Por: David Lancefield

En un mundo en el que se presta más atención a la calidad de las reuniones, vale la pena aprovechar la oportunidad para mostrar su mejor forma a sus colegas y aprovechar al máximo su propio tiempo y energía. Las siguientes cinco estrategias deberían ayudar.

1. ARTICULE CLARAMENTE SU AMBICIÓN

Si busca establecer una ambición más clara para su reunión, realice las siguientes acciones:

— Invite a clarificar de antemano: Anime a la gente a que plantee declaraciones o desacuerdos antes de la reunión.

— Explique por qué es importante la reunión: Durante la reunión, describa la pertinencia, importancia y urgencia del debate en relación con la estrategia y travesía de la organización. Sea explícito acerca de lo que le gustaría lograr.

— Transmita su confianza en el grupo: Señale su confianza en sus habilidades, por ejemplo, recordando éxitos pasados.

— Defina cómo quiere mostrarse: ¿Qué quiere que otros piensen, sientan y hagan gracias a la contribución que usted aporte? ¿Qué lecciones puede aprender de su impacto en reuniones anteriores?

2. DECIDA QUÉ ROLES DESEA DESEMPEÑAR

Al dar forma deliberadamente al rol que desea desempeñar, puede descubrir rápidamente nueva información, invalidar viejas suposiciones y probar escenarios que inicialmente podrían parecer improbables. He aquí algunos roles a probar:

— Catalizador: Inicie una discusión y estimule el pensamiento fresco a través de analogías, historias o precedentes.

— Custodio: Pregunte cómo se desarrollará una decisión en la organización y qué haría falta para que aterrizara bien.

— Desafiante: Cuestione la lógica, coherencia y validez de un argumento con datos, experiencia y/o intuición.

— Convocador: Fomente la plena participación invitando a otros a unirse a la discusión, haciendo conexiones (puenteando) entre los argumentos y las personas involucradas.

— Tomador de decisiones: Enmarque el tema claramente, invite a la discusión de los temas y opciones y tome una decisión en la reunión (evitando llevársela “fuera de línea” siempre que sea posible).

3. DESARROLLE SU CONTRIBUCIÓN MÁS DISTINTIVA

Una reunión efectiva requiere un rango de perspectivas, conjuntos de habilidades, experiencias y estilos, especialmente cuando el tema es complejo. El reto es que demuestre su mejor versión, mientras trabaja como un buen jugador de equipo.

Si desea hacer una contribución más distintiva, empiece por determinar dónde sus fortalezas pueden abordar mejor los temas de la reunión.

4. UTILICE LAS SEÑALES CON PRUDENCIA

Las reuniones están llenas de señales y pistas de los intereses e intenciones de las personas. Sin embargo, muchos ejecutivos no aprovechan la oportunidad para ser intencionales con sus propias señales debido a la falta de preparación y autoconciencia. Tampoco captan lo que se dice (o se da a entender) en la reunión.

Use palabras, voz (tono, volumen, entonación), expresiones faciales y postura corporal para señalar:

— Interés en el tema.

— Determinación de resolver un problema acuciante.

— Creatividad en el desarrollo de nuevas ideas.

— Capacidad de escuchar, reconocer y responder a las perspectivas de diferentes personas.

— Confianza en situaciones de alto riesgo.

— Positividad en circunstancias difíciles.

5. CONTRÓLESE EN EL MOMENTO

Las reuniones pueden ser montañas rusas emocionales, especialmente si hay grandes personajes y circunstancias presurizadas. Un comentario, sugerencia o implicación de un miembro del equipo puede provocar una fuerte reacción, incluyendo frustración, enojo o inseguridad acerca de su posición.

El reto es mantener la suficiente compostura para pensar con claridad y comunicarse con eficacia. Evite una reacción exagerada que pueda permanecer en la memoria de las personas y borre muchas de sus contribuciones positivas.

Ser más estratégico en las reuniones no se trata de ser ensimismado o ultra competitivo. Ciertamente no se trata de una planificación excesiva hasta el punto de que uno se vuelve rígido en la reunión misma. En lugar de ello, practicar estas cinco estrategias lo ayudará a ser más intencional con sus acciones y más propenso a llevar su mejor identidad a la discusión.