5 preguntas que los (nuevos) líderes virtuales deberían plantearse a sí mismos

G racias a la pandemia del coronavirus hemos enfrentado muchos retos y desafíos de adaptación. Y, entre ellos, se encuentra la adaptación del liderazgo. Es tiempo de desafiar a los líderes a hacer una pausa e identificar qué necesitan realizar en forma diferente no sólo para sostener, sino para fortalecer sus habilidades en un entorno virtual. ¿Cómo hacerlo?

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Es seguro decir que, por primera vez en la era de la tecnología, las reuniones cara a cara ya no son opción para muchas personas. Aunque no anticipamos que las interacciones en persona se vayan para siempre, trabajar durante la pandemia del COVID-19 nos brinda la oportunidad de reflexionar sobre cómo los líderes pueden tener éxito en los entornos virtuales.

Para muchos, trabajar desde casa no es algo nuevo. Los modelos de negocio han respaldado el trabajo virtual desde hace años debido a la necesidad de adaptarse a empleados y clientes en múltiples ubicaciones. Aun así, aunque la tecnología ha mejorado nuestra capacidad de cumplir con el trabajo y comunicarnos a distancia, no hemos sido forzados a desarrollar una serie de mejores prácticas para dirigir a equipos remotos al grado que generó la actual crisis.

Es tiempo de desafiar a los líderes a hacer una pausa e identificar qué necesitan realizar en forma diferente no sólo para sostener, sino para fortalecer sus habilidades en un entorno virtual, particularmente ahora que sus equipos recurren más que nunca a ellos en busca de dirección.

Para asegurar que usted sea el mejor líder virtual posible, comience haciéndose las siguientes cinco preguntas:

1. ¿ESTOY SIENDO LO SUFICIENTEMENTE ESTRATÉGICO?
Los líderes fuertes practican la comunicación estratégica en cada interacción, así sea una junta de 1 hora, una llamada de ventas o incluso un correo electrónico. Sin embargo, el comunicarse virtualmente requiere incluso más planeación estratégica, porque usted no puede depender tanto de la conexión humana o del carisma. Antes de cada intercambio tome tiempo para pensar acerca de su propósito, audiencia y contexto. Después escriba sus objetivos, agenda y la cantidad de tiempo que quiere dedicar a cada punto.

2. ¿HE REACONDICIONADO LOS PLANES DE COMUNICACIÓN PARA MI EQUIPO DIRECTO Y PARA LA ORGANIZACIÓN EN GENERAL?
Mover las operaciones a un entorno virtual significa que es tiempo de revisitar y potencialmente reformar sus protocolos de comunicación. Por ejemplo, ahora debe pensar acerca de cómo realizará las revisiones semanales con los miembros de su equipo. ¿Realizará esas reuniones por teléfono, a través de Slack o en una videollamada? Aunque las mejores prácticas dicen que el video es lo ideal, quizá necesite ajustar su enfoque con base en las preferencias de los empleados. Lo mismo aplica a las reuniones con clientes y otras partes interesadas.

Mientras comienza a reformar, querrá definir el modo de comunicación, ritmo, agenda y participantes de cada sesión virtual. Desafíe todo lo que antes consideraba como mejores prácticas, desde el tamaño de sus reuniones hasta el tiempo que les asigna. Pregúntese: ¿Debería usar una videollamada para todos los anuncios, o puedo simplemente escribir un reporte de actualización y enviarlo al equipo? ¿Necesito agendar más revisiones con mis subordinados directos para compensar la falta de interacción en persona? ¿Esa reunión que tardaba una hora en la oficina necesita utilizar los 60 minutos en línea?

3. ¿CÓMO PODRÍA REPLANTEAR LOS ROLES Y RESPONSABILIDADES PARA AYUDAR A LAS PERSONAS A TENER ÉXITO?
Algunas personas prosperan trabajando a distancia, mientras que otras pudieran encontrar desafíos imprevistos. Aunque al principio podría no estar claro quién tiene dificultades, como líder es su trabajo hablar regularmente con los miembros de su equipo, a través de sesiones individuales acerca de cómo están lidiando con la situación.

Por medio de estas discusiones, reevalúe las fortalezas y debilidades de cada persona. Podría encontrar que necesita modificar las responsabilidades o invertir en sesiones de entrenamiento para quienes se sienten menos cómodos con las nuevas herramientas que han tenido que adoptar. Por ejemplo, uno de los miembros de su equipo podría destacarse al dirigir reuniones en persona, pero carecer de las habilidades técnicas o de facilitación para hacerlo a distancia.

4. ¿ESTOY MANTENIENDO LA MIRADA EN (Y COMUNICANDO) LA PELÍCULA COMPLETA?
Cuando está trabajando a distancia, es fácil enfocarse solamente en lo táctico y mantenerse pegado a su computadora, trabajando desorganizadamente en un correo electrónico tras otro. Con su lista de pendientes frente a usted, y sin colegas para distraerlo, podría estar tentado a mantenerse encerrado en los pendientes. Sin embargo, las personas recurren a los líderes en busca de dirección, especialmente durante tiempos de incertidumbre. Esto significa que usted necesita ser capaz de alzar la cabeza y mantener un ojo en la película completa.

