Cómo los directivos pueden respaldar a los trabajadores a distancia

Sabemos que gracias a la pandemia de COVID-19 las empresas se vieron orilladas a implementar el trabajo desde casa y algunas no estaban preparadas para esta transición tan repentina. Uno de los desafíos que enfrentan es la comunicación entre líderes y su equipo. Mira estas estrategias para respaldar a los trabajadores a distancia.

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En la transición global de los pasillos corporativos a las oficinas caseras, debido a la pandemia de COVID-19, hemos dejado fuera algo importante: acceso significativo a los gerentes. Se han ido las respuestas instantáneas para desbloquear el avance, el acceso a flujos de información a los que los gerentes acceden antes que el resto de la organización, la retroalimentación informal y la enseñanza que se comparten al caminar juntos después de una reunión, así como los predecibles procesos y estructuras para comunicarse respecto al trabajo y asegurar una responsabilidad mutua.

La semana pasada, durante una llamada de asesoría, un director de alto nivel se lamentaba, “estoy atascado porque no sé cómo conectar con mi jefe en formas menos formales – de la manera a la que estoy acostumbrado.” No es el único. El distanciamiento de los directivos está frustrando a los empleados y atorando el trabajo.

Los directivos también están en dificultades. Por cada empleado que trata de contactar a su gerente, hay un gerente intentando conectar con media docena o más de subordinados directos, mientras busca obtener indicaciones de su propio jefe.

Mis clientes de asesoría – directivos en diversas organizaciones – y yo hemos analizado varios escenarios y arribamos a estas seis estrategias para aumentar su disponibilidad para los empleados al trabajar a distancia. Estamos viendo indicadores iniciales de que implementar estas estrategias puede reducir el estrés de gerentes y empleados, atender las preocupaciones respecto al progreso laboral de los trabajadores, incrementar la productividad de los gerentes y sus equipos, además de restaurar y mantener canales de comunicación saludables.

SUPERAR LA DISTANCIA A TRAVÉS DE CONEXIONES FRECUENTES
Uno de mis clientes, el CEO de una compañía tecnológica con 1,000 personas, le envía mensajes o les llama a sus subordinados directos al menos una vez al día, usualmente sin una agenda específica. Él dice cosas como, “hablo sólo para revisar si necesitas algo de mi parte” o “¿qué preguntas tienes para mí hoy?” En lugar de simplemente pedirle a sus subordinados que lo contacten cuando sea necesario, el CEO administra proactivamente la frecuencia de la conexión. De este modo puede monitorear con más eficiencia a cada miembro de su equipo, especialmente a los empleados que dudan de acercarse y añadirle más pendientes a su jefe durante una crisis.

REVISAR LAS PREGUNTAS EN HORARIO DE OFICINA
Los directivos toman docenas de decisiones todos los días y le brindan multitud de datos a su gente a través de conversaciones informales. Estas interacciones no ameritan una reunión entera, pero cuando son ignoradas las cosas pequeñas pueden languidecer y convertirse en posibles problemas. Otra cliente con la que trabajo, directora ejecutiva de una organización sin fines de lucro, ha comenzado a agendar horas de oficina: Una hora al día en la que invita a sus subordinados directos a unirse con ella en una app de videoconferencia si tienen preocupaciones que puedan ser atendidas en 10 minutos o menos. Para temas más complejos, les pide a sus empleados que agenden una reunión específica. Asignar tiempo para lidiar con la ráfaga de temas cotidianos mantiene la fluidez del trabajo y evita que los pequeños dolores empeoren y se conviertan en grandes dificultades.

BRINDAR ESTABILIDAD A TRAVÉS DE RITUALES CONSISTENTES
En vidas repletas de impredecibilidad y cambio constante, los rituales brindan una sensación de control y estructura. Podemos manejar de mejor forma lo impredecible al contenerlo dentro de rituales estructurados siempre que sea posible. He aquí algunos ejemplos de cómo los directivos pueden ritualizar su disponibilidad: Revisiones matutinas de 15 minutos para reagruparse a partir de lo que ocurrió en durante la noche y establecer un rumbo para esa jornada; abrir las reuniones haciendo que todos compartan una palabra con la que describan su actual estado mental, seguida por una frase con la que la expliquen; o establecer un tema para la reunión de cada semana, por ejemplo, solicitando que todos lleven puesto un sombrero.

MEJORAR LA SEGURIDAD A TRAVÉS DE LÍMITES CLAROS
Expandir su disponibilidad como directivo también puede tener una desventaja. Algunos miembros del equipo podrían no desear una conexión frecuente mientras siguen ajustándose a la nueva normalidad y enfrentan emociones complejas. Otros podrían querer contactarlo durante más tiempo del que usted puede ofrecerles. Sea transparente acerca de su plan de disponibilidad, defina límites e invite a los demás a que hagan lo propio. Puede decir, por ejemplo, “estoy priorizando mi tiempo con ustedes. Los contactaré en una variedad de formas, desde hablar diariamente hasta tener horas de oficina. Déjenme saber si necesitan algo de espacio y no quieren conectarse con tanta frecuencia. También me esforzaré por responder sus mensaje el mismo día. Sin embargo, estoy aprovechando esta singular oportunidad para reservar 30 minutos al medio día y almorzar con mi familia”. Al definir expectativas y darle espacio a los demás, les dará el permiso de definir sus propios límites.

