E

n su cuento “The Evitable Conflict”, publicado hace 75 años, el escritor de ciencia ficción Isaac Asimov describió cómo las máquinas podrían dirigir industrias enteras. Hoy en día, cada vez hay más pruebas de que la IA puede superar a los humanos en muchas tareas cognitivas individuales. Un experimento realizado por un equipo de la Universidad de Cambridge sugiere que los modelos de lenguaje de gran tamaño (LLM, por sus siglas en inglés) pueden superar a los humanos en la mayoría de las tareas, incluyendo el diseño de productos, el control de costos y la inteligencia de mercado.

Si bien estos resultados son impresionantes, los estudios que conocemos se han realizado en condiciones de laboratorio artificiales. Los ejecutivos en el mundo real enfrentan desafíos indefinidos y cambiantes, a menudo con datos insuficientes o inexactos.

¿Qué sucede si sacamos la IA del laboratorio y la llevamos a una empresa real? Durante el último año, nos unimos a una serie de reuniones del equipo ejecutivo de Giesswein, una empresa austriaca con ingresos de 85 millones de dólares, que vende zapatillas ecológicas de lana orgánica. Nuestra idea era experimentar con diferentes formas de integrar la IA en sus reuniones ejecutivas para comprender qué funciona y cómo.

La IA en la sala de juntas

Diseñamos tres tipos de intervenciones y realizamos al menos dos variaciones diferentes de cada una para probar su replicabilidad. Después de cada intervención, realizamos entrevistas de seguimiento con los dos hermanos que dirigen la empresa familiar para recopilar sus percepciones sobre la efectividad.

Nuestro primer tipo de intervención consistió en alimentar la agenda del equipo ejecutivo en ChatGPT 4.0 durante varias reuniones, pidiendo sugerencias sobre qué preguntas y temas discutir. El resultado se compartió con el equipo durante la reunión a medida que se abordaban los puntos de la agenda. También desarrollamos indicaciones para generar recomendaciones más específicas. Por ejemplo, cuando la cuestión de la subcontratación estaba en la agenda, solicitamos argumentos a favor y en contra. Sabíamos que la empresa ya estaba subcontratando parte de su producción en China, por lo que pedimos a ChatGPT que explorara qué debía tener en cuenta si quería externalizar toda la producción. A continuación, se compartieron los resultados durante la reunión ejecutiva.

En un segundo tipo de intervención, escribimos indicaciones relacionadas con los puntos discutidos por los ejecutivos durante la reunión y luego compartimos los resultados. Por ejemplo, un posible factor decisivo en la decisión de subcontratación era la infrautilización de la línea de producción, lo que hacía que los costos fijos fueran un problema mayor. Mientras discutíamos esto en vivo, pedimos a ChatGPT que generara una lista de productos alternativos que podrían lanzarse utilizando el mismo material que la empresa ya producía.

Un tercer tipo de intervención se llevó a cabo después de las reuniones del equipo ejecutivo, con ChatGPT respondiendo preguntas específicas que tenía la dirección, por ejemplo, sobre opciones de entrada al mercado en EE. UU. Probamos dos versiones de esto: en la primera, entablamos una conversación prolongada con ChatGPT, usando nuestro propio criterio para guiar la herramienta de IA. En la segunda versión, simplemente formulamos las preguntas de los ejecutivos sin ninguna interpretación o iteración adicional.

Aumento, no sustitución

En general, nuestros experimentos con la junta directiva demostraron que la IA podría ser valiosa para guiar y enriquecer las discusiones ejecutivas, pero solo con una gestión activamente involucrada.

El uso no supervisado de la IA no funcionó bien, ya que proporcionó resultados que no eran lo suficientemente específicos para que los ejecutivos los encontraran útiles. Por el contrario, las aplicaciones supervisadas, complementadas con las habilidades de un asesor humano sin un conocimiento especial de la empresa, pero con experiencia en el desarrollo de estrategias, fueron percibidas como altamente beneficiosas por los ejecutivos. Observamos tres implicaciones específicas:

1. Ventaja de la torpeza

Parece contradictorio, pero la mayor ventaja de ChatGPT fue interrumpir el flujo natural de las reuniones. Esperábamos que la torpeza, la incomodidad y la demora que introducía fueran una gran molestia, pero los ejecutivos apreciaron que los hiciera detenerse y reflexionar.

