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Deje de ser anfitrión de reuniones virtuales aburridas

E

l cambio al trabajo híbrido significa más reuniones virtuales. Actualmente, las personas pasan un promedio de 10 horas semanales en reuniones virtuales (y la mayoría de estas reuniones no son interesantes). A muchas personas les resulta difícil contribuir sin las señales del lenguaje corporal que observarían en persona. Estos desafíos pueden ser incluso más difíciles para los introvertidos, que prefieren conversaciones en persona donde las pausas son más fáciles de leer y les dan más tiempo para contemplar sus pensamientos.

Los gerentes pueden usar los siguientes consejos para ayudar a que las reuniones virtuales sean más colaborativas y divertidas para los participantes:

— Repensar la estructura de sus reuniones: Construya y comparta la agenda de su reunión con un par de días de antelación. Estructúrela como una línea de tiempo que incluye los temas clave que cubrirá y cuándo se tratarán. Su equipo, en la oficina y a distancia, tendrá una comprensión más clara de lo que pueden esperar y podrán prepararse adecuadamente. También le da a las personas que quizá no puedan hablar, o que no podrán asistir, la opción de enviar sus contribuciones por adelantado.

— Dejar salir al presentador que lleva dentro: Los grandes presentadores se involucran con su contenido y no usan presentaciones aburridas y estáticas. En las reuniones virtuales, los gráficos y otras imágenes pueden llegar muy lejos. En lugar de indicar simplemente un dato durante la presentación, comparta un gráfico o una imagen y señale la información que desea resaltar. La mayoría de las aplicaciones de videollamadas permiten compartir su pantalla y presentar simultáneamente. Puede ajustar el diseño para que su imagen sea visible junto a los datos que presenta. Usar imágenes de esta manera llevará a su audiencia a una experiencia más profunda.

— Hacer que las reuniones sean más inclusivas: Si usted está dirigiendo, evite hacer preguntas dirigidas a “la sala”, ya que esto probablemente cosechará el aporte de un grupo selecto de colaboradores extrovertidos o personas que ya están familiarizadas con el tema. Por el contrario, diríjase a compañeros de equipo específicos al plantear una pregunta y anime a la gente a “pasar el micrófono” de la misma manera a otros asistentes. Esta práctica puede alentar respuestas de las voces menos escuchadas. En última instancia, mientras más perspectivas diversas pueda perfeccionar, más ideas reunirá.

— Adoptar las grabaciones de vídeo asincrónicas: Si quiere experimentar con un enfoque más radical, pruebe a dejar que su equipo decida si es necesaria una reunión de video en vivo. Tal vez usted puede abordar el tema que está discutiendo o el problema que está tratando de resolver a través de mensajes de vídeo asincrónicos, compartidos por correo electrónico. Una estrategia como esta podría beneficiar a equipos globales ubicados en varias zonas horarias. Una vez que su equipo comprenda que usted sólo programará videoconferencias cuando sea completamente necesario mantener una conversación en directo, inevitablemente se tomarán ese tiempo más en serio. La gente tendrá más posibilidades y ganas de participar en reuniones que requieran su asistencia.

Podemos esperar que el video siga siendo el centro de colaboración en la experiencia digital de los empleados. Como gerente, aproveche las tecnologías emergentes para crear formas más efectivas para que su equipo se conecte. Busque que sus reuniones híbridas sean espacios virtuales donde la gente realmente quiera contribuir a la discusión.

© 2025 Harvard Business School Publishing Corp. | De: hbr.org  |  Distribuido por: The New York Times Syndicate.

Artículo en inglés

The shift to hybrid work means more virtual meetings. Currently, people are spending an average of 10 hours per week in virtual meetings — and most of these meetings are not engaging. Many people find it challenging to contribute without in-person body language cues. These challenges can be even more difficult for introverts, who prefer in-person conversations where pauses are easier to read and give them more time to contemplate their thoughts.

Managers can use the below tips to help make virtual meetings more collaborative and fun for participants:

— RETHINK THE STRUCTURE OF YOUR MEETINGS: Build and share your meeting agenda a couple of days beforehand. Structure it like a timeline that includes the key topics you will cover and when. Your team, in-office and remote, will have a clearer understanding of what to expect and can adequately prepare. It also gives people who may not get a chance to speak up — or who aren’t able to attend — the option to send in their thoughts in advance.

— CHANNEL YOUR INNER NEWSCASTER: Great presenters engage with their content and don’t use dull and static presentations. In virtual meetings, charts and other visuals can go a long way. Rather than plainly stating a data point during your presentation, share a chart or an image and point out the information you want to emphasize. Most video call applications allow you to share your screen and present simultaneously. You can adjust the layout so that your image is visible next to the data you are presenting. Using visuals in this way will bring your audience deeper into the experience.

— MAKE MEETINGS MORE INCLUSIVE: If you are leading, avoid asking questions addressed to “the room,” as this will likely garner input from a select group of extroverted contributors or people who are already familiar with the topic. Instead, address specific teammates when posing a question and encourage people to “pass the mic” to other attendees in the same way. This practice can encourage responses from lesser-heard voices. Ultimately, the more diverse perspectives you can hone, the more insights you will gather.

— EMBRACE ASYNCHRONOUS VIDEO RECORDINGS: If you want to experiment with a more radical approach, try letting your team decide if a live video meeting is even necessary. Perhaps you can address the topic you are discussing or the problem you are trying to solve via asynchronous recorded video messages shared by email. A strategy like this may benefit global teams located in various time zones. Once your team understands that you only schedule video meetings when it is completely necessary to have a live conversation, they will inevitably take that time more seriously. People will be more likely and willing to participate in meetings that require their attendance.

We can expect video to remain the center of collaboration in the digital employee experience. As a manager, take advantage of emerging technologies to create more effective ways for your team to connect. Aim to make your hybrid meetings virtual spaces where people genuinely want to contribute to the discussion.

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