Cómo hablar en reuniones cuando odia hablar en reuniones

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Nadie ama las reuniones, pero éstas pueden ser especialmente desgastantes para las personas que anhelan un entorno más tranquilo para pensar, o que batallan para ser escuchadas en una sala llena de habladores. Susan Cain nos enseña cómo hacernos escuchar.

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Nadie ama las reuniones, pero éstas pueden ser especialmente desgastantes para las personas que anhelan un entorno más tranquilo para pensar, o que batallan para ser escuchadas en una sala llena de habladores. ¿Cómo pueden asegurarse los introvertidos de que sus ideas estén bien representadas en las reuniones de equipo? Buscando consejo, recurrimos a Susan Cain, autora de “Quiet: The Power of Introverts in a World That Can’t Stop Talking” y cofundadora del Quiet Leadership Institute.

P: Los introvertidos tienden a escuchar -y a pensar- más de lo que hablan. ¿Cómo pueden evitar que se les perciba como desapegados e incluso apáticos durante la reunión?

R: Una cosa que suelo decirle a los introvertidos es que hay mucho trabajo de preparación antes de que comience la junta, ya sea que formalmente se los hayan pedido o no, debido a que probablemente es lo que necesitan hacer. Preparar sus pensamientos de antemano también puede ayudarlos a ser una de las primeras personas que hablen, lo que probablemente no es su estilo normal. En general, es mejor adelantar sus ideas al inicio. En un nivel psicológico, ayuda que usted se sienta parte de la reunión desde el principio, y las personas tenderán a dirigir sus comentarios hacia usted, mientras que, si espera, suele suceder lo opuesto.

P: Cuando una reunión lleva un ritmo rápido ¿cómo insertarse en la conversación?

R: Muchos introvertidos no se sienten cómodos pensando sobre la marcha, y realmente quieren procesar sus pensamientos antes de articularlos. Por eso es importante hacer de antemano su trabajo de preparación. A continuación, deje de lado la idea de que sus pensamientos deben estar bien formulados para articularlos. Preste atención a lo incompletas que suelen estar las ideas cuando las personas las proponen, y que eso a nadie le molesta. Las ideas a medio cocinar suelen tener mucho valor. Esto por sí mismo puede darle la libertad para hablar. El truco consiste en hacerlo a un volumen ligeramente mayor que el de las personas a su alrededor, lo que es una forma de señalar subconscientemente que usted está entrando en la conversación -no se trata de gritar o algo por el estilo; es muy sutil. Ser capaz de hacer comentarios sobre la marcha es un músculo que puede desarrollar con el paso del tiempo. Por lo tanto, vale la pena practicar.

P: Cuando usted no tiene una respuesta enérgica inmediata a la plática de la reunión ¿cómo comprar tiempo para pensar las cosas?

R: Usted puede simplemente decirlo. En serio. Sólo diga “realmente quiero pensar bien esto.” Si usted cree que tendrá la respuesta en poco tiempo, simplemente pídalo: “¿Por qué no regresas en un rato? quiero pensarlo bien.” O, si usted cree que no tendrá la respuesta hasta más adelante, sólo diga: “¿Podemos dejar la idea sobre la mesa? Es algo sobre lo que quiero pensar más a profundidad.” Esas solicitudes no son tan complicadas si usted se siente internamente merecedor de tomar ese tiempo extra, sabiendo que hacerlo beneficia a todos. Si lo dice de forma franca y elegante, las personas estarán de acuerdo con ello.

P: Presentarse enfrente de un gran grupo puede ser particularmente desafiante. ¿Qué estrategias ha usado usted?

R: Yo sabía que el éxito de mi libro, y de las ideas que tanto me interesan, dependería de mi capacidad para presentarlas en público. Por ello, antes de que mi libro saliera, necesitaba sobreponerme al miedo de hablar en público. Me inscribí en Toastmasters para practicar el presentarme en un espacio pequeño y de apoyo. Si usted tiene algo a lo que le tema, o con lo que se sienta incómodo, debe exponerse a ello en dosis pequeñas y manejables para extinguir el miedo y ganar comodidad con el paso del tiempo. No hay forma de esquivar el miedo, excepto atravesándolo. Sin embargo, la respuesta no consiste en empezar a ponerse usted mismo en situaciones de alto riesgo y forzarse a desempeñarse en ellas. Comience a una escala más pequeña, y poco a poco construirá esos músculos y mejorará.

