Habilidades de productividad para ayudarlo a recuperar su tiempo

La mayoría de nosotros tenemos tantos compromisos que nos quedamos con poco tiempo para nuestra vida personal. Sin embargo, esto es, en realidad, un reflejo de malas decisiones. Para que esto no nos siga pasando, primero tenemos que entender que podemos hacer más cosas en menos tiempo. Te damos algunas herramientas.


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Todos estamos ocupados. Nuestros compromisos nos dejan con poco tiempo para nosotros mismos y para cultivar relaciones significativas con los demás. Sin embargo, cuando decimos que estamos “escasos de tiempo”, lo que en realidad queremos decir es que estamos tomando malas decisiones. Y eso es algo que podemos cambiar.

La mayoría de nosotros tenemos cuidado de cómo gastamos el dinero. Sin embargo, cuando se trata de nuestro tiempo, le decimos que sí a todo tipo de peticiones sin sentido; tratamos todo como urgente; asistimos a reuniones inútiles; nos rehusamos a delegar el trabajo por miedo a que la calidad esté en riesgo; pasamos los días atados a nuestras bandejas de entrada y teléfonos celulares, y tercamente seguimos haciendo tareas que una máquina podría hacer por nosotros.

El primer paso para unirse a quienes utilizan su tiempo en forma prudente, y por lo tanto tener el lujo de más tiempo libre, es creer en la paradoja de que realmente podemos hacer más en menos tiempo. He aquí cómo iniciar:

1. AUTOMATICE: Actualmente, toda clase de tareas pueden automatizarse. He aquí las herramientas que puede comenzar a utilizar el día de hoy:
— Manejo del flujo de trabajo: Zapier.com, IFTTT.com
— Publicar en redes sociales: Buffer and HootSuite
— Agendar reuniones: Calendly.com
— Reacondicionar contenido: Repurpose.io

2. SUBCONTRATE: Las tareas orientadas a procesos que no puedan automatizarse deberían al menos delegarse o subcontratarse. Pruebe herramientas como:
— Mandados cotidianos: GetMagic.com, TaskRabbit.com
— Tareas creativas y asistentes virtuales: Upwork.com, Freelancer.com

3. USE COMUNICACIÓN ASINCRÓNICA: La mayoría de las cosas no requieren una respuesta inmediata y las reuniones no deberían usarse meramente para compartir información. Para eso tenemos los mensajes instantáneos y el correo electrónico. Si una discusión es necesaria, pruebe agendando reuniones más cortas, en periodos de 15 o 30 minutos, en lugar de la hora obligatoria – que sigue siendo el estándar en muchas organizaciones.

4. DEJE DE TRATAR TODAS LAS DECISIONES COMO GRANDES DECISIONES: Es difícil hablar sobre la comunicación asincrónica sin referirnos a lo que Jeff Bezos, de Amazon.com, llama las decisiones de Tipo 1 y de Tipo 2: Las decisiones de Tipo 1 son grandes, irreversibles y con mucho en juego. Las de Tipo 2 son reversibles. La mayoría de nuestras decisiones son de Tipo 2, y deberíamos tomarlas rápidamente. Entre menos decisiones tratemos como decisiones de Tipo 1, menos tiempo sería absorbido por reuniones y comunicados.

5. TRATE DE CONJUNTAR TAREAS: El multitasking es un mito, e intercalar tareas nos deja improductivos y exhaustos, pero eso no significa que no podamos conjuntar tareas. Katherine Milkman, economista conductual en la Wharton School de la University of Pennsylvania, acuñó el término “conjuntar la tentación.” Se refiere a conjuntar cosas que quiere hacer con cosas que necesita hacer, para ayudarlo a construir hábitos positivos. Digamos que mi fisioterapeuta me pidió incorporar 30 minutos de entrenamiento de movilidad a mi día, tres veces a la semana. Lo podría hacer de forma independiente, o podría combinarlo con algo que quiero hacer, como el ver un documental en YouTube, o incluso tomar una llamada en altavoz.

Al hacer menos excusas e invertir el tiempo necesario para diseñar nuestro trabajo y vidas personales, podemos cultivar una vida más significativa y menos lamentable.