MANTENERSE A LA DELANTERA INVITANDO PROBLEMAS, NO SOLO SOLUCIONES
Nuestras reglas previas han quedado de lado, y nadie tiene la solución definitiva aún. Invite a su equipo a acudir a usted cuando tengan problemas, incluso si todavía no han encontrado soluciones. Considere decir, “en nuestro mundo actual, todos tenemos preguntas y pocas personas tienen respuestas. Si ven señales de problemas, situaciones que no sean visibles para mí, no esperen a informarme hasta que tengan una posible solución. Tráiganme sus indicadores iniciales y juntos diseñaremos experimentos para enfrentar el desafío.” El señalar explícitamente que usted quiere saber acerca de los problemas incipientes le permitirá una mayor visión periscópica y le dará acceso un mayor rango de soluciones.

MEJORAR LA CAPACIDAD A TRAVÉS DE LA RETROALIMENTACIÓN
Las sutilezas de la comunicación no verbal se pierden en el trabajo a distancia, incluso aunque el video esté activado. La necesidad de las personas de ser reconocidas y escuchar buenas noticias se exacerba en tiempos difíciles. Reserve tiempo al final de cada día para brindar retroalimentación específica y positiva por el trabajo bien hecho (y no sólo por el grandioso). Expresar aprecio puede ayudar a suavizar la incomodidad. Usted también debería brindar oportunamente la retroalimentación correctiva, antes de que las fallas agraven su pila de problemas. La orientación de desempeño frecuente y pequeña evita mayores correcciones más adelante y permite que todos estén sincronizados a pesar de la distancia y los cambios cotidianos.

Los investigadores Teresa Amabile y Steven Kramer han estudiado extensamente la motivación de los empleados y encontraron qué avanzar en un trabajo significativo es la clave para mantener comprometidos a los empleados. Aunque el drástico cambio hacia el trabajo a distancia puede causar estrés y añadir muchas complicaciones a las actividades cotidianas, su labor como directivo consiste en remover tantos obstáculos como sea posible. Al comunicar un claro plan de disponibilidad puede ayudar a que los miembros de su equipo se sientan mejor conectados con usted y atender cualquier preocupación o pregunta conforme surja.

Defina límites e invite a los demás a que hagan lo propio. ”.

“Cuando son ignoradas las cosas pequeñas pueden languidecer y convertirse en posibles problemas.”.

“Llama a sus subordinados directos al menos una vez al día,”.

Debido a la pandemia de COVID-19, hemos dejado fuera algo importante: acceso significativo a los gerentes.

Los directivos también están en dificultades. Por cada empleado que trata de contactar a su gerente, hay un gerente intentando conectar con media docena o más de subordinados directos, mientras busca obtener indicaciones de su propio jefe.

Te damos seis estrategias para aumentar su disponibilidad para los empleados al trabajar a distancia. Implementar estas estrategias puede reducir el estrés de gerentes y empleados, atender las preocupaciones respecto al progreso laboral de los trabajadores, incrementar la productividad de los gerentes y sus equipos, además de restaurar y mantener canales de comunicación saludables.

1. SUPERAR LA DISTANCIA A TRAVÉS DE CONEXIONES FRECUENTES: De este modo puede monitorear con más eficiencia a cada miembro de su equipo, especialmente a los empleados que dudan de acercarse y añadirle más pendientes a su jefe durante una crisis.

2. REVISAR LAS PREGUNTAS EN HORARIO DE OFICINA: Asignar tiempo para lidiar con la ráfaga de temas cotidianos mantiene la fluidez del trabajo y evita que los pequeños dolores empeoren y se conviertan en grandes dificultades.

3. BRINDAR ESTABILIDAD A TRAVÉS DE RITUALES CONSISTENTES: En vidas repletas de impredecibilidad y cambio constante, los rituales brindan una sensación de control y estructura.

4. MEJORAR LA SEGURIDAD A TRAVÉS DE LÍMITES CLAROS: Al definir expectativas y darle espacio a los demás, les dará el permiso de definir sus propios límites.

5. MANTENERSE A LA DELANTERA INVITANDO PROBLEMAS, NO SOLO SOLUCIONES: El señalar explícitamente que usted quiere saber acerca de los problemas incipientes le permitirá una mayor visión periscópica y le dará acceso un mayor rango de soluciones.

6. MEJORAR LA CAPACIDAD A TRAVÉS DE LA RETROALIMENTACIÓN: La orientación de desempeño frecuente y pequeña evita mayores correcciones más adelante y permite que todos estén sincronizados a pesar de la distancia y los cambios cotidianos.

Aunque el drástico cambio hacia el trabajo a distancia puede causar estrés y añadir muchas complicaciones a las actividades cotidianas, su labor como directivo consiste en remover tantos obstáculos como sea posible. Al comunicar un claro plan de disponibilidad puede ayudar a que los miembros de su equipo se sientan mejor conectados con usted y atender cualquier preocupación o pregunta conforme surja.