Hágalo bloqueando tiempo de su calendario personal para pensar acerca de la estrategia. Cuando sus pensamientos estén claros, agende una sesión de estrategia con su equipo. Use este tiempo para revisitar preguntas fundamentales acerca del negocio y la organización, como: “¿Nuestra propuesta de valor es clara para nuestros consumidores? ¿Hay oportunidades para que mejoremos nuestro modelo de negocio? ¿Nuestro equipo está comprometido, productivo e inspirado para hacer su mejor trabajo?

5. ¿QUÉ MÁS PUEDO HACER PARA FORTALECER LA CULTURA DE NUESTRA COMPAÑÍA?
Muchos de los líderes más resilientes están encontrando oportunidades para alinear, involucrar e inspirar a sus equipos alrededor de un propósito. En este momento, los equipos necesitan sentirse conectados, no sólo a la misión de la compañía, sino también entre sí. Una forma de lograrlo es apartar regularmente algo de tiempo para que los miembros del equipo destaquen y comparten las victorias que han conseguido. Si se construyen adecuadamente, estas oportunidades para compartir pueden ser una forma de reiterar la visión de la compañía y el rol esencial que todos juegan para alcanzarla.

Para acercar a las personas, usted también podría considerar el priorizar algunas rutas de construcción de equipo que antes eran menos esenciales. Muchos de nuestros clientes han comenzado a realizar horas sociales a distancia, grupos de meditación, clubes para compartir arte, presentaciones musicales en equipo y desafíos de condición física. Aunque estas opciones pudieran no ser para todos, son solo un puñado de ejemplos de las actividades que pueden iniciar dinámicas positivas en los equipos. Incluso algo tan simple como empezar la reunión pidiéndole a las personas que traigan un video, un meme o una fotografía que los alegre puede incentivar la camaradería y una necesaria risa.

¿Hay alguna esperanza en nuestro actual entorno empresarial? Yo diría que sí. Las habilidades de liderazgo que está construyendo ahora seguirán sirviéndole después del COVID-19. No regresaremos exactamente a donde estábamos antes; se abrirán nuevas oportunidades. Gracias a un tiempo imprevisto en nuestra historia, usted estará listo para ellas, con nuevas habilidades para verdaderamente liderar, ya sea desde casa o la oficina, con más efectividad que antes.

“Las habilidades de liderazgo que está construyendo ahora seguirán sirviéndole después del COVID-19”.

“Algunas personas prosperan trabajando a distancia, mientras que otras pudieran encontrar desafíos imprevistos.”.

“Trabajar durante la pandemia del COVID-19 nos brinda la oportunidad de reflexionar sobre cómo los líderes pueden tener éxito en los entornos virtuales.”.

Los modelos de negocio han respaldado el trabajo virtual desde hace años debido a la necesidad de adaptarse a empleados y clientes en múltiples ubicaciones. Aun así, aunque la tecnología ha mejorado nuestra capacidad de cumplir con el trabajo y comunicarnos a distancia, no hemos sido forzados a desarrollar una serie de mejores prácticas para dirigir a equipos remotos al grado que generó la actual crisis.

Para asegurar que usted sea el mejor líder virtual posible, comience haciéndose las siguientes cinco preguntas:

1. ¿ESTOY SIENDO LO SUFICIENTEMENTE ESTRATÉGICO?: Antes de cada intercambio tome tiempo para pensar acerca de su propósito, audiencia y contexto. Después escriba sus objetivos, agenda y la cantidad de tiempo que quiere dedicar a cada punto.
2. ¿HE REACONDICIONADO LOS PLANES DE COMUNICACIÓN PARA MI EQUIPO DIRECTO Y PARA LA ORGANIZACIÓN EN GENERAL?: Mover las operaciones a un entorno virtual significa que es tiempo de revisitar y potencialmente reformar sus protocolos de comunicación
3. ¿CÓMO PODRÍA REPLANTEAR LOS ROLES Y RESPONSABILIDADES PARA AYUDAR A LAS PERSONAS A TENER ÉXITO?: Aunque al principio podría no estar claro quién tiene dificultades, como líder es su trabajo hablar regularmente con los miembros de su equipo, a través de sesiones individuales acerca de cómo están lidiando con la situación. Por medio de estas discusiones, reevalúe las fortalezas y debilidades de cada persona.
4. ¿ESTOY MANTENIENDO LA MIRADA EN (Y COMUNICANDO) LA PELÍCULA COMPLETA?: las personas recurren a los líderes en busca de dirección, especialmente durante tiempos de incertidumbre. Esto significa que usted necesita ser capaz de alzar la cabeza y mantener un ojo en la película completa.
5. ¿QUÉ MÁS PUEDO HACER PARA FORTALECER LA CULTURA DE NUESTRA COMPAÑÍA?: En este momento, los equipos necesitan sentirse conectados, no sólo a la misión de la compañía, sino también entre sí. Para acercar a las personas, usted también podría considerar el priorizar algunas rutas de construcción de equipo que antes eran menos esenciales.