Trate de exponerse a pequeñas experiencias de hablar en público, donde, en una escala del 1 al 10, su nivel de ansiedad esté en el rango de 4 a 7, de forma que se esté desafiando a usted mismo, pero no demasiado en una sola vez. Puede seguir elevando el nivel conforme pasa el tiempo. Es útil tener un lugar formal al que vaya regularmente, como Toastmasters, o algunas ciudades tienen otros espacios, como el Public Speaking Center of New York. Para las personas con ansiedad para hablar en público, estas clases pueden ser tremendamente efectivas.

P: ¿Cómo pueden los gerentes cambiar la estructura y el formato de las reuniones para obtener más de los introvertidos en sus equipos?

R: Ese es un trabajo que hacemos muy a menudo en el Quiet Leadership Institute. Cuando trabajamos con empresas, para ayudarlas con esta misma situación, solemos aconsejar, por inicio de cuentas, tener menos reuniones. Como directivo, usted debería saber que seguramente no está obteniendo lo mejor del cerebro de un introvertido si le pregunta algo en una reunión general. Obtendrá mejores respuestas e ideas enfocando las cosas de manera diferente. A las personas les ayuda el saber de antemano de qué quiere hablar, pero las agendas tienden a distribuirse en el último minuto. Cuando se espera que las personas realmente piensen y se preparen para una reunión, esto puede ser un gran avance para darles más tiempo de reflexionar. Usted también quiere ser consciente de quién está hablando en la reunión y quién no. Trate de darle forma a las dinámicas. Haga que el espacio esté más fácilmente disponible para las personas reticentes -lo que algunas veces significa referirse a ellas directamente. Créalo o no, las personas suelen agradecer que se les llame, porque así obtienen la oportunidad de hablar, cuando no se sentirían cómodas tomando la oportunidad por sí mismas.

“Preparar sus pensamientos de antemano también puede ayudarlos a ser una de las primeras personas que hablen, lo que probablemente no es su estilo normal. En general, es mejor adelantar sus ideas al inicio”.

“Si usted tiene algo a lo que le tema, o con lo que se sienta incómodo, debe exponerse a ello en dosis pequeñas y manejables para extinguir el miedo y ganar comodidad con el paso del tiempo. No hay forma de esquivar el miedo, excepto atravesándolo”.

Créalo o no, las personas suelen agradecer que se les llame, porque así obtienen la oportunidad de hablar, cuando no se sentirían cómodas tomando la oportunidad por sí mismas”.

¿Cómo pueden asegurarse los introvertidos de que sus ideas estén bien representadas en las reuniones de equipo? Buscando consejo, recurrimos a Susan Cain, autora de “Quiet: The Power of Introverts in a World That Can’t Stop Talking” y cofundadora del Quiet Leadership Institute.

  • Preparar sus pensamientos de antemano también puede ayudarlos a ser una de las primeras personas que hablen, lo que probablemente no es su estilo normal. En general, es mejor adelantar sus ideas al inicio
  • Es importante hacer de antemano su trabajo de preparación, deje de lado la idea de que sus pensamientos deben estar bien formulados para articularlos.
  • Ser capaz de hacer comentarios sobre la marcha es un músculo que puede desarrollar con el paso del tiempo. Por lo tanto, vale la pena practicar.
  • Usted puede simplemente decirlo. En serio. Sólo diga “realmente quiero pensar bien esto.” Si usted cree que tendrá la respuesta en poco tiempo, simplemente pídalo.
  • Si usted tiene algo a lo que le tema, o con lo que se sienta incómodo, debe exponerse a ello en dosis pequeñas y manejables para extinguir el miedo y ganar comodidad con el paso del tiempo. No hay forma de esquivar el miedo, excepto atravesándolo.
  • Trate de exponerse a pequeñas experiencias de hablar en público, donde, en una escala del 1 al 10, su nivel de ansiedad esté en el rango de 4 a 7, de forma que se esté desafiando a usted mismo, pero no demasiado en una sola vez.
  • Como directivo, usted debería saber que seguramente no está obteniendo lo mejor del cerebro de un introvertido si le pregunta algo en una reunión general. Obtendrá mejores respuestas e ideas enfocando las cosas de manera diferente. A las personas les ayuda el saber de antemano de qué quiere hablar, pero las agendas tienden a distribuirse en el último minuto.

