Asegúrese de que la carga de trabajo de su equipo esté repartida con justicia

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Delegar puede ser complicado. Si sobrecarga a sus trabajadores de alto desempeño, los perderá, porque comenzarán a resentir el hecho de que están haciendo más. En este artículo le proponemos varias estrategias para ser más justo en la distribución del trabajo.

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Una parte importante de su trabajo como gerente es asegurarse de que todos en su equipo tengan la cantidad adecuada de trabajo. Es tentador darle más proyectos a los caballos de batalla o aligerarlos para alguien que está batallando, pero también necesita ser justo. ¿Cómo asegurarse de que el trabajo está distribuido equitativamente?

Delegar puede ser complicado. Usted está “haciendo malabares con múltiples intereses” en la búsqueda del desempeño óptimo de su equipo, dice Liane Davey, autora de “You First: Inspire Your Team to Grow Up, Get Along, and Get Stuff Done.” Hay riesgos reales involucrados en el no distribuir la carga de trabajo de una forma equitativa, dice Julie Morgenstern, experta en productividad y autora de “Never Check E-Mail in the Morning.” “Si sobrecarga a sus trabajadores de alto desempeño, los perderá, porque comenzarán a resentir el hecho de que están haciendo más,” explica. Similarmente, “si usted le quita trabajo a las personas que son más lentas, perderán interés.

Ya sea que usted esté dividiendo la carga de trabajo para el siguiente año, o para la próxima semana, he aquí algunas estrategias que ayudarán.

