Por qué los grupos tienen dificultades para resolver problemas juntos

Existen 5 etapas en la solución de problemas: Definir el problema, Generar soluciones, evaluarlas, elegir alguna de ellas y hacer un plan. Sin embargo, se ha descubierto que, al tomar decisiones, lo hacemos de manera intuitiva. Por esto, te damos algunas estrategias para aplicar esa “solución intuitiva de problemas” a tus reuniones en equipo.


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Después de más una década trabajando con organizaciones prominentes para corregir sus reuniones improductivas, he aprendido que muchas pueden explicarse a partir de una simple y errónea suposición. Asumimos que la resolución intuitiva de problemas, que suele ser una labor individual, demostrará, en el contexto de las reuniones, ser igualmente efectiva para los grupos. Sin embargo, a menudo no es así.

CUANDO LOS INDIVIDUOS RESUELVEN PROBLEMAS INTUITIVAMENTE, EL RESULTADO ES MÁGICO
Hay cinco etapas en la solución intuitiva de problemas:
Etapa 1: Definir el problema
Etapa 2: Generar soluciones
Etapa 3: Evaluar soluciones
Etapa 4: Elegir una solución
Etapa 5: hacer un plan

Podría suponer que al resolver problemas nos movemos secuencialmente entre estas etapas. Sin embargo, en las últimas décadas, los psicólogos han descubierto que sucede lo opuesto. En lugar de avanzar en orden a través de las etapas, tendemos a hacerlo en una forma menos sistemática.

Por ejemplo, digamos que está ordenando comida en línea. Comienza generando rápidamente una solución — Cocina mexicana (etapa 2) — y tan pronto ese pensamiento entra en su mente, evalúa (etapa 3) y recuerda que pidió comida mexicana ayer, así que genera otra solución (etapa 2): Comida hindú. Tras evaluarla (etapa 3), teme que no está de ánimo para comida substanciosa. En este punto, da un paso hacia atrás y define el problema (etapa 1), preguntándose “¿Qué clase de comida me dejaría satisfecho, pero no excesivamente lleno?” Una mejor pregunta lleva a una mejor respuesta: sushi (etapa 2). Hace una revisión rápida con su intuición para garantizar que realmente quiere sushi (etapa 3), y ordena la comida (etapas 4 y 5).

Esto es conocido como “solución intuitiva de problemas” y nos resulta tan natural que no nos damos cuenta de que lo estamos haciendo. Todo lo que necesitamos es poner nuestra atención en el problema y, de forma similar a la transmisión automática de un automóvil, nuestro cerebro cambia las velocidades por nosotros. Como resultado, la solución intuitiva de problemas es marcadamente eficiente. Incluso mágica.

CUANDO LOS GRUPOS RESUELVEN INTUITIVAMENTE LOS PROBLEMAS, EL RESULTADO SUELE SER CAOS
La solución intuitiva de problemas es tan efectiva para nosotros como individuos que asumimos que funcionará igualmente bien para grupos de personas. Cuando tenemos una junta, nos reunimos alrededor de una mesa, ponemos nuestra atención colectiva en el problema y dejamos que nuestras transmisiones automáticas queden a cargo. Sin embargo, muy a menudo, esto resulta ser un error.

Para que los grupos colaboren con efectividad y las personas no hablen ignorando a los demás, todos los miembros deben estar simultáneamente en la misma etapa de la solución del problema. Sin embargo, ya que las intuiciones son internas, los asistentes a las reuniones no pueden discernir fácilmente en qué etapa de la solución del problema está cada uno. Por lo tanto, involuntariamente los participantes comienzan la reunión con personas en diferentes etapas de la solución de problemas.

Para resolver problemas como grupo, debemos abrazar un enfoque más metódico – uno con sólo una etapa de solución de problemas para cada tema a discusión.

CÓMO REALIZAR REUNIONES METÓDICAS
En una reunión metódica, los miembros eligen y completan una etapa de solución de problemas para cada tema que necesita discutirse.

Para convertir una reunión intuitiva en metódica, tome la agenda de su reunión y escriba una etapa de solución de problemas a la derecha de cada punto de la agenda que lo ayudará a acercarse a una solución, al igual que el correspondiente resultado medible para esa etapa. Dedique partes de la reunión para lograr los diferentes resultados. Una vez que lo hagan, muévanse al siguiente punto.