No regresaremos exactamente a donde estábamos antes; se abrirán nuevas oportunidades. Gracias a un tiempo imprevisto en nuestra historia, usted estará listo para ellas, con nuevas habilidades para verdaderamente liderar, ya sea desde casa o la oficina, con más efectividad que antes.

© 2018 Harvard Business School Publishing Corp. De: hbr.org Distribuido por: The New York Times Syndicate.

5 Questions That (Newly) Virtual Leaders Should Ask Themselves

It is safe to say that, for the first time in the age of technology, face-to-face meetings are no longer an option for many people. While we don’t anticipate in-person interactions to go away forever, working during the COVID-19 pandemic does provide us with the opportunity to reflect on how leaders can succeed in virtual environments.

For many, working from home is nothing new. Business models have supported virtual work for years out of the necessity of accommodating employees and clients in multiple locations. Still, while technology has improved our ability to get work done and communicate remotely, we have not yet been forced to develop a set of best practices for leading remote teams at the capacity that has been brought on by the ongoing crisis.

It is time to challenge leaders to pause and identify what they need to do differently not only to sustain, but also to strengthen their skills in a virtual setting‚ particularly now that their teams are looking to them for direction more than ever before.

To ensure you are the best virtual leader you can be, start by asking yourself the five questions below:

1. AM I BEING STRATEGIC ENOUGH?
Strong leaders practice strategic communications in every interaction, be it an hourlong meeting, a sales call or even an email. But communicating virtually requires even more strategic planning because you can’t rely as much on human connection or charisma to carry you. Before every exchange, take time to think about your purpose, audience and context. Then write down your objectives, agenda and the amount of time you want to spend on each item.

2. HAVE I REVAMPED COMMUNICATION PLANS FOR MY DIRECT TEAM AND THE ORGANIZATION AT LARGE?
Moving operations to a virtual setting means that it’s time to revisit and potentially revamp your communication protocols. For example, you must now think about how you will run your weekly check-ins with team members. Will you hold those meetings by phone, over Slack or in a video call? While best practice says video is ideal, you may need to adjust your approach based on the preferences of individual employees. The same goes for meetings with clients and other stakeholders.

As you begin to revamp, you will want to define the mode of commutation, cadence, agenda and participants of each virtual session. Challenge everything you considered best practice before, from the size of your meetings to the time allotted to them. Ask yourself: Should a video call be used for all announcements or can I simply write a status report to update the team? Do I need to schedule more check-ins with my direct reports to make up for the lack of in-person exchanges? Does that meeting that took an hour in the office need to last the full 60 minutes online?

3. HOW MIGHT I RESET ROLES AND RESPONSIBILITIES TO HELP PEOPLE SUCCEED?
Some people thrive while working remotely, while others may encounter other unforeseen challenges. Though it may not be apparent who is struggling at first, as a leader, it’s your job to check in regularly with team members about how they are coping during one-on-one sessions.

Through these discussions, reevaluate each person’s strengths and weaknesses. You may find that you need to shift responsibilities around or invest in training sessions for those who feel less comfortable with the new tools they have had to adopt. For example, one of your team members might excel at running meetings in person, but lack either the technical or facilitation skills to run them remotely.

4. AM I KEEPING MY EYE ON (AND COMMUNICATING ABOUT) THE BIG PICTURE?
When you’re working remotely, it’s easy to focus solely on the tactical and stay glued to your computer, fielding email after email, in an earnest, unorganized fashion. With your to-do list looming in front of you, and no colleagues to pull you out of your head, you may be tempted to stay buried in the weeds. But people rely on leaders for direction, especially during uncertain times. This means that you need to be able to pick your head up and keep one eye on the bigger picture.

Do this by blocking off time on your personal calendar to think about strategy. When your thoughts are clear, schedule a strategy session with your team. Use this time to revisit fundamental questions about the business and organization, like: “Is our value proposition clear to our customers? Are there opportunities for us to improve our business model? Is our team engaged, productive and inspired to do its best work?”

5. WHAT MORE CAN I DO TO STRENGTHEN OUR COMPANY CULTURE?
Many of the most resilient leaders are finding opportunities to align, engage and inspire their teams around a purpose. Right now, teams need to feel connected, not only to the company’s mission but also to each other. One way to accomplish this is to regularly set aside time for team members to highlight and share wins they have delivered. If well-crafted, these sharing opportunities can be a way to reiterate the company’s vision and the essential role that everyone plays in achieving it.

To bring people together, you may also consider prioritizing some team building avenues that were less essential before. Many of our clients have begun conducting virtual social hours, meditation groups, art sharing clubs, team music performances and fitness challenges. While these options may not be for everyone, they are just a handful of examples of activities that can initiate positive team dynamics. Even something as simple as starting a meeting by asking people to bring a video, a meme or a photo that gives them joy can foster camaraderie and a needed laugh.

Is there a silver lining to our current business environment? Yes, I would say. The leadership skills you are building now will continue to serve you after COVID-19. There is no going back to exactly where we were before; new opportunities will open up. And thanks to an unforeseen time in our history, you’ll be ready for it, with new skills in place to truly lead, whether from home or the office, more effectively than before.

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