5 consejos para dirigir reuniones fuera de las oficinas sin que sean una pérdida de tiempo

Las reuniones de estrategia grupal nos puedan brindar mejoras continuas en los equipos de trabajo. Sin embargo, los beneficios pueden perderse con facilidad en cuanto los miembros vuelven al trabajo cotidiano. En este artículo te daremos 5 consejos para asegurar que el impacto de estas reuniones sea duradero.

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Afrontémoslo. Las reuniones de estrategia grupal fuera de las oficinas son costosas y consumen mucho tiempo. Aunque estos eventos pueden brindar un gran entorno para el alineamiento y construcción de equipo, dichos beneficios podrían perderse con facilidad cuando los miembros del grupo regresan a su trabajo cotidiano.

Ya sea que esté dirigiendo una pequeña reunión del equipo ejecutivo fuera de las instalaciones o una reunión para un grupo mayor, he aquí cinco consejos para asegurar que su próximo evento tenga impacto duradero:

1. SEA MUY CLARO RESPECTO A SUS OBJETIVOS. Antes del evento, asegúrese de que usted y su equipo tienen claro qué es lo que esperan lograr durante la reunión, al igual que el cómo medirán el éxito una vez terminada esta. Sus objetivos podrían incluir:

— Trabajar juntos para desarrollar una serie de prioridades estratégicas y resultados deseados, con los que el equipo esté plenamente comprometido.

— Desarrollar un plan para dar seguimiento y asignar responsabilidades respecto al logro de dichas metas.

— Facilitar una discusión razonada y estructurada acerca de cómo el equipo puede mejorar su desempeño.

2. PIENSE DOS VECES ACERCA DE QUIÉN DEBERÍA SER INVITADO. Los líderes suelen cometer el error de invitar a demasiadas personas a sus reuniones fuera de la oficina. Cuando elabore su lista de invitados, observe de cerca sus objetivos y pregúntese, ¿me funcionará mejor un grupo grande o un puñado de personas clave que puedan trabajar de cerca para desarrollar una estrategia?” Aunque tener un grupo más amplio pueda ser más incluyente, la productividad de la reunión podría disminuir.

3. DESARROLLE UNA AGENDA DETALLADA. Una vez que tenga objetivos claros y una lista de invitados, es momento de crear la agenda. Incluya no menos de 45 minutos y no más de dos horas para la discusión sobre cada tema. Con estos parámetros, seguramente podrá cubrir de cuatro a seis temas por día. Su planeación de agenda debería incluir:

— Temas de discusión.
— Objetivos específicos para cada tema.
— Los tipos de actividades que quiere usar (sesiones de trabajo en grupos pequeños, lluvias de ideas, presentaciones de conocimiento, panel de discusión, etc.).
— La cantidad de tiempo que quiere pasar en cada tema.
— Un plan para el trabajo de preparación del evento, que deba estar listo de antemano — por parte de usted, del organizador o del equipo.

4. EN EL EVENTO, ENFÓQUESE EN TRABAJAR LA EMPRESA EN LUGAR DE LA EMPRESA. Las reuniones fuera de oficina que son bien planeadas y obtienen resultados duraderos van más allá de las operaciones cotidianas de la organización y se concentran en la película completa. Enfóquese en el pensamiento estratégico y en temas importantes que no han tenido el tiempo de pensar en la oficina. Estos temas podrían incluir el abandonar una línea de producto que ya no es viable, corregir una baja tasa de retención o mejorar la colaboración entre departamentos.

5. AL CIERRE DEL EVENTO, TRABAJEN JUNTOS PARA CREAR UN PLAN DE GOBERNANZA DEL EQUIPO. Para asegurar que actúen a partir de los aprendizajes y estrategias que desarrollaron durante la reunión fuera de las oficinas, tome algo de tiempo en la parte final del evento para la discutir lo que cada persona necesita hacer para impulsar el plan acordado. Después, asegúrese de agendar las suficientes revisiones de avance para asegurar el éxito.

 

“Pregúntese, ¿me funcionará mejor un grupo grande o un puñado de personas clave que puedan trabajar de cerca para desarrollar una estrategia?””.