© 2018 Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

How Managers Can Support Remote Employees

In the global transition from corporate hallways to home offices due to the ongoing COVID-19 pandemic, we have left something behind: meaningful access to managers. Gone are the instant answers to unblock progress, the access to the information streams that managers are privy to before the rest of the organization, the informal feedback and coaching shared while walking after a meeting, and the predictable processes and structures for communicating about work and ensuring mutual accountability.

Last week, during a coaching call, a senior director lamented, “I’m stalled because I don’t know how to connect with my manager on the less formal stuff — the way I used to.” He’s not alone. Manager distancing is frustrating employees and stalling work.

Managers are finding themselves struggling, too. For every employee trying to reach his manager, a manager is attempting to connect with half a dozen or more direct reports, while trying to get direction from his own boss.

My coaching clients — managers in a variety of organizations — and I have worked through several scenarios and arrived at these six strategies to augment their availability to employees when working remotely. We’re seeing early indications that implementing these strategies can reduce manager and employee stress, address concerns about employee work progress, increase productivity for managers and their teams and restore and maintain healthy communication channels.

BRIDGE DISTANCE THROUGH FREQUENT CONNECTIONS

One of my clients, the CEO of a 1,000-person tech company, messages or calls his direct reports at least once a day, usually without a specific agenda. He says things like, “Checking to see if you need anything from me” or “What questions do you have for me today?” Instead of simply asking his direct reports to get in touch with him as needed, the CEO proactively manages the frequency of connection. This way, he can monitor more effectively each member of his team, especially those employees who are hesitant to reach out and add more to their boss’s plate during a crisis.

BLAST THROUGH QUESTIONS WITH OFFICE HOURS

Managers make dozens of decisions daily and provide their people with scores of data points via informal conversations. These interactions don’t merit full meetings, but when they are ignored, little things can languish and become looming problems. Another client I work with, the executive director of a nonprofit, has started holding office hours: an hour a day in which she invites her direct reports to join her on a videoconferencing app if they have concerns that can be addressed in 10 minutes or less. For more complex issues, she asks her employees to schedule a dedicated meeting. Allocating time to deal with the flurry of daily issues maintains work fluidity and prevents small sore spots from festering into large pain points.

PROVIDE STABILITY THROUGH CONSISTENT RITUALS

In lives riddled with unpredictability and constant change, rituals provide a sense of control and structure. We can better manage the unpredictable by containing it within structured rituals whenever feasible. Here are some examples of how managers can ritualize their availability: 15-minute morning check-ins to regroup on overnight developments and establish a course for the day; opening a meeting by having everyone share one word to describe their current state of mind followed by an elaborative sentence; or establishing a theme for each week’s meeting, such as requesting that everyone wears a hat.

ENHANCE SAFETY THROUGH CLEAR BOUNDARIES

Expanding your availability as a manager can also have a downside. Some team members might not desire frequent connection as they continue to adjust to the new normal and wrestle with complex emotions. Others might want more time from you than your capacity allows. Be transparent about your availability plan, then set boundaries and invite others to do the same. You can say, for example, “I’m prioritizing my time with you. I’ll reach out in a variety of ways, from checking in with you daily to having office hours. Let me know if you need some space and don’t want to connect quite so frequently. I’ll also do my best to respond to your messages the same day. However, I’m taking advantage of this unique opportunity to reserve 30 minutes each day at noon to have lunch with my family.” By setting expectations and giving others space, you meet people where they are and give them permission to set their own boundaries.

STAY AHEAD OF THE GAME BY INVITING PROBLEMS, NOT JUST SOLUTIONS

Our previous rules of engagement have gone by the wayside, and no one has definitive solutions yet. Invite your team to come to you with problems, even if they don’t yet have solutions. Consider saying, “In our current world, we all have questions, and few people have answers. If you see signs of trouble, issues that aren’t visible to me, don’t wait to come to me until you have an accompanying solution. Bring me your early indicators and together we’ll devise experiments to tackle the challenge.” Explicitly signaling you want to know about budding problems will enable greater periscopic vision and access to broader sets of solutions.

ENABLE CAPACITY THROUGH FEEDBACK

The subtleties of nonverbal communication are lost in remote work, even with the video turned on. People’s need for recognition and good news is exacerbated in trying times. Reserve time at the end of each day to provide specific, positive feedback for good work (not just great work). Appreciation expressed can help smooth a lot of discomfort. You should also provide timely corrective feedback before shortfalls aggravate your pile of problems. Small and frequent performance guidance circumvents major corrections down the road and allows everyone to stay in sync despite distance and daily change.

The researchers Teresa Amabile and Steven Kramer have extensively studied employee motivation and found that making progress in meaningful work is the key to keep employees engaged. While the swift shift to remote work can cause stress and add many complications to daily activities, your job as a manager is to remove as many barriers to forward momentum as possible. By communicating a clear availability plan, you can help your team members feel better connected to you and address any concerns or questions as they arise.

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