El equipo era consciente de que, después de décadas de trabajar juntos, estaban muy alineados en muchos temas y podían casi completar las frases del otro. También sabían que su experiencia compartida y sus rutinas bien ensayadas creaban puntos ciegos de manera natural. Como nos dijo el CEO Markus Giesswein, aceptó este experimento porque esperaba “un apoyo equilibrado y estructurado, ya que muchas decisiones en nuestro rango de tamaño se toman en función de la intuición y las emociones”.

La tendencia de ChatGPT a proporcionar listas exhaustivas llevó al equipo a considerar opciones que de otro modo no habrían considerado, pero el verdadero valor radicó en romper y ralentizar los patrones de pensamiento e interacción existentes, permitiendo la discusión de nuevos elementos.

2. Ilusión de completitud

La amplitud de las sugerencias de LLM también tuvo un inconveniente. A medida que el equipo se acostumbró a que la herramienta les señalara problemas que de otro modo habrían pasado por alto, observamos una creciente dependencia de ella para no omitir nada importante.

Por ejemplo, en una de las reuniones se discutió un próximo anuncio. ChatGPT ofreció un amplio conjunto de factores que debían abordarse antes del anuncio, pero omitió posibles implicaciones legales que debían considerarse. En circunstancias normales, los ejecutivos podrían haber planteado las cuestiones legales, pero la IA había creado la ilusión de una completitud infalible en la que comenzaron a confiar.

3. Ventaja en velocidad y costos

Una última serie de ventajas de introducir la IA en estas reuniones fue la velocidad y la reducción de costos. Las discusiones en la sala de juntas suelen dar lugar a preguntas que requieren más investigación. ChatGPT permitió al equipo recopilar datos y hacer recomendaciones inmediatas, lo que agilizó la adopción de medidas.

Por ejemplo, cuando Giesswein consideró el futuro de su planta en Eslovaquia, surgió una pregunta importante: el posible costo de renovar la instalación si decidían conservarla. ChatGPT fue capaz de proporcionar estimaciones lo suficientemente rápidas y precisas que permitieron a los ejecutivos avanzar en esta cuestión.

En algunos casos, el uso de la IA también puede reducir los costos de exploración adicional. Por ejemplo, una de las decisiones que tomó el equipo requería emitir un comunicado de prensa. En el pasado, habrían contratado a una agencia para redactar y publicar el comunicado, pero ChatGPT produjo una declaración que se ajustaba a su propósito. Este beneficio también fue evidente cuando utilizamos ChatGPT en el análisis posterior a la reunión.

Un nuevo tipo de interacción para equipos ejecutivos

Hasta ahora, gran parte de la conversación sobre el valor de la IA generativa se ha centrado en la precisión de la información que proporciona. Nuestra participación de un año en Giesswein sugiere que el valor radica en otro lugar, específicamente en el proceso de interacción en sí mismo. Los ejecutivos son conscientes de que la herramienta ocasionalmente tendrá alucinaciones; también están acostumbrados a trabajar con información incompleta o defectuosa.

Lo que hace que la IA sea un miembro valioso del equipo ejecutivo es que es diferente de los humanos. Esto interrumpe y, por lo tanto, amplía las consideraciones, en algunos casos proporcionando información para avanzar rápidamente. Pero para que esto funcione, necesita a un humano que opere la herramienta. La inteligencia colectiva de la combinación entre humanos y herramientas ofrece algo nuevo y emocionante.

C

uando pensamos en el jefe controlador, a menudo pensamos en alguien que grita a sus empleados y crea un ambiente de trabajo hostil. Sin embargo, a menudo no es el caso. Puede ser una pendiente resbaladiza desde el amable “querer estar enterado” hasta la microgestión completa. Por microgestión, me refiero a ser demasiado prescriptivo en tareas y seguimientos, hasta el punto de quitarle oportunidades de aprendizaje a su equipo.

Esto puede ser especialmente difícil para los nuevos gerentes. He aquí tres formas de romper el ciclo:

— Hable del resultado, no del proceso: Cuando le pida a alguien que complete una tarea, mire de cerca cómo la enmarca. Por ejemplo, si dice: “Me gustaría organizar un taller con personas A, en el día B, para cubrir temas C, para llegar a la resolución D”, ha explicado en forma figurativa y literal todo el proceso para alguien. Este nivel de detalle y dirección hace que las personas sientan que no confía en ellos para resolver las cosas o que solo están aquí para seguir órdenes.

