E

n un estudio reciente, descubrimos que más de una cuarta parte (28%) de las reuniones laborales dejaron a los empleados con efectos negativos persistentes, tales como una menor participación y productividad.

Afortunadamente, nuestros hallazgos indican que los líderes de las reuniones pueden tomar medidas proactivas para prevenir la resaca en las reuniones (y aquellos de nosotros que experimentamos reuniones negativas podemos tomar medidas para recuperarnos de manera más efectiva cuando la prevención no es suficiente).

¿Cómo se manifiesta la resaca en las reuniones?

En nuestra encuesta, más del 90% de los encuestados afirmaron haber experimentado resaca en las reuniones al menos ocasionalmente. Más de la mitad dijo que estas resacas afectaron negativamente su flujo de trabajo o productividad, mientras que el 47% informó sentirse menos comprometido con su trabajo. Estos efectos a menudo resultaron de la rumiación, o de la repetición de partes de la reunión en su mente. Casi la mitad (47%) de los encuestados señaló efectos perjudiciales en sus interacciones con compañeros de trabajo, como sentirse desconectados de su equipo o querer pasar tiempo a solas.

Cómo pueden los líderes prevenir la resaca en las reuniones

Afortunadamente, estas preocupaciones pueden abordarse aprovechando los conocimientos de la ciencia de las reuniones. He aquí cinco estrategias para prevenir la resaca en las reuniones abordando directamente sus causas principales:

— No domine, facilite.

— Reduzca la lista de invitados.

— Convierta las agendas en planes de acción.

— Haga que cada minuto cuente, y no se exceda del tiempo.

— Exija responsabilidad, siempre.

Cómo recuperarse de una mala reunión

También preguntamos a los encuestados sobre enfoques que les ayudaron a ellos y a sus compañeros a recuperarse de manera más efectiva de la resaca en las reuniones. Como era de esperarse, sus estrategias se alinearon en gran medida con los hallazgos de la investigación sobre el estrés laboral:

Haga una pausa y vuelva a empezar.

Tomarse un breve descanso mental ayudó a muchos encuestados a recuperar el enfoque después de una mala reunión. Esta técnica, conocida como desconexión psicológica, implica desconectarse mentalmente del trabajo y ayuda a interrumpir los patrones de pensamiento negativos como la rumiación. Después de una mala reunión, deténgase unos minutos para despejar su mente. Los ejercicios simples de atención plena, como la respiración profunda, también pueden ayudarle a procesar sus reacciones inmediatas antes de recuperar el enfoque.

Camine un poco.

Los esfuerzos de recuperación fueron aún más efectivos cuando los encuestados pusieron distancia física entre ellos y una mala reunión. Esto incluyó salir a caminar, tomar un café o simplemente visitar otra parte de la oficina. Más allá de los muchos beneficios adicionales de la actividad física, alejarse unos minutos puede potenciar el efecto de un descanso mental, ayudándole a regresar al trabajo con energías renovadas.

Encuentre claridad en la conversación.

Hablar con compañeros de trabajo fue otra estrategia común de recuperación, pero no todas las conversaciones tuvieron el mismo efecto. Observamos dos enfoques distintos con resultados muy diferentes.

Las conversaciones destinadas exclusivamente a desahogarse no fueron efectivas, e incluso a veces resultaron contraproducentes. Si bien estas interacciones ofrecieron ocasionalmente un alivio emocional a corto plazo, a menudo este enfoque también prolongó los efectos de la resaca.

Por el contrario, las conversaciones orientadas a darle sentido a la reunión fueron constructivas. Al discutir qué salió mal y explorar posibles causas raíz, usted puede procesar sus pensamientos, obtener perspectiva y avanzar con mayor eficacia. Así que, si se encuentra desahogándose después de una mala reunión, reformule esas conversaciones como una oportunidad para resolver problemas. Al hacerlo, puede interrumpir los patrones de pensamiento negativos que a menudo conducen a la rumiación, y regresar a su trabajo más rápidamente.