“Conjunte cosas que quiere hacer con cosas que necesita hacer, para ayudarlo a construir hábitos positivos.”.

“El multitasking es un mito, e intercalar tareas nos deja improductivos y exhaustos,”.

“Actualmente, toda clase de tareas pueden automatizarse”.

Nuestros compromisos nos dejan con poco tiempo para nosotros mismos y para cultivar relaciones significativas con los demás. Sin embargo, cuando decimos que estamos “escasos de tiempo”, lo que en realidad queremos decir es que estamos tomando malas decisiones.

Cuando se trata de nuestro tiempo, le decimos que sí a todo tipo de peticiones sin sentido; tratamos todo como urgente

El primer paso para unirse a quienes utilizan su tiempo en forma prudente, y por lo tanto tener el lujo de más tiempo libre, es creer en la paradoja de que realmente podemos hacer más en menos tiempo. He aquí cómo iniciar:
• Automatice
• Subcontrate
• Use comunicación asincrónica
• Deje de tratar todas las decisiones como grandes decisiones
• Trate de conjuntar tareas

Al hacer menos excusas e invertir el tiempo necesario para diseñar nuestro trabajo y vidas personales, podemos cultivar una vida más significativa y menos lamentable.

© 2018 Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

Productivity Skills to Help You Gain Time Back

We’re all busy. Our commitments leave us with little meaningful time for ourselves and for cultivating meaningful relationships with others. But when we say we’re “time-poor,” what we mean is that we’re “decision-poor.” And that’s something we can change.

Most of us are careful about how we spend our money. But when it comes to our time, we say yes to all sorts of nonsensical requests; we treat everything as urgent; we attend pointless meetings; we refuse to delegate work for fear that quality will be compromised; we spend our days tethered to our inboxes and our smartphones; and we stubbornly continue to perform tasks that a machine could do for us.

Step one toward joining those who use their time wisely, and thus having the luxury of more free time, is believing in the paradox that we can actually get more done in less time. Here’s how to get started:

1. AUTOMATE: Nowadays, all kinds of tasks can be automated. Here are tools you can start using today:

— Workflow management: Zapier.com, IFTTT.com

— Posting to social media: Buffer and HootSuite

— Appointment scheduling: Calendly.com

— Repurposing content: Repurpose.io

2. OUTSOURCE: Process-oriented tasks that can’t be automated should at the very least be delegated or outsourced. Try tools such as:

— Day-to-day errands: GetMagic.com, TaskRabbit.com

— Creative tasks and virtual assistants: Upwork.com, Freelancer.com

3. USE ASYNCHRONOUS COMMUNICATION: Most things don’t require an immediate response, and meetings shouldn’t be used merely to communicate information. We have email and instant messaging for that. If a discussion is warranted, then try scheduling shorter meetings, in 15- or 30-minute increments, instead of the obligatory hour — which is still the default at most organizations today.

4. STOP TREATING ALL DECISIONS LIKE BIG DECISIONS: It’s hard to talk about asynchronous communication without referring to what Amazon.com’s Jeff Bezos calls Type 1 and Type 2 decisions: Type 1 decisions are big, irreversible and high-stakes. Type 2 decisions are reversible. Most of our decisions are Type 2 decisions, and they should be made quickly. The fewer decisions that are treated as Type 1 decisions, the less time will get eaten up with meetings and communications.

5. TRY TASK BUNDLING: Multitasking is a myth, and task-switching leaves us unproductive and exhausted, but that doesn’t mean that we can’t bundle tasks. Katherine Milkman, a behavioral economist at the Wharton School of the University of Pennsylvania, coined the term “temptation bundling.” It refers to bundling things you want to do with things you need to do, to help you build positive habits. Let’s say my physiotherapist asked me to incorporate 30 minutes of mobility training into my day, three times a week. I could do this in isolation, or I could combine it with something I want to do like watching a documentary on YouTube, or even taking a call on speaker.

By making fewer excuses, and investing the time required to design our work and personal lives, we can cultivate a more meaningful and less regrettable life.

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