Al decidir la etapa de solución de problemas, considere lo siguiente:

— ¿ENTIENDE EL PROBLEMA QUE ENFRENTAN? Si no puede explicarle el problema a alguien más, es probable que usted no lo entienda tan bien como cree. Si ese es el caso, antes de comenzar a generar soluciones, considere dedicar esta parte de la reunión a definir el problema (etapa 1) y terminar con una declaración del problema por escrito.
— ¿TIENE VARIAS SOLUCIONES POTENCIALES? Si el grupo entiende el problema, pero todavía no han producido una serie de soluciones potenciales, generar una lista es el siguiente paso. Concéntrense en generar tantas opciones viables como sea posible (etapa 2).
— ¿CONOCE LAS FORTALEZAS Y DEBILIDADES DE LAS DIFERENTES SOLUCIONES? Suponga que ya han generado soluciones potenciales. Deje que el grupo las evalúe (etapa 3). Libere a los asistentes de la obligación de llegar a una decisión final — podrían no estar listos para hacerlo — y permita que se enfoquen en desarrollar una lista de pros y contras para las diversas alternativas.
— ¿EL GRUPO YA HA PASADO TIEMPO DEBATIENDO LAS DIVERSAS SOLUCIONES? Si la respuesta sí, simplemente elija una (etapa 4) y póngalo por escrito.
— ¿YA HAN SELECCIONADO UNA SOLUCIÓN? De ser así, enfóquese en desarrollar un plan de implementación (etapa 5). Si logran terminar la conversación con una amplia lista de acciones y fechas de entrega, puede celebrar un resultado positivo.

“Todo lo que necesitamos es poner nuestra atención en el problema.”.

“Podría suponer que al resolver problemas nos movemos secuencialmente entre estas etapas.”.

“Involuntariamente los participantes comienzan la reunión con personas en diferentes etapas de la solución de problemas.”.

Asumimos que la resolución intuitiva de problemas, que suele ser una labor individual, demostrará, en el contexto de las reuniones, ser igualmente efectiva para los grupos. Sin embargo, a menudo no es así.

CUANDO LOS INDIVIDUOS RESUELVEN PROBLEMAS INTUITIVAMENTE, EL RESULTADO ES MÁGICO
Hay cinco etapas en la solución intuitiva de problemas:

• Etapa 1: Definir el problema
• Etapa 2: Generar soluciones
• Etapa 3: Evaluar soluciones
• Etapa 4: Elegir una solución
• Etapa 5: hacer un plan

En lugar de avanzar en orden a través de las etapas, tendemos a hacerlo en una forma menos sistemática. Esto es conocido como “solución intuitiva de problemas” y nos resulta tan natural que no nos damos cuenta de que lo estamos haciendo. Como resultado, la solución intuitiva de problemas es marcadamente eficiente. Incluso mágica.

CUANDO LOS GRUPOS RESUELVEN INTUITIVAMENTE LOS PROBLEMAS, EL RESULTADO SUELE SER CAOS
La solución intuitiva de problemas es tan efectiva para nosotros como individuos que asumimos que funcionará igualmente bien para grupos de personas.

Para que los grupos colaboren con efectividad y las personas no hablen ignorando a los demás, todos los miembros deben estar simultáneamente en la misma etapa de la solución del problema.
Para resolver problemas como grupo, debemos abrazar un enfoque más metódico – uno con sólo una etapa de solución de problemas para cada tema a discusión.

CÓMO REALIZAR REUNIONES METÓDICAS
En una reunión metódica, los miembros eligen y completan una etapa de solución de problemas para cada tema que necesita discutirse.
Para convertir una reunión intuitiva en metódica, tome la agenda de su reunión y escriba una etapa de solución de problemas. Considere lo siguiente:

— ¿ENTIENDE EL PROBLEMA QUE ENFRENTAN
— ¿TIENE VARIAS SOLUCIONES POTENCIALES?
— ¿CONOCE LAS FORTALEZAS Y DEBILIDADES DE LAS DIFERENTES SOLUCIONES?
— ¿EL GRUPO YA HA PASADO TIEMPO DEBATIENDO LAS DIVERSAS SOLUCIONES?
— ¿YA HAN SELECCIONADO UNA SOLUCIÓN?