  • Tenga un plan. Morgenstern sugiere apartar una o dos horas al final de cada semana para la “revisión y estrategia de lo que se delegará”. Piense acerca de “¿qué estamos tratando de lograr? ¿Quiénes son mis jugadores? ¿Quién hace qué bien? Y ¿quién necesita desarrollarse en qué áreas?” Éstas preguntas lo ayudarán a descubrir la mejor forma de ubicar las asignaciones. Davey dice que, sin un plan bien encaminado, “los gerentes muchas veces hacen lo que es fácil en el corto plazo y le piden a la persona más talentosa” que haga el trabajo difícil. El problema es que “entonces nadie más aprende cómo hacerlo y usted no está construyendo la capacidad del equipo.”
  • Clarifique los roles. Un elemento clave para su estrategia de delegación es asegurarse de que “los miembros de su equipo tengan claro como el cristal cuáles son sus roles,” dice Morgenstern. Ella sugiere hacer una lista de todo el trabajo que debe hacerse, y después asignar las tareas de acuerdo con la función, posición y fortalezas específicas de cada empleado. Este ejercicio también le ayuda a descubrir cualquier brecha en el talento. Usted quizá necesite ubicar temporalmente ciertos trabajos con otros empleados, o quizá requiera contratar alguien nuevo. “Sea deliberado” acerca de cómo asigna el trabajo, dice Davey.
  • Defina expectativas. Expresar continuamente sus objetivos y enfatizar el nivel de esfuerzo y compromiso que espera, ayudará a enfocar al equipo, dice Morgenstern. Haga que se sepa que “las personas deben estar haciendo lo que les corresponde” y estar dispuestas a ayudarse entre sí, explica. Una de las dificultades de asegurarse de que la carga de trabajo es justa es que los empleados laboran a diferentes ritmos. “Es importante asegurarse de que sus empleados entienden que usted no equipara las horas con la productividad,” dice Davey. La mejor forma de hacer esto, señala, es alabar el buen desempeño, sin importar cuantas horas se trabajó.
  • Comuníquese de forma individualizada. Tener conversaciones individuales con los miembros del equipo acerca de su parte de la carga de trabajo es crítico para asegurar que se mantengan motivados y comprometidos. Considere estas discusiones como una oportunidad de hablar acerca de las metas profesionales de sus empleados, reunir información sobre las dinámicas del equipo y resolver problemas. He aquí algunas sugerencias de qué decir.
  • A su caballo de batalla, el que no puede decirle no: “Usted necesita demostrar a qué grado reconoce que depende de esta persona,” dice Davey. Antes de que usted se apoye en ella para otro proyecto de alto perfil o urgencia, reconozca que ella “podría tener mucho trabajo en marcha.” A continuación, diga: “por las razones A, B y C, quiero asignarte esto a ti. Hablemos acerca de qué otras cosas más puedes tener en proceso,” y qué proyectos pueden moverse a la lista de espera.
  • A la persona que está batallando: Sea franco en su retroalimentación. “Diga, ‘he notado que no estás realizando tu trabajo tan rápidamente como tus compañeros de equipo. Te toma tres días escribir este reporte, mientras que a los miembros de tu equipo les toma un día,’” dice Davey. Investigue un poco. “Pregunte, ‘¿cuál es el problema aquí? ¿Necesitas más entrenamiento o más apoyo?’” Quizá hay intervenciones que usted podría ofrecer.
  • A su estrella: Construir la capacidad de su equipo y asegurarse de que la carga de trabajo es equilibrada requiere compartir la riqueza de los mejores proyectos. “Sea transparente,” acerca de sus prioridades, dice Davey. Si, por ejemplo, usted le está ofreciendo una labor particularmente atractiva a alguien que no sea su estrella, dígale a esta que “la razón por la que no te estoy dando esta tarea, es que necesito tener a varias personas en el equipo que sepan cómo hacer X.” Usted podría pedirle a su estrella que actúe como mentor del colega al que ha asignado.
  • A la persona que está desmotivada: Las personas como estas podrían ser inteligentes y buenas en sus labores, pero raramente se ofrecen cuando el equipo necesita ayuda. “Usted necesita ser claro con esa persona acerca de que su nivel de esfuerzo tiene consecuencias en términos de sus oportunidades de ascenso, incentivos financieros y elección de asignaciones,” dice Davey. Sea directo acerca de cómo él está quedándose corto respecto a las expectativas que usted definió, aconseja Morgenstern.
  • Sea flexible. Sin importar cuánto trate de asegurarse de que la carga de trabajo está equilibrada, podría no siempre suceder de la forma que usted quisiera. También es importante recordar que la carga de trabajo de su equipo no es estática. “Usted va a tener que alternar entre diferentes estrategias para distintas situaciones, dependiendo de las circunstancias,”. Ciertos miembros del equipo podrían necesitar quedarse hasta la madrugada en un proyecto, mientras que otros tienen un tiempo más tranquilo. El siguiente trimestre podría ser una historia diferente. La meta es que “a lo largo del curso del año, todo se equilibre.”

“Los gerentes muchas veces hacen lo que es fácil en el corto plazo y le piden a la persona más talentosa” que haga el trabajo difícil”.

“Un elemento clave para su estrategia de delegación es asegurarse de que los miembros de su equipo tengan claro como el cristal cuáles son sus roles”.

Usted va a tener que alternar entre diferentes estrategias para distintas situaciones, dependiendo de las circunstancias”.

Una parte importante de su trabajo como gerente es asegurarse de que todos en su equipo tengan la cantidad adecuada de trabajo. Delegar puede ser complicado. Usted está “haciendo malabares con múltiples intereses” en la búsqueda del desempeño óptimo de su equipo

Si sobrecarga a sus trabajadores de alto desempeño, los perderá, porque comenzarán a resentir el hecho de que están haciendo más,” explica. Similarmente, “si usted le quita trabajo a las personas que son más lentas, perderán interés.

Ya sea que usted esté dividiendo la carga de trabajo para el siguiente año, o para la próxima semana, he aquí algunas estrategias que ayudarán.

  • Tenga un plan.
  • Clarifique los roles
  • Defina expectativas
  • Comuníquese de forma individualizada
  • A su caballo de batalla, el que no puede decirle no
  • A la persona que está batallando
  • A su estrella
  • A la persona que está desmotivada
  • Sea flexible

© 2017Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

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Make Sure Your Team’s Workload Is Divided Fairly

An important part of your job as a manager is making sure everyone on your team has the right amount of work. It’s tempting to give the workhorse more projects or to ease up on someone who is struggling, but you also need to be fair. How do you make sure that work is evenly distributed?

