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La Ley de Equidad para Trabajadoras Embarazadas: Lo que los empleadores estadounidenses deben saber

Liz Morris — Fri, 21 Jun 2024 14:00:53 +0000

La Ley de Equidad para Trabajadoras Embarazadas: Lo que los empleadores estadounidenses deben saber

ecientemente, las reglas básicas de adaptación durante el embarazo han cambiado. En abril, la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC, por sus siglas en inglés) emitió las regulaciones finales para implementar la Ley de Equidad para Trabajadoras Embarazadas (PWFA, por sus siglas en inglés).

He aquí lo que los líderes deben saber para apoyar a sus trabajadoras embarazadas y, al mismo tiempo, evitar cargos y litigios innecesarios por parte de la EEOC.

Nuevas obligaciones de los empleadores en virtud de la ley

La PWFA exige que el gobierno federal, así como los empleadores privados, estatales y locales con 15 empleados o más, “realicen adaptaciones razonables a las limitaciones conocidas relacionadas con el embarazo, el parto o las condiciones médicas relacionadas de una empleada calificada, a menos que [hacerlo] suponga una dificultad excesiva para la operación del negocio”.

Para implementar cambios en el lugar de trabajo, las limitaciones de una empleada no tienen por qué ser importantes o continuas. Una vez que una empleada “comunica” a su supervisor que tiene una limitación relacionada con el embarazo, el parto o una condición médica relacionada, y que necesita un cambio en su forma de trabajar, el empleador está obligado a proporcionar una adaptación efectiva o a colaborar con la empleada para identificar una.

“Dificultad excesiva” significa dificultad o gasto significativo. A la hora de tomar esta decisión, se consideran todos los recursos organizacionales de la empresa, y los empleadores deben estar preparados para presentar pruebas que demuestren este nivel de exigencia en caso de que su denegación de adaptación sea impugnada ante un tribunal. Si un empleador considera que una adaptación solicitada es excesivamente difícil o costosa, debe colaborar con la empleada para encontrar una alternativa efectiva.

Errores que deben evitarse

Los empleadores pueden solicitar documentación médica al proveedor de atención médica de la empleada, pero sólo cuando sea “razonable” hacerlo, y el alcance de lo que los empleadores pueden solicitar sea limitado. Para determinadas solicitudes de adaptación (por ejemplo, permisos para tomar descansos para merendar durante el embarazo o para amamantar), la empleada solo necesita “autoconfirmar” que está embarazada y que tiene esa necesidad particular.

Los retrasos innecesarios infringen la PWFA. Si un empleador no puede proporcionar una adaptación con prontitud, la EEOC recomienda encarecidamente que se proporcione una “adaptación provisional” no permanente para reducir el riesgo legal. En general, la normativa está diseñada para alentar a los empleadores a responder a las solicitudes con prontitud y a proporcionar la mayoría de las adaptaciones rápidamente, sin necesidad de un proceso formal extenso.

La licencia es una adaptación razonable que los empleadores deben proporcionar cuando se solicite, en ausencia de dificultades excesivas, incluso para empleadas que no son elegibles para la FMLA u otras licencias. Pero no se puede imponer una licencia si la empleada no desea tomarla o si existe otra adaptación que le permitiría seguir trabajando.

Penalizar, coaccionar o tomar represalias contra una empleada por solicitar una adaptación es ilegal. Esto incluye acciones obvias como acoso, reducción salarial o privación de oportunidades de ascenso. Otras acciones pueden ser ilegales, pero menos obvias; por ejemplo, no ajustar las métricas de productividad cuando una empleada trabaja menos horas debido a una adaptación.

La PWFA fue promulgada con un amplio apoyo bipartidista por dos razones clave: en primer lugar, para garantizar que las empleadas embarazadas puedan seguir trabajando todo el tiempo que puedan y quieran, y, en segundo lugar, para preservar la salud de las empleadas embarazadas y de sus embarazos. Ambos resultados son beneficiosos, tanto para los empleadores como para las empleadas.

Artículo en inglés

The ground rules of pregnancy accommodation have recently shifted. In April, the Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) issued final regulations to implement the Pregnant Workers Fairness Act (PWFA). Here’s what leaders need to know to support their pregnant workers while avoiding unnecessary EEOC charges and litigation.

EMPLOYERS’ NEW OBLIGATIONS UNDER THE LAW

The PWFA requires the federal government as well as private, state and local employers with 15 or more employees to “make reasonable accommodations to the known limitations related to the pregnancy, childbirth or related medical conditions of a qualified employee, unless [doing so] would impose an undue hardship on the operation of the business.”

To qualify for workplace changes, an employee’s limitations do not have to be major or ongoing. Once an employee makes “known” to their supervisor that they have a limitation related to pregnancy, childbirth or a related medical condition and need a change in how they work, the employer is obligated to either provide an effective accommodation or to engage with the employee to identify one.

“Undue hardship” means significant difficulty or expense. The employer’s entire organizational resources are considered in making this determination, and employers must be ready to present evidence to meet this high bar if their accommodation denial is challenged in court. If an employer believes a requested accommodation is unduly difficult or expensive, it must work with the employee to try to identify an effective alternative.

PITFALLS TO AVOID

1. Employers can request medical documentation from the employee’s health care provider, but only when it is “reasonable” to do so, and the scope of what employers may seek is limited. For certain accommodation requests (e.g., permission to take snack breaks during pregnancy or to breastfeed), an employee need only “self-confirm” that they are pregnant and have the particular need.

2. Unnecessary delay violates the PWFA. If an employer cannot provide an accommodation promptly, the EEOC strongly suggests providing a non-permanent “interim accommodation” to reduce legal risk. In general, the regulations are designed to encourage employers to respond to requests early and to provide most accommodations quickly, without an extensive formal process.

3. Leave is a reasonable accommodation that employers must provide when requested, absent undue hardship, including for employees who are ineligible for FMLA or other time off. But leave cannot be imposed if the employee does not want to take leave and another accommodation would allow them to keep working.

4. Penalizing, coercing or retaliating against an employee for requesting an accommodation is illegal. This includes obvious actions such as harassment, reducing pay or taking away opportunities for advancement. Other actions may be illegal but are less obvious — for example, failing to adjust productivity metrics when an employee works fewer hours due to an accommodation.

The PWFA was enacted with broad bipartisan support for two key reasons: first, to ensure that pregnant employees can continue to work for as long as they are able to and want to, and second, to maintain the health of pregnant employees and their pregnancies. Both outcomes are good for employers and employees alike.