© 2017Harvard Business School Publishing Corp.

De: hbr.org

Distribuido por: The New York Times Syndicate.

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How to Talk in Meetings When You Hate Talking in Meetings

Nobody loves meetings. But they can be especially taxing for people who crave a quieter setting for thinking, or who struggle to be heard in a room full of talkers. How can introverts make sure that their ideas are well-represented in team meetings? For advice, we turned to Susan Cain, author of “Quiet: The Power of Introverts in a World That Can’t Stop Talking” and co-founder of the Quiet Leadership Institute.

Q: Introverts tend to listen — and think — more than they speak. How can they avoid coming across as disengaged or even apathetic during a meeting?

A: One thing I often tell introverts is to do a lot of prep work before a meeting begins, whether or not you’ve been formally asked to do so, because it’s probably what you need to personally do. Preparing your thoughts ahead of time can also help give you a push to be one of the first people to speak up, which is probably not your normal style. In general, it’s best to advance your ideas early. On a psychological level, it helps you feel a part of the meeting earlier, and people will often in turn direct their comments to you, whereas if you wait, the opposite usually happens.

Q: When a meeting is fast-paced, how do you insert yourself into the conversation?

A: Many introverts aren’t comfortable thinking on their feet, and really want to process their thoughts before articulating them. That’s why it’s important to do your prep work in advance. Then, let go of the idea that your thoughts have to be well-formulated in order to be articulated. Notice how half-baked people’s ideas usually are when they advance them, and that no one minds. Half-baked ideas often have a lot of value. That alone can give you the freedom to speak up. The trick then is to speak at a decibel level a little higher than the people around you, which is a way of unconsciously signaling that you’re entering the conversation — you’re not shouting or anything; it’s very subtle. Being able to make off-the-cuff unprepared remarks is a muscle that you can develop over time, so it’s worth practicing.

Q: When you don’t have an immediate snappy response to meeting banter, how do you buy yourself time to think things through?

A: You can just say so. Really. Just say: “I really want to think that through.” If you think you’re going to have the answer momentarily, then you just ask for that amount of time: “Why don’t you come back to me, I want to think that through.” Or, if you think you won’t have the answer until later, just say: “Can we table that idea? It’s something I want to think through more deeply.” These requests are not that big a deal if you feel internally entitled to take that extra time, knowing that taking the extra time benefits everyone. If you say it in a forthright, graceful way, people will be fine with it.

Q: Presenting in front of a large group can be particularly challenging. What strategies have you personally used?

A: I knew that the success of my book, and the ideas I cared so much about, would depend on my ability to publicly present those ideas. So before my book came out, I needed to overcome my fear of public speaking. I enrolled in Toastmasters to practice presenting in a small, supportive space. If you have something that you’re afraid of or uncomfortable with, you should expose yourself to it in small, manageable doses to extinguish the fear and gain comfort over time. There’s no way around a fear except through it. But the answer is not to begin by putting yourself in very high stakes situations and forcing yourself to perform. Start smaller-scale, and little by little you build those muscles and become better at it.

Try to expose yourself to small speaking experiences where, on a scale of 1-10, your anxiety level would be in the 4-7 range, so you’re stretching yourself, but not too much all at once. You can keep upping the ante of the stakes as time moves on. It’s useful to have a formal place you go regularly, like Toastmasters. Or some cities have other venues, such as the Public Speaking Center of New York. For people with public speaking anxiety, these classes can be tremendously effective.

Q: How can managers change the structure or format of meetings to get more from the introverts on their teams?

A: This is work we do a lot at the Quiet Leadership Institute. When we work with companies to help them with this very question, we often advise having fewer meetings, for starters. You should know as a manager that you’re very likely not getting the best of an introvert’s brain if you’re asking them a question in an all-hands meeting. You’ll get a better set of responses and ideas by approaching things differently. It helps people to know in advance what you want to talk about, but agendas tend to be distributed at the last minute. When people are really expected to think about and prepare for a meeting, it can go a long way to give them more time for reflection. You also want to be mindful of who’s doing all the talking in a meeting, and who isn’t. Try to shape the dynamics. Make the floor more readily available for the more reticent people — which sometimes means calling on them. Believe it or not, people very often welcome being called on because they get the floor when they wouldn’t feel comfortable taking it for themselves.

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