E

n casi todas las docenas de lugares de trabajo en los que hemos estudiado, ayudado o trabajado, hemos descubierto que las reuniones generan fricciones derrochadoras y aplastantes. Ahora hemos creado un Fixing Meetings Playbook para ayudar a las empresas a repensar sus culturas de reuniones. El Playbook contiene una guía paso a paso para ayudarlo a identificar, eliminar y reparar reuniones rotas, incluyendo estos cinco ingredientes clave para el éxito:

1. Adopte una mentalidad de resta.

El modo predeterminado de los humanos para resolver problemas es agregar algo, en lugar de quitar algo. A través de una serie de estudios, Gabrielle Adams, de la University of Virginia, y sus colegas descubrieron que esta “enfermedad de la adición” también afecta a las reuniones: Las personas siguen acumulando más en calendarios ya repletos sin pensarlo mucho.

La investigación de Adams muestra que cuando a las personas se les recuerda restar y hacer una pausa para hacerlo, la interrupción desaloja parte de su maquinaria cognitiva y adoptan una mentalidad de resta.

2. Comience con una pizarra limpia.

En uno de nuestros estudios, invitamos a los participantes a purgar sus calendarios durante 48 horas, evaluar cada reunión y luego volver a llenar sus calendarios. Los participantes ahorraron un promedio mensual de cinco horas por persona. Cuando le preguntamos a Adams sobre esta diferencia, sugirió que el enfoque de “borrón y cuenta nueva” animaba a los voluntarios a reducir la velocidad y pensar más profundamente sobre si las reuniones eran necesarias o si podían rediseñarse.

3. Use datos para decidir qué restar.

Desarrollamos un sistema simple para ayudar a las personas a evaluar el valor de sus reuniones. Los participantes en nuestra investigación calificaron cada reunión recurrente en dos dimensiones en una escala numérica de tres puntos:

— El esfuerzo requerido (incluyendo la preparación, el tiempo real de la reunión y el trabajo de seguimiento) para cada reunión.

— El valor de cada reunión para ayudarlos a alcanzar sus metas.

Las reuniones de los lunes fueron calificadas como las más valiosas. Las reuniones con títulos que incluían proyectos específicos y nombres de equipos también fueron calificadas como las más valiosas, mientras que las vagas “actualizaciones” y “charlas de café” fueron las menos valiosas.

4. Cree un movimiento.

Las reuniones son más fáciles de arreglar cuando las personas lo hacen juntas. En nuestra investigación, a los empleados se les dio la opción de participar y se alentaron entre sí para cortar y renovar las reuniones mientras compartían ideas para hacerlo. Como con cualquier movimiento, algunas personas se mostraron entusiastas, otras aceptaron a regañadientes y otras optaron por no unirse. Sin embargo, incluso los compañeros de equipo que no se unieron se beneficiaron, porque sus cargas también se hicieron más ligeras.

5. No sólo reste reuniones — rediséñelas.

En nuestra investigación, solo el 30% del ahorro de tiempo provino de la cancelación total de las reuniones; el 70% restante provino del rediseño de las reuniones restantes. Por ejemplo, el 27% provino de la reestructuración de reuniones para que asistiera menos gente o reemplazarlas parcialmente con comunicación asíncrona, quizá con mensajes de Slack. Los ahorros sustanciales de tiempo también provinieron de reunirse con menos frecuencia (17%) y acortar las reuniones (10%).

Despeje el camino para lo que más importa

Mientras usa el Fixing Meetings Playbook, y adopta la mentalidad de sustracción, no intente hacer que todo sea rápido, fácil y sin frustraciones. El objetivo es hacer tiempo para las cosas de la vida que deberían ser lentas: como el hacer una pausa para pensar en su trabajo y tomarse el tiempo para cuidarse a sí mismo y a los demás.