“Las reuniones fuera de oficina que son bien planeadas y obtienen resultados duraderos van más allá de las operaciones cotidianas de la organización y se concentran en la película completa.”.

“Las reuniones de estrategia grupal fuera de las oficinas son costosas y consumen mucho tiempo.”.

Las reuniones de estrategia grupal pueden brindar un gran entorno para el alineamiento y construcción de equipo, dichos beneficios podrían perderse con facilidad cuando los miembros del grupo regresan a su trabajo cotidiano.

He aquí cinco consejos para asegurar que su próximo evento tenga impacto duradero:

1. CLARIDAD EN LOS OBJETIVOS: Asegúrese de que usted y su equipo tienen claro qué es lo que esperan lograr durante la reunión, al igual que el cómo medirán el éxito.

2. INVITADOS: Los líderes suelen cometer el error de invitar a demasiadas personas. Aunque tener un grupo más amplio pueda ser más incluyente, la productividad de la reunión podría disminuir.

3. AGENDA: Incluya no menos de 45 minutos y no más de dos horas para la discusión sobre cada tema. Establezca parámetros para cubrir los temas necesarios.

4. TRABAJAR LA EMPRESA EN LUGAR DE LA EMPRESA: Enfóquese en el pensamiento estratégico y en temas importantes que no han tenido el tiempo de pensar en la oficina.

5. PLAN DE GOBERNANZA DEL EQUIPO: Tome tiempo en la parte final para discutir lo que cada persona necesita hacer para impulsar el plan acordado.

© 2018 Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

5 Tips for Running Off-Sites That Aren’t a Waste of Time

Let’s face it. Team strategy off-site meetings are expensive and time-consuming. While these events can provide a great environment for team building and alignment, such benefits can be easily lost when team members return to their daily work.

Whether you are running a small executive-team off-site, or one for a larger group, here are five tips to make sure your next event has a lasting impact:

1. BE CRYSTAL CLEAR ABOUT YOUR OBJECTIVES. Before the off-site, make sure you and your team are clear on what you hope to achieve during the event, as well as how you will measure success after it. Your objectives might include:

— Working together to develop a set of strategic priorities and desired outcomes that the team is fully committed to.

— Developing a plan for follow-through and accountability with respect to achieving these goals.

— Facilitating a structured and thoughtful discussion about how the team can improve performance.

2. THINK TWICE ABOUT WHO SHOULD BE INVITED. Leaders often make the mistake of inviting too many people to their off-sites. When making your invite list, look closely at your objectives and ask yourself, “Am I better off with a large group or a handful of key people who can work closely to develop a strategy?” While having a larger group may be more inclusive, the productivity of your meeting may decrease.

3. DEVELOP A DETAILED AGENDA. Once you have a clear set of objectives and an invite list, it’s time to create an agenda. Plan for discussion on each topic to last no less than 45 minutes and no more than two hours. With these guidelines in mind, you will likely be able to cover four to six topics each day. Your agenda planning should include:

— Topics of discussion.

— Specific objectives for each topic.

— The types of activities you want to use (i.e., small-group working sessions, brainstorms, knowledge presentations, panel discussions, etc.).

— The amount of time you want to spend on each topic.

— A plan for the preparation work that needs to be completed beforehand — by you, the organizer or the team.

4. AT THE EVENT, FOCUS ON WORKING ON THE BUSINESS RATHER THAN IN THE BUSINESS. Well-planned off-sites that see lasting results move beyond the organization’s day-to-day operations and concentrate on the larger picture. Focus on strategic thinking and important issues that you haven’t had time to think about at the office. These topics could include phasing out a product line that is no longer viable, addressing a low retention rate or improving cross-departmental collaboration.

5. AT THE CLOSE OF THE EVENT, WORK TOGETHER TO CREATE A TEAM GOVERNANCE PLAN. To make sure the learnings and strategies you developed during the off-site are acted upon, take some time near the close of the event to discuss what each person needs to do to drive the agreed upon plan forward. Then, be sure to schedule enough progress check-ins to ensure success.

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