Debe dar a las personas la autonomía y el espacio para dar un paso al frente y ser líderes siempre que sea posible. Esto es lo que hacen los grandes gerentes: permiten que las personas experimenten, cometan errores, aprendan y crezcan.

La próxima vez que le asigne a alguien una tarea o proyecto, hable sobre el resultado que desea y no sobre cada paso que desea que tome en el camino. En el ejemplo anterior, el resultado que está buscando es “resolución D”. Entonces, comience allí. Haga un análisis detallado del problema y luego dígales a los miembros de su equipo: “Estoy buscando lograr este resultado. ¿Cómo lo abordarías?” Luego, deje que sus empleados compartan.

— Establezca expectativas en torno a la retroalimentación: Al comienzo de cada nuevo proyecto, es importante discutir cuándo y cómo dará una retroalimentación constructiva a los miembros de su equipo. Establezca límites, pero también dé a las personas el espacio para respirar, experimentar y cometer errores dentro de esos límites.

Cuando establezca expectativas sobre cómo dará retroalimentación, debe analizar el tipo de retroalimentación que compartirá. ¿Querrá editar la línea de su propuesta o dar retroalimentación direccional sobre el contenido?

En estos momentos, trate de mantenerse objetivo y verifique si hay tendencias de microgestión.

— Gestione hacia arriba cuando sea posible: Su función como gerente es desarrollar a su gente, ayudarlos a construir carreras prósperas y capacitarlos para que sean sus sucesores algún día. Al hacer esto, debe darles a las personas el espacio para crecer y dejar su propia marca única en un equipo.

En conversaciones con su jefe, hable sobre los miembros del equipo y las áreas en las usted que los está ayudando a expandirse y crecer, los lugares en los que están dando un paso adelante y brillando, y su plan a largo plazo para el equipo.

Dirigir equipos es difícil. Es aún más difícil cuando nos preocupamos y cuando los miembros de nuestro equipo no hacen las cosas exactamente de la misma manera que nosotros. Sin embargo, esta diversidad de pensamiento se traduce en crecimiento, creatividad e innovación. Si está atrapado en un ciclo de microgestión, suéltelo un poco y observe cómo los miembros de su equipo están a la altura de las circunstancias.

N

unca es fácil dirigir a las personas en tiempos difíciles. Sin embargo, cuando las noticias son inquietantes y usted sabe que las mentes de su equipo están comprensiblemente en otra parte, puede ser particularmente difícil saber la mejor forma de apoyar a su gente. ¿Cómo equilibra su deseo de ser compasivo con la necesidad de seguir entregando el trabajo? ¿Qué decir, o no decir? ¿Y qué debe hacer si se siente abrumado por todo?

Lo que dicen los expertos

La mayoría de nosotros nos sentimos abrumados, molestos y ansiosos al enfrentar la incertidumbre. “Tenemos una neuroanatomía fundamental que nos orienta hacia el estrés en tiempos altamente cargados”, explica Rich Fernandez, director ejecutivo del SIY Leadership Institute. Y esto puede iniciar un ciclo poco saludable: “Un síntoma de distracción es más distracción. Entonces nos sentimos más ansiosos”, dice Susan David, fundadora del Institute of Coaching en el McLean Hospital y autora de “Emotional Agility.” En un equipo, estos sentimientos pueden ser contagiosos. “Recogemos sutilmente las emociones y comenzamos a sentirlas o imitarlas nosotros mismos”, explica.

Fernandez cree en la “gestión compasiva,” en la que usted “busca comprender cómo puede ser de utilidad y beneficio para los empleados mientras equilibra la necesidad de mantenerlos en la tarea”. He aquí formas prácticas de hacer ambas cosas mientras ofrece apoyo:

Tome tiempo para procesar sus propias emociones

Podrá apoyar mejor a su equipo si reconoce y maneja el estrés y la ansiedad que usted siente. Comience tomando el tiempo para comprender lo que siente. “Usted querrá etiquetar sus emociones. Ponga distancia entre usted y ellas para que pueda tomar una decisión consciente sobre cómo actuar de una manera alineada con sus valores”, dice David. Incluso cuando los acontecimientos mundiales parecen estar fuera de control, “usted todavía puede elegir quién quiere ser”, explica David. Pregúntese: ¿Qué es lo más importante para mí?