© 2018 Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

Why Groups Struggle to Solve Problems Together

After more than a decade working with prominent organizations to fix unproductive meetings, I’ve come to learn that many can be explained by a simple, flawed assumption. We assume that problem-solving, which is often an individual endeavor, will, in the context of meetings, prove just as effective for groups. But often it does not.

WHEN INDIVIDUALS SOLVE PROBLEMS INTUITIVELY, THE RESULT IS MAGIC

There are five stages of intuitive problem-solving:

Stage 1: Define the problem

Stage 2: Generate solutions

Stage 3: Evaluate solutions

Stage 4: Pick a solution

Stage 5: Make a plan

You might assume that we move through these stages sequentially when solving problems. But in the past several decades, psychologists have discovered the opposite to be true. Rather than advance through the stages in order, we tend to do so in a manner that is rather unsystematic.

For example, say you’re ordering food online. You begin by quickly generating a solution — Mexican cuisine (stage 2) — but as soon as the thought enters your mind, you evaluate (stage 3) and remember that you had Mexican the day before, so you generate another solution (stage 2): Indian food. Upon evaluation (stage 3), however, you fear you’re not in the mood for filling foods. At this point, you take a step back and define the problem (stage 1), asking yourself “What kind of meal would leave me feeling satisfied but not overly stuffed?” A better question leads to a better answer: sushi (stage 2). You do a quick gut check to make sure sushi is truly what you desire (stage 3), and you move forward with your order (stages 4 and 5).

This is called “intuitive problem-solving,” and it comes so naturally to us that we’re wholly unaware we are doing it. All we have to do is place our attention on the problem and, much like a car’s automatic transmission, our brain shifts the gears for us. As a result, intuitive problem-solving is remarkably efficient. Magical, even.

WHEN GROUPS SOLVE PROBLEMS INTUITIVELY, THE RESULT IS OFTEN CHAOS

Intuitive problem solving is so effective for us as individuals that we assume it will work just as well for groups of people. When we hold a meeting, we gather around a table, place our collective attention on the problem and let our automatic transmissions take over. But all too often, this turns out to be a mistake.

In order for groups to collaborate effectively and avoid talking past one another, members must all simultaneously occupy the same problem-solving stage. But because intuitions are private to their owners, attendees in group meetings are unable to easily discern what problem-solving stage they each are on. Consequently, members unknowingly begin the meeting with people in different stages of problem-solving.

To solve problems as a group, we must embrace a more methodical approach — one with just one problem-solving stage for each topic of discussion.

HOW TO HOLD METHODICAL MEETINGS

In a methodical meeting, members choose and complete one problem-solving stage for each issue that needs to be discussed.

To convert an intuitive meeting into a methodical one, take your meeting agenda and write down a problem-solving stage to the right of each agenda item that will help move you closer to a solution, as well as the corresponding measurable outcome for that stage. Dedicate portions of the meeting to achieving the different outcomes. Once you do, move on to the next item.

When deciding on a problem-solving stage, consider the following:

— DO YOU UNDERSTAND THE PROBLEM AT HAND? If you can’t articulate the problem to someone else, chances are you don’t understand it as well as you might think. If that’s the case, before you start generating solutions, consider dedicating this part of the meeting to defining the problem (stage 1) and ending it with a written problem statement.

— DO YOU HAVE VARIOUS POTENTIAL SOLUTIONS? If the group understands the problem but hasn’t yet produced a set of potential solutions, coming up with a list is the next order of business. Concentrate on generating as many viable options as possible (stage 2).

— DO YOU KNOW THE STRENGTHS AND WEAKNESSES OF THE VARIOUS SOLUTIONS? Suppose you have already generated potential solutions. Let the group evaluate them (stage 3). Free attendees from the obligation of reaching a final decision — they may not be ready to do so — and let them focus on developing a list of pros and cons for the various alternatives.

— HAS THE GROUP ALREADY SPENT TIME DEBATING VARIOUS SOLUTIONS? If the answer is yes, simply choose one (stage 4) and put it into writing.

— HAS A SOLUTION ALREADY BEEN SELECTED? If so, focus on developing an implementation plan (stage 5). If you’re able to leave the conversation with a comprehensive list of actions and due dates, you can celebrate a positive outcome.

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