Delegating can be complicated. You’re “juggling multiple interests” in the pursuit of optimal team performance, says Liane Davey, author of “You First: Inspire Your Team to Grow Up, Get Along, and Get Stuff Done.” There are real risks involved in not distributing the workload in an equitable way, says Julie Morgenstern, productivity expert and author of “Never Check E-Mail in the Morning.” “If you overwork your high performers, you will lose them because they start to resent the fact that they’re doing more,” she says. Similarly, “if you’re taking away work from people who are slower,” they will lose interest.

Whether you’re dividing up the workload for next year or next week, here are some strategies to help.

• Have a plan. Morgenstern suggests setting aside one or two hours at the end of each week for “delegation strategy and review.” Think about “What are we trying to achieve? Who are my players? Who does what well? And, who needs development and in what areas?” Those questions will help you figure out the best way to allocate assignments. Without a purposeful plan, Davey says that “managers too often do what’s easy in the short term and ask the most talented person” to do the hard work. The problem is “then nobody else learns how to do [the tasks], and you’re not building the capacity of the team.”

• Clarify roles. A key element to your delegation strategy is making sure “your team members are crystal clear on their roles,” says Morgenstern. She suggests making a list of all the work that needs to get done and then assigning tasks according to each employee’s specific function, position and strengths. This exercise also helps you discover any talent gaps. You might need to temporarily allocate certain jobs to others. Or you might need to hire someone new. “Be deliberate” about how you assign work, says Davey.

• Set expectations. Continually stating your objectives and emphasizing the level of effort and engagement you expect will help focus the team, says Morgenstern. Let it be known that “people should be pulling their weight” and willing to help each other, she says. One of the difficulties with making sure that a workload is fair is that employees work at different paces. “It’s important to make sure your employees understand you don’t equate hours with productivity,” Davey says. The best way to do this, she says, is to praise strong performance, irrespective of hours worked.

• Communicate one-on-one. Having individual conversations with team members about their share of the workload is critical to ensuring they stay motivated and engaged. Consider these discussions as an opportunity to talk about your employees’ professional goals, gather insight on team dynamics and resolve problems. Here are some suggestions for what to say.

• To your can’t-say-no workhorse: “You need to demonstrate the extent to which you recognize you rely on this person,” Davey says. Before you lean on her for another high-profile or time-sensitive project, acknowledge that she “may have a lot on her plate.” Then say: “For reasons A, B and C, I want to assign this to you. Let’s talk about what else you may have going on,” and which projects can be moved to the back burner.

• To the person who’s struggling: Be frank in your feedback. “Say, ‘I’ve noticed you’re not getting through your work as quickly as your teammates are. It takes you three days to write this report where it takes your team members one day,’” Davey says. Probe a little. “Ask, ‘What’s the issue here? Do you need more training or more support?’” Perhaps there are interventions you could offer.

• To your star: Building your team’s capacity and making sure the workload is even require sharing the wealth of the best projects. “Be transparent,” about your priorities, Davey says. If, for instance, you are offering a particularly attractive assignment to someone other than your star, “say, ‘The reason I am not giving you this assignment is that I need to have multiple people on this team who know how to do X.’” You might ask your star to mentor the colleague you’ve assigned.

• To the person who’s unmotivated: People like this may be smart and good at their jobs, but they rarely pitch in when then the team needs help. “You need to be clear to this person about how his level of effort has consequences in terms of his chances of promotion, financial incentives and choice assignments,” Davey says. Be direct about how he is failing to meet your expectations, says Morgenstern.

• Be flexible. Try as you might to make sure the workload is even, it might not always happen in the way you’d like. It’s also important to remember that your team’s workload is not static. “You’re going to toggle between different strategies in different situations depending on the circumstances,” she says. Certain team members may need to burn the midnight oil on a project, while others have an easier time. The next quarter may be a different story. The goal is that “over the course of the year, it all balances out.”

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