Reconozca lo que está sucediendo

Reprimir sus emociones, o esperar que los empleados hagan lo mismo, puede ser contraproducente. Estos sentimientos de preocupación y angustia son muy reales y “no se pueden ignorar, negar o reprimir”, dice Fernandez. Fingir que todo está bien, o simplemente tratar de trabajar como si nada estuviera pasando, puede hacer que las personas pierdan compromiso o se sientan resentidas.

Por el contrario, aborde directamente el problema, reconociendo que las personas podrían estar nerviosas y que las cosas son inciertas. Al mismo tiempo, evite la melancolía, donde se queda atrapado en una espiral negativa. Reconozca cómo se sienten las personas, pero luego “continúe hablando acerca de cómo quiere actuar como equipo”, dice David. Puede hacer esto preguntando: “¿Cómo queremos tratarnos unos a otros durante estos tiempos?” Los miembros podrían estar de acuerdo en que quieren continuar entregando un producto de calidad a los clientes mientras son respetuosos y amables entre sí, por ejemplo. “Cuando usted reafirmas un sentido de propósito compartido, ayuda al equipo a mantenerse con los pies en la tierra”, dice David.

Fomente la autocompasión

Algunos de los miembros de su equipo pueden estar mirando a su alrededor y preguntándose cómo sus colegas se mantienen de pie. Anímelos a tener algo de autocompasión y reconozca que el estrés es una respuesta fisiológica normal a sentirse fuera de control o amenazado. “Ayude al personal a reconocer que el cambio puede provocar una falta de agencia”, dice David. Si se siente estresado, admítalo o hable sobre situaciones anteriores en las que se ha sentido ansioso, para que ellos sepan que no están solos.

Pregunte a la gente qué es lo que necesitan

Hable individualmente con los empleados, y permítales describir por lo que están pasando. Trate de entender su perspectiva “poniéndose en sus zapatos”, dice Fernandez. Usted quiere “realmente comprender lo que piensan y sienten, incluso si no está de acuerdo o no siente lo mismo”. Esta empatía forma la base de la confianza para que pueda pasar al modo de resolución de problemas. No asuma que todos necesitan las mismas cosas. Tal vez necesiten orientación adicional sobre cómo reducir las distracciones, o consejos sobre cómo priorizar su trabajo. También puede darles a las personas una mayor flexibilidad para dictar su horario de trabajo y “alentarlos a equilibrar el trabajo a realizar con las importantes necesidades de autocuidado y con su vida fuera del trabajo”, dice Fernandez.

Ejemplifique el autocuidado

Se ha demostrado que el sueño, el ejercicio y una buena nutrición ayudan con la resiliencia. Por lo tanto, anime a los miembros de su equipo a cuidarse a sí mismos, dice David. Por ejemplo, si un miembro del equipo le dice que tiene problemas para mantenerse fuera de Twitter durante el día, invítelo a salir a caminar durante su próxima reunión (pueden hacerlo virtualmente, hablando por teléfono mientras caminan por sus respectivos vecindarios). Por supuesto, no es el lugar de un gerente dictar el comportamiento, pero está bien compartir lo que ha funcionado para usted. La respiración consciente también ayuda a calmar la ansiedad y aumentar la concentración, dice Fernandez. Aunque puede parecer incómodo recordarle a su personal que inhale y exhale, puede compartir la investigación sobre sus beneficios.

Principios a recordar:

Sí:

— Normalice el estrés; es una respuesta fisiológica común ante la incertidumbre.

— Ayude a su equipo a sentirse aterrizado, reafirmando su propósito compartido.

— Anime a las personas a cuidarse a sí mismas en cualquier pequeña forma que las ayude a desarrollar su resiliencia.

No:

— Descuide su propia ansiedad y preocupaciones.

— Ignore las emociones de las personas.

— Suponga que todos los miembros de su equipo necesitan el mismo tipo o nivel de apoyo.

Nota del editor: Este artículo está adaptado de “How to Keep Your Team Focused and Productive During Uncertain Times,” que fue originalmente publicado en marzo del 2017.