman and CEO of Berkshire Hathaway, famously writes his company’s annual letter with his sisters, Doris and Bertie, in mind. They’re intelligent, but not experts in investing or finance. Thinking of them, he’s able to write a letter that’s accessible and informative.

Next time you write something, find your Doris and Bertie, and write for them.

Si encontró algún error gramatical en este artículo, por favor notifíquelo a nuestros editores seleccionando el texto y presionando:“Ctrl + Enter”.